Algemene Gebruiksvoorwaarden (AGV) Deze Algemene Gebruiksvoorwaarden bepalen het kader waarbinnen gebruikers toegang kunnen krijgen tot en gebruik kunnen maken van de mobiele en webapplicatie die wordt aangeboden door Novadesko SRL (“de Novadesko-Applicatie”), evenals alle documenten, inhoud, video’s, informatie en materialen die zij bevat (“de Informatie”). Ze regelen eveneens het gebruik van de website van Novadesko. De Novadesko-Applicatie en de bijbehorende Diensten zijn bedoeld voor personen van minstens 18 jaar, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen en die de Applicatie gebruiken in het kader van hun professionele activiteit. In deze Voorwaarden worden deze personen aangeduid als “U”, “Uw” of “de Gebruiker”. Novadesko SRL · Wettelijke informatie Rue de Boussoit 4 7110 Maurage, België Ondernemingsrechtbank van Bergen (Mons) Tel.: +32 64 78 00 87 E-mail: admin@novadesko.com Novadesko staat in voor de exploitatie van de Applicatie en de Diensten in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke verplichtingen in België. Vooraleer U een account aanmaakt of de Diensten gebruikt, wordt U uitgenodigd om deze Algemene Voorwaarden aandachtig te lezen en een kopie te bewaren. Door de Novadesko-Applicatie te installeren, U te registreren of toegang te krijgen tot de Diensten, erkent U dat U gebonden bent aan deze Algemene Voorwaarden, zoals deze in de loop van de tijd kunnen worden gewijzigd of bijgewerkt. De Algemene Voorwaarden zijn beschikbaar in het Frans en het Engels. Ze kunnen op elk moment worden geraadpleegd op de website www.novadesko.com en kunnen op een duurzame drager worden verstrekt op eenvoudig verzoek. Definities In deze Algemene Gebruiksvoorwaarden hebben de volgende termen, wanneer ze met een hoofdletter worden gebruikt, de volgende betekenis: Algemene Voorwaarden / AGV: deze voorwaarden die de contractuele relatie tussen U en Novadesko SRL regelen. Novadesko / Novadesko SRL: de vennootschap met maatschappelijke zetel Rue de Boussoit 4, 7110 Maurage (België), ingeschreven bij de Ondernemingsrechtbank van Bergen (Mons). Novadesko-Applicatie / Applicatie: de applicatie die beschikbaar is op Web, Android en iOS. Novadesko-Inloggegevens / Inloggegevens: alle elementen die Uw authenticatie mogelijk maken (gebruikersnaam, wachtwoord, pincode of elk ander beveiligd systeem). Novadesko-Website: alle pagina’s en diensten die toegankelijk zijn via www.novadesko.com of elk ander domein dat door Novadesko wordt beheerd. Apparaat / Device: elk toestel dat wordt gebruikt om toegang te krijgen tot de Applicatie (smartphone, tablet, computer, enz.). Informatie: alle inhoud die beschikbaar wordt gesteld in de Applicatie of op de Website: teksten, documenten, video’s, gegevens, berichten, geautomatiseerde elementen, enz. Diensten: alle functies, modules, integraties, tools of prestaties die worden aangeboden, gratis of via een abonnement. Derde-dienstverleners: elke externe entiteit die interacteert met de Applicatie (platform, API, technische dienstverlener, bankdienst, AI-dienst, enz.). AI-Functies / AI-Module: elk geïntegreerd systeem dat gebruikmaakt van artificiële intelligentie, geautomatiseerde verwerking of algoritmische analyse, al dan niet geleverd door derden. Hostingprovider / OVH: de leverancier die verantwoordelijk is voor de hosting van gegevens en technische infrastructuren. Gebruiker / U / Uw: elke natuurlijke of rechtspersoon die de Applicatie of de Diensten gebruikt. Btw: de belasting over de toegevoegde waarde die van toepassing is volgens de Belgische wetgeving. Boekhouddocumenten: alle bewijsstukken, facturen, bonnetjes, notities, gescande of geïmporteerde bestanden van de Gebruiker. Gebruikersinhoud: alle gegevens, foto’s, documenten, bestanden of informatie die door de Gebruiker worden ingevoerd, geïmporteerd of gegenereerd. Bugs, Technische Fouten of Geautomatiseerde Resultaten: alle automatisch berekende of gegenereerde informatie die onnauwkeurig, onvolledig of foutief kan zijn. De Novadesko-Applicatie en de aangeboden Diensten De Novadesko-Applicatie is beschikbaar op het Web en op Android- en iOS-apparaten. Ze biedt Gebruikers een reeks tools om de administratieve, boekhoudkundige en financiële beheerstaken van hun professionele activiteit te vereenvoudigen. Sommige functies zijn gratis beschikbaar, andere vereisen een abonnement. Belangrijkste functies Met de Applicatie kunt U onder meer: compatibele bankdiensten koppelen om Uw transacties automatisch te importeren en te bekijken; Uw professionele uitgaven registreren en beheren; bewijsstukken scannen, importeren en automatisch uitlezen (facturen, bonnetjes, notities, diverse documenten); deze documenten in de juiste categorieën indelen; Uw bewijsstukken automatisch koppelen aan Uw financiële transacties; offertes en facturen aanmaken, bewerken en verzenden; ramingen van btw, sociale bijdragen en belastingen bekijken op basis van de gegevens die U invoert; gebruikmaken van geautomatiseerde of AI-ondersteunde hulpfuncties voor Uw administratieve en boekhoudkundige verplichtingen. De reikwijdte van deze functies kan in de loop van de tijd evolueren afhankelijk van ontwikkelingskeuzes, technische updates of de introductie van nieuwe diensten. Eventuele bankdiensten Wanneer de Applicatie de mogelijkheid biedt om gebruik te maken van bankdiensten die worden geleverd door een derde partij met de vereiste wettelijke machtigingen, gebeurt het openen van een rekening of de toegang tot deze diensten rechtstreeks bij deze partner. De toepasselijke contractuele voorwaarden zijn die van deze dienstverlener (zie de sectie “Integraties en Derde-dienstverleners”). Beschikbaarheid van opties en abonnementen De beschikbare Diensten hangen onder meer af van: de opties die in de Applicatie zijn geselecteerd; het type apparaat dat wordt gebruikt; de eventuele abonnementsformule; Uw locatie of de technische beschikbaarheid op dat moment. Bepaalde geavanceerde functies vereisen een betalend abonnement. De Applicatie vermeldt voor elke dienst de toegangsvoorwaarden evenals de eventuele kosten en bijbehorende bepalingen. Informatie verstrekt in de Novadesko-Applicatie De Novadesko-Applicatie kan verschillende informatie bevatten die bedoeld is om de Gebruiker te begeleiden bij het gebruik van de Diensten, waaronder geautomatiseerde aanwijzingen, algemene of gepersonaliseerde adviezen met betrekking tot de administratieve, boekhoudkundige of fiscale opvolging van zijn/haar activiteit. Deze Informatie, of ze nu in de Applicatie of op de website van Novadesko staat, wordt uitsluitend ter informatie verstrekt. Ze vormt in geen geval professioneel, fiscaal, boekhoudkundig of juridisch advies. Elke analyse of beslissing waarvoor expertise nodig is, valt onder de verantwoordelijkheid van een onafhankelijke professionele adviseur die door de Gebruiker wordt gekozen. Novadesko streeft ernaar om zo betrouwbaar en relevant mogelijke inhoud aan te bieden, maar geeft geen garantie over de juistheid, volledigheid of actualiteit van de weergegeven Informatie. Novadesko wijst elke aansprakelijkheid af voor schade of gevolgen die voortvloeien uit het gebruik of de interpretatie van deze Informatie, inclusief in geval van technische fouten, ontbrekende gegevens of onjuiste geautomatiseerde analyse. Indien U een fout of omissie opmerkt, kunt U contact opnemen met Novadesko via admin@novadesko.com. Novadesko blijft echter volledig vrij om de betrokken inhoud al dan niet aan te passen. De Applicatie kan ook inhoud van derden weergeven of links aanbieden naar externe websites die volledig onafhankelijk zijn van Novadesko. De aanwezigheid van dergelijke links of inhoud wordt uitsluitend voor Uw gemak verstrekt en houdt op geen enkele wijze een goedkeuring, garantie of aanbeveling door Novadesko in. de juistheid of betrouwbaarheid van gegevens die door een derde worden verstrekt; producten of diensten die door een externe site of leverancier worden aangeboden; het gebruik dat U maakt van dergelijke externe informatie. De Gebruiker blijft als enige verantwoordelijk voor de raadpleging en het gebruik van enige inhoud afkomstig van externe bronnen. Novadesko behoudt zich het recht voor om op elk moment informatie en functies in de Applicatie of op de Website toe te voegen, te verwijderen of te wijzigen, zonder voorafgaande kennisgeving. Novadesko kan ook op elk moment de toegangsmodaliteiten of de structuur van zijn Diensten aanpassen. Toegang, Gebruik en Beschikbaarheid van de Diensten Gebruiksvoorwaarden De toegang tot de door Novadesko aangeboden Diensten is voorbehouden aan natuurlijke personen van minstens 18 jaar, evenals aan rechtspersonen die rechtsgeldig zijn ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Het gebruik van de Applicatie moet uitsluitend plaatsvinden in het kader van een professionele activiteit. De Diensten zijn niet noodzakelijk beschikbaar in alle landen of in alle talen. Hun toegankelijkheid kan variëren afhankelijk van geografische locatie, lokale beperkingen of toepasselijke regelgeving. De beschikbaarheid van functies hangt ook af van verschillende factoren, zoals: het type apparaat en het besturingssysteem dat wordt gebruikt; de kwaliteit van Uw internetverbinding; Uw telecomoperator; onderhoudswerkzaamheden, updates of technische beperkingen. De Gebruiker erkent en aanvaardt alle technische beperkingen die het gebruik van de Applicatie kunnen beïnvloeden. Novadesko kan alle of een deel van de Diensten tijdelijk of definitief onderbreken, zonder verplichting tot voorafgaande kennisgeving. In geval van definitieve stopzetting van een betalende Dienst kan de Gebruiker worden terugbetaald voor niet-uitgevoerde prestaties of het resterende deel van het lopende abonnement. Geen enkele bijkomende vergoeding kan worden geëist in geval van tijdelijke of permanente onderbreking. Aanmaken van een Account Sommige functies vereisen het aanmaken van een gebruikersaccount. Hiervoor moet U verschillende gegevens verstrekken, zichtbaar en aanpasbaar in Uw instellingen. De aard van deze gegevens hangt af van Uw status (natuurlijk persoon of rechtspersoon) en de gebruikte Diensten. Om volledig van de Diensten te kunnen profiteren, moet U nauwkeurige, volledige en actuele informatie verstrekken. Wijzigingen moeten onmiddellijk worden doorgegeven of bijgewerkt. Novadesko behoudt zich het recht voor om accounts te schorsen of te verwijderen die onjuiste, onvolledige of verouderde gegevens bevatten. Bij registratie moet U een geldig e-mailadres opgeven en Uw Novadesko-Inloggegevens instellen (gebruikersnaam, wachtwoord, pincode…). Deze Inloggegevens zijn strikt persoonlijk en hun vertrouwelijkheid valt volledig onder Uw verantwoordelijkheid. U mag ze nooit aan derden meedelen, zelfs niet aan personen die U vertrouwt. Bij vermoeden van frauduleuze of ongeautoriseerde toegang verbindt U zich ertoe Novadesko onmiddellijk te informeren. Continuïteit van de Applicatie en Diensten Novadesko stelt alles in het werk om continue toegang tot de Applicatie en de Diensten te waarborgen. Om redenen van onderhoud, updates, beveiliging, noodsituaties of bij vermoeden van fraude kan Novadesko echter de toegang opschorten zonder voorafgaande kennisgeving of vergoeding. Zelfs als Novadesko, wanneer mogelijk, probeert de Gebruiker vooraf te informeren, geeft het ontbreken van een melding geen recht op enige vergoeding. De Gebruiker erkent dat: de Applicatie vertragingen, onderbrekingen of fouten kan vertonen; de kwaliteit van de dienst afhankelijk is van externe factoren (netwerk, apparaat, operator, enz.); Novadesko geen ononderbroken werking of volledige afwezigheid van bugs garandeert. Beveiliging van Uw Inloggegevens De Novadesko-Inloggegevens moeten met de grootste zorg worden beschermd. De Gebruiker verbindt zich ertoe de volgende regels na te leven: een sterk, uniek en niet voor de hand liggend wachtwoord kiezen; de Inloggegevens nooit bekendmaken, zelfs niet aan een naaste; ze nooit opschrijven of onveilig opslaan; ze discreet invoeren, buiten het zicht van derden; de Inloggegevens onmiddellijk wijzigen bij vermoeden van compromittering. Toegang tot Uw Bankgegevens Wanneer U een bankdienst koppelt via de Applicatie, heeft Novadesko enkel toegang tot de gegevens waarvoor U uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven. Novadesko: gebruikt deze gegevens uitsluitend voor de doeleinden die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de Diensten waarop U bent geabonneerd; geeft geen persoonlijke bankgegevens door aan derden, behalve indien dit contractueel vereist is door de gekozen bankdienst; zorgt ervoor dat vertrouwelijke bankinloggegevens niet toegankelijk zijn voor derden, behalve U en Uw bankinstelling. Communicatie met de Gebruiker Transparantie van AI-functies (Verordening (EU) 2024/1689, AI Act) Wanneer U een AI-module gebruikt (documentherkenning, NovaAI-assistent, generatie van teksten of documenten), wordt U ervan op de hoogte gebracht dat U met een artificiële intelligentie communiceert en dat de geproduceerde inhoud door AI is gegenereerd. Deze resultaten zijn een hulpmiddel en geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies: U controleert en valideert ze vóór elk gebruik. Geen enkele beslissing met rechtsgevolgen voor U wordt volledig geautomatiseerd genomen. AI-verzoeken worden verwerkt door Derde Leveranciers (Anthropic, OpenAI) onder de voorwaarden van het Privacybeleid; Uw gegevens worden niet gebruikt om hun modellen te trainen. AI-modules zijn optioneel en kunnen op eenvoudig verzoek bij de support worden uitgeschakeld. Berichten en door Gebruikers geplaatste inhoud Met de Berichtenfunctie (Messenger) kunnen Gebruikers met elkaar communiceren, evenals met hun klanten, leveranciers, boekhouder en de support van Novadesko. Novadesko hanteert een nultolerantie voor misbruik: beledigende, haatdragende, discriminerende, bedreigende of seksuele inhoud, intimidatie, spam, identiteitsfraude en elke onwettige inhoud zijn strikt verboden. - Elke Gebruiker kan vanuit de app een bericht of een andere Gebruiker melden (lang drukken op een bericht of via het menu van het gesprek) en een Gebruiker blokkeren: die kan hem dan niet meer schrijven en het gesprek wordt verborgen. Een blokkering kan op elk moment worden opgeheven via Instellingen > Geblokkeerde gebruikers. - Novadesko behandelt elke melding binnen 24 uur en kan de betrokken inhoud verwijderen, de auteur waarschuwen of zijn toegang opschorten. - Een automatische filter weigert berichten met kennelijk beledigende termen. - Overtreders worden uitgesloten: tijdelijke of definitieve opschorting van de toegang tot de Berichtenfunctie en, bij een ernstige of herhaalde inbreuk, beëindiging van het account, onverminderd een melding aan de bevoegde autoriteiten.