Politique de Confidentialité et de Cookies

Politique de Confidentialité et de Cookies

Dernière mise à jour : 25 août 2026

La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont Novadesko collecte, utilise, partage et protège vos données personnelles lorsque vous utilisez notre application mobile, notre application web, notre portail comptable ou nos services associés. Nous appliquons le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, règlement (UE) 2016/679), la loi belge du 30 juillet 2018 et, pour nos fonctionnalités d'intelligence artificielle, le règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle (AI Act).

1. Responsable du traitement

• Novadesko SRL
• Rue de Boussoit 4, 7110 Maurage, Belgique
• BE 1018.192.568
• E-mail : privacy@novadesko.com (questions vie privée) ou support@novadesko.com
• Téléphone : +32 64 78 00 87

Pour les données de vos propres clients, fournisseurs et employés que vous encodez dans Novadesko, vous restez responsable du traitement et Novadesko agit comme sous-traitant (art. 28 RGPD), conformément aux Conditions Générales d'Utilisation.

2. Données personnelles collectées

Selon votre utilisation, nous pouvons collecter :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, entreprise et numéro de TVA.
• Données d'authentification : identifiant, mot de passe (chiffré), jetons de connexion.
• Données techniques : adresse IP, appareil, système d'exploitation, identifiant unique, pays et rythme de navigation.
• Données d'utilisation : actions dans l'application, journaux techniques, statistiques.
• Données professionnelles et financières : factures, devis, clients, fournisseurs, produits, transactions bancaires synchronisées, extraits CODA, justificatifs et documents importés.
• Cookies et technologies similaires (application et site web).

3. Sous-traitants et prestataires techniques

Novadesko fait appel aux prestataires suivants, liés par contrat et par les obligations de l'article 28 du RGPD :

• Hébergement : serveurs situés dans l'Union européenne (OVH).
• Facturation électronique : B2Brouter (point d'accès Peppol), réseau Peppol.
• Paiements : Stripe, Mollie (aucune donnée de carte n'est conservée par Novadesko).
• Synchronisation bancaire (open banking, PSD2) : Enable Banking, Ponto (Ibanity), uniquement sur votre consentement explicite, renouvelé périodiquement.
• Intelligence artificielle : Anthropic (modèles Claude) et OpenAI, voir la section 4.
• Communications : services d'envoi d'e-mails transactionnels, SMS Factor (SMS), Twilio (assistance vocale).
• Mesure et diagnostic : Firebase (Google) pour les rapports de plantage et statistiques anonymisées, Apple iOS Diagnostics, IPinfo (géolocalisation approximative par IP à des fins de sécurité).
• Vérification d'entreprise : Banque-Carrefour des Entreprises, VIES et CompanySearch (données publiques d'entreprise).

Aucun SDK publicitaire ou traceur tiers n'est intégré sans votre consentement explicite.

4. Fonctionnalités d'intelligence artificielle

Novadesko intègre des fonctionnalités d'intelligence artificielle (IA) pour vous faire gagner du temps :

• Reconnaissance de documents (OCR) : extraction des données de vos factures, tickets et relevés importés.
• Assistants IA (NovaAI, assistant de création de documents, assistant marketing) : réponses à vos questions comptables, rédaction de documents et de textes, suggestions de catégorisation.
• Assistance et support automatisés : premières réponses aux demandes de support, toujours revues par un humain avant tout engagement.

Conformément à l'AI Act, nous vous informons de manière transparente :

• Vous interagissez avec une IA : chaque assistant est clairement identifié comme tel dans l'interface. Les contenus générés (textes, extractions, suggestions) sont signalés comme produits par une IA.
• Aucune décision entièrement automatisée ayant un effet juridique n'est prise à votre égard (art. 22 RGPD) : toute extraction ou suggestion reste une proposition que vous validez, modifiez ou refusez avant qu'elle produise un effet (écriture comptable, envoi de document, déclaration).
• Les résultats peuvent contenir des erreurs : l'IA ne remplace ni votre jugement ni celui de votre comptable. Vérifiez toujours les montants, taux de TVA et informations légales avant utilisation.
• Fournisseurs : les requêtes IA sont traitées par Anthropic (Claude) ou OpenAI, établis aux États-Unis, dans le cadre de leurs conditions professionnelles (API). Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner leurs modèles et sont supprimées par ces fournisseurs après un délai limité. Les transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) et par des clauses contractuelles types.
• Minimisation : seules les données nécessaires à la fonctionnalité demandée sont transmises (le document à lire, la question posée et son contexte comptable). Aucune donnée d'authentification ni mot de passe n'est transmis.
• Choix : les fonctionnalités IA sont optionnelles ; vous pouvez ne pas les utiliser ou demander leur désactivation pour votre dossier via le support.

Classification AI Act : les fonctionnalités de Novadesko relèvent de systèmes d'IA à usage limité soumis aux obligations de transparence (art. 50). Novadesko n'exploite aucun système d'IA à haut risque au sens de l'annexe III du règlement, ni de reconnaissance biométrique ou d'évaluation des personnes.

5. Finalités du traitement

• gérer votre compte utilisateur et vos dossiers ;
• fournir les services et fonctionnalités de l'application (facturation, Peppol, comptabilité, caisse, synchronisation bancaire, IA) ;
• améliorer nos services (statistiques agrégées, optimisation de l'expérience) ;
• assurer la sécurité, la prévention des fraudes et des pannes ;
• respecter nos obligations légales (comptabilité, fiscalité, lutte contre le blanchiment) ;
• communications importantes (support, notifications techniques) et, avec votre consentement, communications commerciales.

6. Base légale

• Exécution du contrat (art. 6.1.b) : création de compte, utilisation de l'application.
• Consentement (art. 6.1.a) : cookies non essentiels, marketing, connexion bancaire.
• Intérêt légitime (art. 6.1.f) : sécurité, statistiques internes, amélioration du produit.
• Obligations légales (art. 6.1.c) : conservation comptable et fiscale.

7. Stockage et sécurité

• hébergement dans l'Union européenne ;
• chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS) ;
• chiffrement des données sensibles en base (mots de passe, jetons, clés d'accès) ;
• sauvegardes quotidiennes sécurisées et tests de restauration ;
• accès strictement limité au personnel autorisé, journalisation des accès ;
• surveillance de sécurité continue (détection d'intrusions et d'attaques).

8. Transferts hors de l'Espace économique européen

Vos données sont hébergées dans l'Union européenne. Certains prestataires (Anthropic, OpenAI, Stripe, Google, Twilio) peuvent traiter des données depuis les États-Unis. Ces transferts reposent sur la décision d'adéquation relative au Data Privacy Framework UE-États-Unis ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par des mesures techniques (chiffrement, minimisation).

9. Durée de conservation

• tant que le compte utilisateur est actif ;
• documents comptables et factures : durée légale de conservation (7 ans en Belgique, 10 ans en France) ;
• archivage ou suppression après 36 mois d'inactivité, ou plus tôt sur demande ;
• journaux techniques et de sécurité : 12 mois maximum ;
• données transmises aux fournisseurs d'IA : supprimées par ceux-ci après un délai limité (30 jours maximum) et jamais utilisées pour l'entraînement.

10. Vos droits

• droit d'accès et de rectification ;
• droit à l'effacement et à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité (export de vos données depuis l'application) ;
• droit d'opposition, notamment à la prospection ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment ;
• droit de ne pas faire l'objet d'une décision entièrement automatisée et d'obtenir une intervention humaine sur tout résultat produit par l'IA ;
• droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données.

Pour exercer vos droits : privacy@novadesko.com. Nous répondons dans un délai d'un mois ; une preuve d'identité peut être demandée.

11. Cookies (application et site web)

• cookies nécessaires : authentification et sécurité ;
• cookies analytiques : mesure d'usage, uniquement avec votre consentement ;
• cookies de préférence : langue, thème et configuration.

Vous pouvez gérer vos préférences via le bandeau cookies ou les réglages de votre navigateur.

12. Partage des données

Novadesko ne vend ni ne loue aucune donnée personnelle. Les données ne sont partagées qu'avec les sous-traitants de la section 3, votre comptable ou cabinet comptable lorsque vous lui donnez accès à votre dossier, et les autorités légalement compétentes lorsque la loi l'exige.

13. Demandes des autorités publiques

• examen préalable de la légalité de toute demande reçue ;
• contestation des demandes jugées excessives ou illégales ;
• minimisation des données transmises au strict nécessaire ;
• documentation et traçabilité des demandes, réponses et bases légales.

Lorsque la loi le permet, les utilisateurs concernés sont informés de ces demandes.

14. Violation de données

En cas de violation de données personnelles présentant un risque pour vos droits, Novadesko notifie l'Autorité de protection des données dans les 72 heures et vous informe sans délai lorsque le risque est élevé, avec les mesures prises.

15. Suppression du compte et des données

Vous pouvez demander la suppression complète de votre compte et de vos données personnelles à tout moment depuis les réglages de l'application ou par e-mail : support@novadesko.com. Les documents soumis à une obligation légale de conservation sont conservés le temps requis, puis supprimés.

16. Autorité de contrôle

Autorité de protection des données (Belgique), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be. Les utilisateurs établis dans un autre pays de l'Union européenne peuvent saisir l'autorité de leur pays (CNIL en France, Autoriteit Persoonsgegevens aux Pays-Bas, CNPD au Luxembourg, BfDI en Allemagne).

17. Modifications de la politique

Novadesko peut modifier la présente politique. La version en vigueur est celle publiée dans l'application et sur le site web ; les changements importants vous sont notifiés dans l'application ou par e-mail.