Wer ein Registrierkassensystem nutzen muss
In Belgien richtet sich die Pflicht an das Gastgewerbe und greift ab einer genauen Schwelle: 25 000 Euro Jahresumsatz ohne MwSt. aus vor Ort verzehrten Mahlzeiten. Getränke zählen bei dieser Schwelle nicht mit, auch wenn sie in Ihrer Kasse stark ins Gewicht fallen.
Oberhalb dieses Betrags muss sich der Betrieb registrieren, ein Registrierkassensystem verwenden, oft SCE oder weiße Kasse genannt, und für jeden Vorgang einen Bon ausgeben, ohne Ausnahme, auch für einen einfachen Kaffee.
Unterhalb der Schwelle ist das SCE nicht vorgeschrieben, aber Ihre Einnahmen müssen weiterhin belegt werden, und die üblichen Rechnungsregeln gelten weiter.
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Restaurants, Brasserien und Gaststätten, die im Gastraum Mahlzeiten servieren
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Pommesbuden, Imbisse und Sandwichläden mit Verzehrbereich
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Caterer, die den Service am Veranstaltungsort übernehmen
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Hotels, deren Restaurant für Passanten offensteht
Ihre Pflichten je nach Tätigkeit
| Situation |
Registrierkassensystem |
Was Sie ausgeben müssen |
| Gastgewerbe mit mehr als 25 000 Euro vor Ort verzehrter Mahlzeiten |
Pflicht |
Ein SCE-Bon für jeden Vorgang |
| Gastgewerbe unterhalb der Schwelle von 25 000 Euro |
Freiwillig |
Eine Rechnung oder Quittung gemäß den für Ihre Tätigkeit geltenden Regeln |
| Nur Verkauf zum Mitnehmen, ohne Verzehr vor Ort |
Freiwillig |
Ein täglicher Nachweis der Einnahmen |
| Einzelhandel außerhalb des Gastgewerbes |
Freiwillig |
Ein Einnahmenjournal und eine Rechnung auf Anfrage |
Die Schwelle wird über zwölf Monate tatsächlicher Tätigkeit berechnet. Eine starke Saison kann genügen, um sie zu überschreiten: Verfolgen Sie diese Zahl lieber Monat für Monat, statt sie am Jahresende zu entdecken.
Kasse, Blackbox und VSC-Karte: die drei Teile des Systems
Ein konformes Registrierkassensystem ist nicht nur eine Software. Es kombiniert drei Elemente, die sich gegenseitig kontrollieren und die Verkaufsdaten unveränderbar machen.
Die Kassensoftware erfasst die Vorgänge und erzeugt die Bons. Das Kontrollmodul, das berühmte Fiscal Data Module, signiert jede Transaktion und bewahrt deren Spur auf. Die VSC-Karte identifiziert die Person, die kassiert, und verknüpft den Vorgang mit dem Betrieb.
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Die Kassensoftware, die zu den von der Verwaltung anerkannten Systemen gehören muss
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Das Kontrollmodul FDM, die Blackbox, je nach Marktangebot gekauft oder gemietet
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Die VSC-Karte, betriebsspezifisch und für den Betrieb des Moduls erforderlich
Eine Touch-Kasse auf einem Tablet ist völlig zulässig. Entscheidend ist nicht die Hardware, sondern dass die Softwareversion anerkannt ist und korrekt mit dem Kontrollmodul kommuniziert.
Der MwSt.-Kassenbon und seine Angaben
Der Bon muss dem Kunden ausgehändigt werden, sobald die Leistung beendet ist, nicht am Ende des Abends und nicht auf Nachfrage. Das ist die am häufigsten kontrollierte Regel vor Ort, weil sie sich bei einem Besuch prüfen lässt.
Sein Inhalt ist festgelegt. Ein unvollständiger Bon bleibt ein nicht konformer Bon, auch wenn der kassierte Betrag stimmt.
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Die vollständige Identifikation des Betriebs und seine MwSt.-Nummer
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Datum und Uhrzeit des Vorgangs sowie eine fortlaufende Bonnummer
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Die Bezeichnung der gelieferten Waren und Leistungen mit den Mengen
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Die nach MwSt.-Satz aufgeschlüsselten Beträge und die zu zahlende Summe
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Die vom Kontrollmodul erzeugten Daten, die den Bon überprüfbar machen
Die MwSt.-Sätze im Gastgewerbe
Die Aufschlüsselung nach Sätzen ist die andere klassische Fehlerquelle. In der Gastronomie folgen vor Ort servierte Speisen und Getränke nicht demselben Satz, und der Verkauf zum Mitnehmen ändert noch einmal die Lage.
Eine gut eingerichtete Kasse wendet bei der Bestellung den richtigen Satz auf die Karte an. Diese anfängliche Einrichtung erspart mühsame Korrekturen bei der MwSt.-Erklärung.
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Vor Ort servierte Mahlzeiten: ermäßigter Satz für Restaurationsleistungen
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Getränke, die zum Essen oder an der Theke serviert werden: Normalsatz
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Zum Mitnehmen verkaufte Gerichte, ohne Verzehr im Betrieb: ermäßigter Satz für Lebensmittel
Die Sätze und ihre Anwendungsbedingungen können vom Gesetzgeber angepasst werden. Lassen Sie Ihre Karte und deren Einrichtung mindestens einmal im Jahr von Ihrem Buchhalter prüfen.
Einzelhandel: kein SCE, aber Einnahmen, die belegt werden müssen
Außerhalb des Gastgewerbes ist das Registrierkassensystem nicht vorgeschrieben. Ein Bekleidungsgeschäft, eine Buchhandlung oder ein Friseursalon unterliegen nicht dem SCE-Regime.
Die Pflicht besteht anderswo: ein Einnahmenjournal führen, dem gewerblichen Kunden auf Wunsch eine Rechnung ausstellen und einen Verkaufstag rekonstruieren können, wenn die Verwaltung ihn verlangt.
Viele Händler schaffen sich trotzdem eine Kasse an, die mit ihrer Verwaltung verbunden ist, nicht aus Pflicht, sondern weil die manuelle Erfassung der Einnahmen am Ende mehr kostet als das Tool.
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Ein Einnahmenjournal, tagesgenau geführt, auch für kleine Beträge
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Eine Rechnung, sobald ein gewerblicher Kunde sie verlangt
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Eine klare Verbindung zwischen Einnahmen, Zahlungsmitteln und Bankkonto
Die richtige Kasse wählen
Der angezeigte Preis einer Kasse sagt wenig aus. Über drei Jahre fallen die Kosten des Kontrollmoduls, die Wartung und vor allem die Zeit ins Gewicht, die man mit dem Abtippen von Zahlen von einem Tool ins andere verbringt.
Stellen Sie dem Lieferanten vor der Unterschrift diese Fragen und verlangen Sie schriftliche Antworten.
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Gehört die angebotene Version zu den von der Verwaltung anerkannten Systemen
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Wird das Kontrollmodul verkauft oder gemietet, und zu welchen Ausstiegsbedingungen
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Gehen die Verkaufsdaten automatisch in die Buchhaltung über
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Was passiert bei einem Ausfall während des Services, und innerhalb welcher Frist
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Können Sie Ihre Daten exportieren, wenn Sie den Anbieter wechseln
Ein heute anerkanntes System muss es nach jedem Update bleiben. Fragen Sie, wer die Anpassung künftiger Versionen übernimmt, bevor Sie sich binden.
Die Novadesko-Kasse, verbunden mit Ihrer übrigen Verwaltung
Novadesko integriert ein Kassenmodul in dieselbe Plattform wie Rechnungsstellung, Lager und Buchhaltung. Ein an der Theke kassierter Verkauf speist direkt Ihre Zahlen, ohne manuelle Übernahme am Tagesende.
Die Wettbewerber, die sich an belgische Selbstständige richten, decken Rechnungsstellung und Erklärung ab, selten das Kassensystem. Genau dort geht einem Gastronomen oder Händler die Zeit verloren.
Für die Aktivierung des SCE-Regimes mit Kontrollmodul deckt das eigene Angebot NovaResto Hardware und Blackbox ab. Die Zertifizierung des Systems und die FDM-Händlervereinbarung sind in Arbeit: Kontaktieren Sie uns für den aktuellen Stand, bevor Sie Ihre Installation planen.
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Bons, Tagesabschluss und Aufschlüsselung nach Zahlungsmittel
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Verkäufe von der Theke werden automatisch in die Buchhaltung übernommen
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Karten und Artikel einmal eingerichtet, mit ihrem MwSt.-Satz
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Lagerverfolgung, die sich bei jeder Kassierung aktualisiert
Häufige Fragen
Wie hoch ist die genaue Schwelle, ab der das SCE Pflicht wird?
25 000 Euro Jahresumsatz ohne MwSt. aus vor Ort verzehrten Mahlzeiten. Getränke zählen bei dieser Berechnung nicht mit, auch wenn sie am Tisch getrunken werden.
Zählen Getränke zum erfassten Umsatz?
Sie zählen nicht zur Berechnung der Schwelle, aber sobald das System eingerichtet ist, laufen alle Vorgänge über die Kasse und lösen einen Bon aus, Getränke eingeschlossen.
Braucht man in jedem Fall eine Blackbox?
Nein. Das Kontrollmodul gehört zum Registrierkassensystem der Betriebe, die dem Regime unterliegen. Ein Einzelhandelsgeschäft oder ein Gastronomiebetrieb unterhalb der Schwelle ist dazu nicht verpflichtet.
Ist ein Foodtruck betroffen?
Es kommt nicht auf das Fahrzeug an, sondern auf den Verzehr. Gibt es einen Bereich, in dem Kunden vor Ort essen, und wird die Schwelle überschritten, gilt die Regel wie für einen Gastraum.
Wird eine Kasse auf einem Tablet akzeptiert?
Ja, sofern die Softwareversion von der Verwaltung anerkannt ist und mit einem Kontrollmodul verbunden wird. Das Format der Hardware ist nicht das Kriterium.
Ist Novadesko ein zertifiziertes Registrierkassensystem?
Das Kassenmodul von Novadesko verwaltet Bons, Tagesabschluss und die Verbindung zur Buchhaltung. Die Aktivierung des SCE-Regimes mit Blackbox läuft über das Angebot NovaResto, dessen Zertifizierung und FDM-Händlervereinbarung in Arbeit sind. Schreiben Sie uns, um den aktuellen Stand zu erfahren.
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Diese Seite dient nur der Information. Das Regime des Registrierkassensystems entwickelt sich weiter und hängt von Ihrer tatsächlichen Tätigkeit ab: Klären Sie Ihre Situation beim FÖD Finanzen oder bei Ihrem Buchhalter, bevor Sie ein Gerät kaufen.
