Wie een geregistreerd kassasysteem nodig heeft
In België geldt de verplichting voor de horeca en start ze bij een duidelijke drempel : 25 000 euro exclusief btw jaaromzet uit maaltijden die ter plaatse worden verbruikt. Dranken tellen niet mee in die berekening, ook al wegen ze zwaar door in uw kassa.
Boven dat bedrag moet de zaak zich registreren, een geregistreerd kassasysteem gebruiken, vaak de witte kassa genoemd, en voor elke handeling een ticket afleveren. Zonder uitzondering, ook voor één koffie.
Onder de drempel is het systeem niet verplicht, maar uw ontvangsten blijven te verantwoorden en de gewone factureringsregels blijven gelden.
-
Restaurants, brasserieën en taveernes die maaltijden in de zaal serveren
-
Frituren, snackbars en broodjeszaken met een eetruimte
-
Traiteurs die de bediening op de plaats van het event verzorgen
-
Hotels waarvan het restaurant ook openstaat voor passanten
Uw verplichtingen volgens uw activiteit
| Situatie |
Geregistreerd kassasysteem |
Wat u moet afleveren |
| Horeca boven 25 000 euro aan ter plaatse verbruikte maaltijden |
Verplicht |
Een GKS-ticket bij elke handeling |
| Horeca onder de drempel van 25 000 euro |
Niet verplicht |
Een nota of ontvangstbewijs volgens de regels van uw activiteit |
| Enkel meeneemverkoop, zonder verbruik ter plaatse |
Niet verplicht |
Een dagelijkse verantwoording van de ontvangsten |
| Detailhandel buiten de horeca |
Niet verplicht |
Een dagboek van ontvangsten en een factuur op verzoek |
De drempel wordt berekend over twaalf maanden werkelijke activiteit. Eén sterk seizoen volstaat soms om erover te gaan : volg dat cijfer beter maand na maand dan het pas op het einde van het boekjaar te ontdekken.
Kassa, blackbox en VSC-kaart : de drie onderdelen
Een conform geregistreerd kassasysteem is meer dan software alleen. Het combineert drie onderdelen die elkaar controleren en uw verkoopgegevens onwijzigbaar maken.
De kassasoftware registreert de handelingen en maakt de tickets. De controlemodule, de zogenaamde Fiscale Data Module, ondertekent elke transactie en bewaart er het spoor van. De VSC-kaart identificeert wie int en koppelt de handeling aan de zaak.
-
De kassasoftware, die tot de door de administratie erkende systemen moet behoren
-
De controlemodule FDM, de blackbox, gekocht of gehuurd naargelang de formule
-
De VSC-kaart, eigen aan de zaak en nodig om de module te laten werken
Een touchkassa op tablet is perfect toegelaten. Niet het toestel telt, wel dat de softwareversie erkend is en correct communiceert met de controlemodule.
Het kasticket en zijn vermeldingen
Het ticket gaat naar de klant op het ogenblik dat de dienst is afgerond, niet aan het einde van de avond en niet enkel op verzoek. Dat is de meest gecontroleerde regel op het terrein, precies omdat ze in één bezoek te checken valt.
De inhoud ligt vast. Een onvolledig ticket blijft een niet-conform ticket, ook al klopt het geïnde bedrag.
-
De volledige identificatie van de zaak en het btw-nummer
-
De datum en het uur van de handeling, plus een doorlopend ticketnummer
-
De omschrijving van de geleverde goederen en diensten, met de hoeveelheden
-
De bedragen opgesplitst per btw-tarief en het totaal te betalen bedrag
-
De gegevens van de controlemodule, waardoor het ticket verifieerbaar wordt
De btw-tarieven in de horeca
De opsplitsing per tarief is de tweede klassieke bron van fouten. In de restauratie volgen eten ter plaatse en dranken niet hetzelfde tarief, en verkoop om mee te nemen verandert het plaatje opnieuw.
Een goed ingestelde kassa past het juiste tarief toe op het moment van de bestelling. Die instelling aan de start bespaart u vervelende correcties bij de btw-aangifte.
-
Maaltijden ter plaatse : het verlaagde tarief voor restaurantdiensten
-
Dranken bij de maaltijd of aan de toog : het normale tarief
-
Gerechten om mee te nemen, zonder verbruik in de zaak : het verlaagde voedingstarief
Tarieven en toepassingsvoorwaarden kunnen door de wetgever worden aangepast. Laat uw kaart en de instellingen minstens één keer per jaar nakijken door uw boekhouder.
Detailhandel : geen GKS, wel ontvangsten verantwoorden
Buiten de horeca is het geregistreerd kassasysteem niet verplicht. Een kledingzaak, een boekhandel of een kapsalon valt niet onder het GKS-stelsel.
De verplichting zit elders : een dagboek van ontvangsten bijhouden, een factuur afleveren aan de professionele klant die erom vraagt, en een verkoopdag kunnen reconstrueren als de administratie ernaar vraagt.
Veel handelaars nemen toch een kassa die aan hun beheer hangt, niet uit verplichting maar omdat het manueel inboeken van ontvangsten op termijn duurder uitvalt dan het systeem zelf.
-
Een dagboek van ontvangsten dag na dag bijgehouden, ook voor kleine bedragen
-
Een factuur zodra een professionele klant erom vraagt
-
Een helder verband tussen ontvangsten, betaalmiddelen en bankrekening
Een kassa kiezen zonder misgrepen
De aangekondigde prijs van een kassa zegt weinig. Wat over drie jaar doorweegt, is de kost van de controlemodule, het onderhoud, en vooral de tijd die opgaat aan cijfers overtikken van het ene systeem naar het andere.
Stel deze vragen aan uw leverancier voor u tekent, en vraag de antwoorden op papier.
-
Behoort de aangeboden versie tot de door de administratie erkende systemen
-
Wordt de controlemodule verkocht of verhuurd, en onder welke uitstapvoorwaarden
-
Stromen de verkoopgegevens automatisch door naar de boekhouding
-
Wat gebeurt er bij een panne tijdens een service, en binnen welke termijn
-
Kunt u uw gegevens exporteren als u van leverancier verandert
Een systeem dat vandaag erkend is, moet dat na elke update blijven. Vraag wie de conformiteit van toekomstige versies op zich neemt voor u zich vastlegt.
De kassa van Novadesko, verbonden met de rest van uw beheer
Novadesko bevat een kassamodule in hetzelfde platform als de facturatie, de voorraad en de boekhouding. Een verkoop aan de toog voedt meteen uw cijfers, zonder manuele herneming op het einde van de dag.
De aanbieders die zich op Belgische zelfstandigen richten, dekken facturatie en aangifte, zelden het verkooppunt. Net daar verliest een horecazaak of een handelaar zijn tijd.
Voor de activering van het GKS-stelsel met controlemodule dekt het aanbod NovaResto de hardware en de blackbox. De certificering van het systeem en de FDM-verdelersovereenkomst lopen nog : neem contact op om de stand van zaken te kennen voor u uw installatie plant.
-
Tickets, dagafsluiting en opsplitsing per betaalmiddel
-
Verkopen aan de toog automatisch in de boekhouding
-
Kaarten en artikelen één keer ingesteld, met hun btw-tarief
-
Voorraadopvolging die bij elke betaling wordt bijgewerkt
Veelgestelde vragen
Wat is precies de drempel voor het geregistreerd kassasysteem ?
25 000 euro exclusief btw jaaromzet uit maaltijden die ter plaatse worden verbruikt. Dranken tellen niet mee in die berekening, ook niet aan tafel.
Tellen dranken mee in de geregistreerde omzet ?
Ze tellen niet mee voor de drempel, maar zodra het systeem in gebruik is, passeert elke handeling via de kassa en krijgt ze een ticket, dranken inbegrepen.
Is een blackbox in alle gevallen nodig ?
Nee. De controlemodule hoort bij het geregistreerd kassasysteem voor zaken die onder het stelsel vallen. Een detailhandel of een horecazaak onder de drempel is er niet toe gehouden.
Valt een foodtruck onder de regel ?
Het gaat niet om het voertuig maar om het verbruik. Is er een plek waar klanten ter plaatse eten en wordt de drempel overschreden, dan geldt dezelfde regel als voor een zaal.
Wordt een kassa op tablet aanvaard ?
Ja, op voorwaarde dat de softwareversie erkend is door de administratie en verbonden met een controlemodule. Het formaat van de hardware is niet het criterium.
Is Novadesko een gecertificeerd geregistreerd kassasysteem ?
De kassamodule van Novadesko beheert de tickets, de dagafsluiting en de koppeling met de boekhouding. De activering van het GKS-stelsel met blackbox verloopt via het aanbod NovaResto, waarvan de certificering en de FDM-verdelersovereenkomst nog lopen. Schrijf ons voor de stand van zaken.
Ook interessant
Deze pagina is louter informatief. De regels rond het geregistreerd kassasysteem evolueren en hangen af van uw werkelijke activiteit : bevestig uw situatie bij de FOD Financiën of bij uw boekhouder voor u materiaal aankoopt.
