1Inleiding en definities
Deze Algemene Verkoopvoorwaarden (hierna "AV") regelen de contractuele relatie tussen Novadesko SRL, vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Rue de Boussoit 4, 7110 Maurage (La Louvière), België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 1018.192.568 (RPR Henegouwen, afdeling Bergen), bereikbaar via hello@novadesko.com en op 0800 73 839 (hierna "Novadesko"), en elke persoon (hierna "de Klant") die een account aanmaakt of een abonnement afsluit op het Novadesko-platform.
Definities:
- Dienst: het SaaS-platform Novadesko, met inbegrip van de modules facturatie, CRM, kassa, boekhouding, Peppol en elke bijkomend afgesloten module.
- Abonnement: de overeenkomst van bepaalde of onbepaalde duur die de Klant afsluit en die toegang geeft tot de Dienst.
- Overeenkomst: het geheel gevormd door deze AV, de orderbevestiging en, in voorkomend geval, de bijzondere voorwaarden.
- Facturatieperiode: de duur (maandelijks of jaarlijks) die door de verrichte betaling wordt gedekt.
- Stripe: de externe betalingsdienstverlener die instaat voor de inning van de betalingen.
2Totstandkoming van de overeenkomst en tijdstip van de verkoop
De overeenkomst tussen Novadesko en de Klant wordt geacht gesloten te zijn op het moment van de eerste geslaagde financiële transactie, dit wil zeggen wanneer een betaling wordt verwerkt en aanvaard door Stripe of elke andere betalingsdienstverlener.
2.1 Aanvaarding van het aanbod
Door bij het afsluiten het vakje "Ik aanvaard de algemene verkoopvoorwaarden" aan te vinken en zijn betaling te bevestigen, erkent de Klant kennis te hebben genomen van deze AV en aanvaardt hij ze zonder voorbehoud.
2.2 Niet-geslaagde betaling
Indien de betaling mislukt, om welke reden dan ook, komt geen overeenkomst tot stand en is geen enkel bedrag verschuldigd. De Klant kan de inschrijving op elk moment opnieuw starten. Uit een niet-geslaagde betaling kunnen geen kosten, geen vergoeding en geen invorderingsprocedure voortvloeien.
2.3 Abonnement zonder betaling (freemium)
Het louter aanmaken van een account zonder financiële transactie brengt geen enkele betalingsverplichting mee; de gratis formule wordt geregeld door de sectie "Gratis formule (Free)" van artikel 3. Novadesko kan een gratis account deactiveren mits een opzegtermijn van 30 dagen per e-mail, waarbij de Klant zijn gegevens kan exporteren overeenkomstig artikel 6.1.
3Tarieven, facturatie en btw
3.1 Prijzen
De prijzen weergegeven op novadesko.com zijn uitgedrukt in euro (€), exclusief btw. De toepasselijke Belgische btw (momenteel 21%) wordt toegevoegd bij de bevestiging van de bestelling, volgens het fiscale profiel van de Klant.
3.2 Facturatiemodaliteiten
- Maandelijks: de Klant wordt elke maand gefactureerd op de verjaardatum van de inschrijving.
- Jaarlijks: de Klant wordt in één keer gefactureerd voor 12 maanden, met een korting volgens de geldende voorwaarden.
3.3 Tariefherziening
Novadesko behoudt zich het recht voor zijn tarieven te wijzigen met een opzegtermijn van minimaal 30 dagen per e-mail. Bij onenigheid kan de Klant zijn abonnement opzeggen vóór de inwerkingtreding van het nieuwe tarief.
Gratis formule (Free)
De activering van een account in de gratis formule (Free) is kosteloos en zonder verbintenis. Zij geeft toegang tot een beperkt deel van de Dienst:
- 3 verkoopfacturen per jaar;
- 60 inkomende Peppol-facturen per jaar, hetzij gemiddeld 5 per maand;
- toegang in vereenvoudigde modus, zonder productcatalogus en zonder bankkoppeling (Bank Sync).
Uit de gratis formule kan geen enkele facturatie voortvloeien. Het account blijft gratis zolang de Klant geen betalend aanbod heeft afgesloten en de voorwaarden ervan heeft aanvaard.
Bereiken van de quota. Novadesko informeert de Klant per e-mail bij 80 % en vervolgens bij 100 % van het jaarquotum. Daarboven:
- wordt het aanmaken van verkoopfacturen gepauzeerd tot de jaarlijkse vernieuwing van het quotum of tot de inschrijving op een betalend aanbod;
- blijven de inkomende documenten die boven het quotum worden ontvangen toegankelijk, kosteloos; indien de Klant binnen de 30 dagen na de overschrijding geen betalend aanbod heeft afgesloten, wordt het Peppol-toegangspunt van de gratis formule gedeactiveerd. Deze deactivering brengt geen kosten mee, beperkt de toegang tot de gegevens en de reeds ontvangen documenten niet, en laat de Klant vrij om zijn ondernemingsnummer op elk moment bij de Peppol-aanbieder van zijn keuze te registreren.
Deactivering. De Klant kan op elk moment, en zonder voorwaarde, zijn Peppol-toegangspunt deactiveren, zijn gratis account opzeggen en zijn gegevens exporteren. Deze mogelijkheid kan om geen enkele reden worden geschorst.
4Betalingsvoorwaarden en wanbetaling
4.1 Aanvaarde betaalmiddelen
Novadesko aanvaardt betalingen per krediet-/debetkaart (Visa, Mastercard, American Express), SEPA-overschrijving en SEPA-domiciliëring. De betalingen worden verwerkt door Stripe, gecertificeerd PCI-DSS niveau 1.
4.2 Betalingsachterstand
Dit artikel geldt uitsluitend voor lopende abonnementen waarvan een vervaldag onbetaald blijft; het geldt nooit voor een inschrijving die nooit tot stand is gekomen (artikel 2.2).
Bij betalingsachterstand:
- wordt 3 en 7 dagen na de vervaldag een automatische invorderingspoging uitgevoerd;
- zijn verwijlinteresten tegen de geldende Belgische wettelijke rentevoet van rechtswege verschuldigd, zonder voorafgaande ingebrekestelling;
- is een forfaitaire vergoeding van 40 € voor invorderingskosten verschuldigd overeenkomstig de wet van 2 augustus 2002.
4.3 Schorsing wegens wanbetaling
5Duur en opzegging
5.1 Duur en verlenging
Het abonnement wordt gesloten voor de gekozen periode.
Jaarabonnement afgesloten na een prospectiebrief: geen stilzwijgende verlenging. Novadesko nodigt de Klant per brief en per e-mail uit om vóór de vervaldag te verlengen. Zonder nieuwe betaling eindigt de toegang en is geen enkel bedrag verschuldigd.
Overige abonnementen: stilzwijgende verlenging voor een identieke periode, behoudens opzegging vóór de vervaldag. Novadesko herinnert de Klant minstens dertig dagen vooraf per e-mail aan de vervaldag en het toepasselijke tarief, met vermelding van de uiterste opzegdatum. Bij gebreke van deze herinnering heeft de verlenging geen gevolg.
5.2 Opzegging door de Klant
De Klant kan zijn abonnement op elk moment opzeggen via zijn klantenzone of door contact op te nemen met de support. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende facturatieperiode. Er wordt geen pro-rata-terugbetaling verricht voor de resterende periode, behoudens andersluidende wettelijke bepaling.
5.3 Opzegging door Novadesko
Novadesko kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen in geval van: aanhoudende wanbetaling (> 30 dagen), ernstige schending van de algemene gebruiksvoorwaarden, frauduleus of oneigenlijk gebruik van de Dienst, of een rechterlijke beslissing.
5.4 Stopzetting van de activiteiten van Novadesko
Bij definitieve stopzetting van de Dienst zal Novadesko de Klanten informeren met een opzegtermijn van minimaal 90 dagen en de export van de gegevens vergemakkelijken.
5.5 Aanbiedingen afgesloten na een prospectiebrief
In afwijking van artikel 5.2 gelden de volgende bepalingen voor elke inschrijving die gebeurt met een activeringscode of QR-code vermeld op een prospectiebrief van Novadesko:
- Het in dit kader afgesloten abonnement wordt niet stilzwijgend verlengd: aan het einde van de twaalf maanden wordt de Klant per brief en per e-mail uitgenodigd om te verlengen; zonder nieuwe betaling eindigt de betalende toegang en valt het account terug op de gratis formule.
- De Klant beschikt over veertien (14) kalenderdagen vanaf de inschrijving om kosteloos te annuleren, met volledige terugbetaling. Na deze termijn wordt het aanbod als definitief bevestigd beschouwd.
- Bij wijze van gedoogbeleid, wanneer de Klant niet de gelegenheid heeft gehad om dit met zijn boekhouder te bespreken, blijft annulering mogelijk tot het einde van de lopende btw-aangifteperiode (maandelijks of driemaandelijks volgens het stelsel van de Klant) op het moment van de inschrijving. In dat geval wordt de verstreken gebruiksperiode gefactureerd tegen het maandtarief zonder verbintenis (bijvoorbeeld 25 € excl. btw per maand voor de formule Starter), pro rata de begonnen maanden, en wordt het eventuele saldo terugbetaald.
- Ter vergelijking: de formule Starter met een verbintenis van twaalf (12) maanden bedraagt 19 € excl. btw per maand, hetzij 228 € excl. btw per jaar. Het aanbod verbonden aan de prospectiebrief kent een voordeel van 30 % op het eerste jaar toe, hetzij 159,60 € excl. btw (193,12 € incl. btw).
6Gegevens en vertrouwelijkheid
De verwerking van persoonsgegevens wordt geregeld door het Privacybeleid van Novadesko. Novadesko treedt op als verwerker van de gegevens van de eindgebruikers van de Klant.
6.1 Eigendom van de gegevens
De Klant behoudt alle rechten op de gegevens die hij invoert; Novadesko verwerft daarop geen enkel recht buiten wat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Dienst. Bij opzegging blijven de gegevens exporteerbaar (PDF, XML, CSV) gedurende 90 dagen; de Klant wordt per e-mail verwittigd vóór elke definitieve verwijdering. De gegevens worden gehost op beveiligde servers in de Europese Unie, conform de AVG (GDPR).
6.2 Verwerking (artikel 28 AVG)
Voor de persoonsgegevens die voor rekening van de Klant worden verwerkt, geldt: Novadesko verwerkt ze enkel op gedocumenteerde instructie van de Klant en voor de uitvoering van de Dienst; waarborgt de vertrouwelijkheid van de personen die gemachtigd zijn ze te verwerken; neemt passende technische en organisatorische maatregelen (versleuteling tijdens het transport, back-ups, toegangscontrole); staat de Klant bij in de naleving van de rechten van betrokkenen en meldt hem zonder onredelijke vertraging elke gegevensinbreuk; geeft de gegevens aan het einde van de overeenkomst terug of verwijdert ze overeenkomstig artikel 6.1; en houdt de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving aan te tonen, audits inbegrepen.
Toegelaten subverwerkers: Stripe (betalingen), OVHcloud (hosting, Europese Unie), B2Brouter (Peppol-toegangspunt), alsook de e-mail- en sms-dienstverleners die strikt noodzakelijk zijn voor de Dienst. Novadesko informeert de Klant over elke wijziging van subverwerker; de Klant kan redelijke bezwaren formuleren.
7Aansprakelijkheid en garanties
7.1 Dienstniveau
Novadesko streeft naar een indicatieve beschikbaarheid van 99,5 % per maand, geplande onderhoudswerken niet meegerekend. De aansprakelijkheid van Novadesko is beperkt tot directe en voorzienbare schade, met als maximum het bedrag dat de Klant tijdens de laatste 12 maanden heeft betaald. Deze beperking geldt niet bij bedrog of opzettelijke fout, bij aantasting van het leven of de fysieke integriteit, noch in de gevallen waarin de wet een beperking van aansprakelijkheid verbiedt.
7.2 Uitsluitingen van aansprakelijkheid
Novadesko is niet aansprakelijk voor fouten in de door de Klant ingevoerde gegevens, voor fiscale of boekhoudkundige beslissingen genomen op basis van de Dienst, voor onderbrekingen te wijten aan derden, noch voor indirecte schade of omzetverlies.
8Specifieke bepalingen Peppol
De activering van de Peppol-module houdt in: de registratie van de Klant op het Peppol-netwerk, de naleving van de Belgische wettelijke vereisten inzake elektronische facturatie, en de aanvaarding van de voorwaarden van het door Novadesko gebruikte Peppol-toegangspunt.
De inbegrepen documentvolumes zijn deze weergegeven op de pagina Abonnementen. Geen enkel aanbod wordt als onbeperkt voorgesteld. Per dossier zijn de inbegrepen volumes:
- Inkomende Peppol-documenten (aankopen): onbeperkte ontvangst op alle betalende formules.
- Uitgaande Peppol-documenten (verkopen): Starter 120 per jaar · Easy 240 per jaar · Pro 600 per jaar · Ultimate 1 200 per jaar.
Boven het inbegrepen uitgaande volume wordt elk bijkomend document gefactureerd tegen 0,10 € excl. btw. De Klant wordt in de applicatie geïnformeerd wanneer zijn quota worden bereikt.
9Toepasselijk recht en geschillen
Deze AV zijn onderworpen aan het Belgische recht. Bij geschillen streven de partijen naar een minnelijke oplossing. Bij gebreke daarvan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Novadesko bevoegd.
De Klant kan elke klacht richten aan hello@novadesko.com; de partijen kunnen eveneens in onderling akkoord een beroep doen op bemiddeling vooraleer een gerechtelijke procedure te starten.
10Wijzigingen van de AV
Novadesko kan deze AV wijzigen. De Klant wordt minstens 30 dagen vóór de inwerkingtreding per e-mail geïnformeerd. De wijzigingen zijn niet van toepassing op de lopende abonnementsperiode, tenzij ze gunstig zijn voor de Klant of wettelijk verplicht. De Klant die de nieuwe voorwaarden weigert, kan kosteloos opzeggen vóór de inwerkingtreding; bij gebreke daarvan gelden ze vanaf de volgende verlenging.
11Diverse bepalingen
11.1 Overmacht
Geen enkele partij is aansprakelijk voor een tekortkoming veroorzaakt door overmacht (algemene uitval van energie of telecommunicatie, ramp, grootschalige cyberaanval, overheidsbeslissing...). De verplichtingen worden geschorst voor de duur van de gebeurtenis; duurt die langer dan 60 dagen, dan kan elke partij zonder vergoeding opzeggen.
11.2 Gedeeltelijke nietigheid
De nietigheid of niet-tegenstelbaarheid van een clausule tast de overige clausules niet aan; de betrokken clausule wordt vervangen door een geldige bepaling met een gelijkwaardig economisch effect.
11.3 Overdracht
Novadesko kan de overeenkomst overdragen in het kader van een reorganisatie of overname, met behoud van deze voorwaarden; de Klant wordt hiervan geïnformeerd. De Klant kan zijn abonnement niet overdragen zonder schriftelijk akkoord van Novadesko.
11.4 Vertrouwelijkheid
Elke partij houdt de niet-publieke informatie van de andere partij waarvan zij in het kader van de overeenkomst kennis krijgt vertrouwelijk, tijdens de duur ervan en drie jaar na afloop.
11.5 Licentie en intellectuele eigendom
Novadesko verleent de Klant, voor de duur van het abonnement, een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de Dienst. Het platform, de code, de merken en de inhoud blijven de exclusieve eigendom van Novadesko.
11.6 Omkeerbaarheid en back-ups
De Klant kan op elk moment zijn facturen en stukken exporteren in PDF, XML en CSV. Novadesko maakt regelmatig back-ups van de Dienst; deze ontslaan de Klant niet van het bijhouden van eigen kopieën overeenkomstig zijn wettelijke bewaarplichten (onder meer boekhoudkundig en fiscaal).
