Algemene Verkoopvoorwaarden (AVV)

Novadesko SRL · Bijgewerkte versie van 19 oktober 2026

Artikel 1. Inleiding en definities

Deze Algemene Verkoopvoorwaarden (hierna "AVV") regelen de contractuele relatie tussen Novadesko SRL, vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Rue de Boussoit 4, 7110 Maurage (La Louvière), België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 1018.192.568 (RPR Henegouwen, afdeling Bergen), bereikbaar via hello@novadesko.com en op 0800 73 839 (hierna "Novadesko"), en elke persoon (hierna "de Klant") die een account aanmaakt of een abonnement afsluit op het Novadesko-platform.

Definities:

• Dienst: het SaaS-platform Novadesko, met inbegrip van de modules facturatie, CRM, kassa, boekhouding, Peppol en elke bijkomende module waarop wordt ingeschreven.
• Abonnement: de overeenkomst van bepaalde of onbepaalde duur die de Klant afsluit en die toegang geeft tot de Dienst.
• Overeenkomst: het geheel gevormd door deze AVV, de orderbevestiging en, in voorkomend geval, de bijzondere voorwaarden.
• Facturatieperiode: de duur (maandelijks of jaarlijks) die door de verrichte betaling wordt gedekt.
• Stripe: de externe betalingsdienstverlener die voor de inning van de betalingen wordt gebruikt.

Artikel 2. Totstandkoming van de overeenkomst en moment van de verkoop

De overeenkomst tussen Novadesko en de Klant wordt geacht gesloten te zijn op het moment van de eerste geslaagde financiële transactie, dit wil zeggen wanneer een betaling wordt verwerkt en aanvaard door Stripe, via bankoverschrijving of via elke andere betalingsdienstverlener.

2.1 Aanvaarding van het aanbod

Door bij de inschrijving het vakje "Ik aanvaard de algemene verkoopvoorwaarden" aan te vinken en de betaling te bevestigen, erkent de Klant kennis te hebben genomen van deze AVV en aanvaardt hij ze zonder voorbehoud. Wanneer de inschrijving gebeurt via bankoverschrijving op basis van een per e-mail meegedeeld aanbod, geldt de betaling van de overschrijving als aanvaarding van deze AVV en van het overeenkomstige aanbod.

2.2 Mislukte betaling

Als de betaling mislukt, om welke reden ook, komt geen overeenkomst tot stand en is geen enkel bedrag verschuldigd. De Klant kan de inschrijving op elk moment opnieuw opstarten. Uit een mislukte betaling kunnen geen kosten, vergoedingen of invorderingsprocedures voortvloeien.

2.3 Abonnement zonder betaling (Freemium)

Het louter aanmaken van een account zonder financiële transactie brengt geen enkele betalingsverplichting mee; de gratis formule wordt geregeld door artikel 3.4 (Gratis formule). Novadesko kan een gratis account deactiveren mits een per e-mail meegedeelde opzegtermijn van 30 dagen, waarbij de Klant de mogelijkheid behoudt om zijn gegevens te exporteren overeenkomstig artikel 6.1.

Artikel 3. Tarieven, facturatie en btw

3.1 Prijzen

De prijzen vermeld op novadesko.com zijn uitgedrukt in euro (€), exclusief btw. De toepasselijke Belgische btw (momenteel 21 %) wordt toegevoegd bij de bevestiging van de bestelling volgens het fiscale profiel van de Klant.

3.2 Facturatiemodaliteiten

• Maandelijks: de Klant wordt elke maand gefactureerd op de verjaardatum van de inschrijving.
• Jaarlijks: de Klant wordt in één keer gefactureerd voor 12 maanden, met een korting volgens de geldende voorwaarden.

3.3 Tariefherziening

Novadesko behoudt zich het recht voor zijn tarieven te wijzigen mits voorafgaande kennisgeving van minstens 30 dagen per e-mail. Bij onenigheid kan de Klant zijn abonnement opzeggen vóór de inwerkingtreding van het nieuwe tarief.

3.4 Gratis formule (Free)

De activering van een account in de gratis formule (Free) is gratis en zonder verbintenis. Zij geeft toegang tot een beperkt deel van de Dienst:

• 3 verkoopfacturen per jaar;
• 60 inkomende Peppol-documenten per jaar (kalenderjaar), dus gemiddeld 5 per maand;
• toegang in vereenvoudigde modus, zonder productcatalogus en zonder banksynchronisatie (Bank Sync).

Uit de gratis formule kan geen enkele facturatie voortvloeien. Het account blijft gratis zolang de Klant geen betalende formule heeft onderschreven en de voorwaarden ervan heeft aanvaard. Geen enkele facturatie of retroactieve regularisatie kan worden gevorderd voor documenten die tijdens de gratis formule werden ontvangen.

Bereiken van de quota. Novadesko informeert de Klant per e-mail bij 80 % en bij 100 % van het jaarlijkse quotum. Daarboven:

• wordt het aanmaken van verkoopfacturen gepauzeerd tot de jaarlijkse vernieuwing van het quotum of tot de inschrijving op een betalende formule;
• blijven de reeds ontvangen inkomende documenten, ook boven het quotum, kosteloos toegankelijk;
• de gratis formule omvat de eerste zestig (60) inkomende Peppol-documenten ontvangen per kalenderjaar. Daarboven vereist de verderzetting van de Peppol-ontvangst de inschrijving op een betalende formule. De Klant wordt hiervan per e-mail op de hoogte gebracht en beschikt over een termijn van veertien (14) kalenderdagen vanaf de verzending van die e-mail om in te schrijven; drie (3) dagen vóór de vervaldag wordt hem een herinnering gestuurd. Tijdens deze termijn loopt de ontvangst gewoon door en wordt geen enkel document verloren of geweigerd;
• zonder inschrijving binnen deze termijn wordt het Peppol-toegangspunt van de gratis formule gedeactiveerd. Deze deactivering brengt geen kosten mee, beperkt de toegang tot de gegevens en de reeds ontvangen documenten niet, en laat de Klant vrij om zijn ondernemingsnummer op elk moment bij de Peppol-aanbieder van zijn keuze te registreren. Een latere inschrijving op een betalende formule heractiveert het toegangspunt automatisch.

Vrijwillige deactivering. De Klant kan op elk moment en zonder voorwaarden zijn Peppol-toegangspunt deactiveren, zijn gratis account opzeggen en zijn gegevens exporteren. Deze mogelijkheid kan om geen enkele reden worden geschorst.

Artikel 4. Betalingsvoorwaarden en laattijdige betaling

4.1 Aanvaarde betaalmiddelen

Novadesko aanvaardt betalingen per krediet- of debetkaart (Visa, Mastercard, American Express), SEPA-bankoverschrijving en SEPA-domiciliëring. Kaartbetalingen worden verwerkt door Stripe, gecertificeerd PCI-DSS niveau 1. Bankoverschrijvingen gebeuren op de rekening van Novadesko, met de aangegeven gestructureerde mededeling; de verwerking van de betaling en de overeenkomstige activering gebeuren automatisch bij ontvangst.

4.2 Betalingsachterstand

Dit artikel geldt enkel voor lopende abonnementen waarvan een vervaldag onbetaald blijft; het geldt nooit voor een inschrijving die nooit tot stand is gekomen (artikel 2.2).

Bij betalingsachterstand:

• wordt 3 en 7 dagen na de vervaldag een automatische invorderingspoging uitgevoerd;
• zijn van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verwijlinteresten verschuldigd tegen de geldende Belgische wettelijke rentevoet;
• is een forfaitaire vergoeding van 40 € voor invorderingskosten verschuldigd overeenkomstig de wet van 2 augustus 2002.

4.3 Schorsing wegens wanbetaling

Artikel 5. Duur en opzegging

5.1 Duur en verlenging

Het abonnement wordt afgesloten voor de gekozen periode.

Jaarabonnement afgesloten naar aanleiding van een prospectiebrief: geen stilzwijgende verlenging. Novadesko nodigt de Klant per brief en per e-mail uit om vóór de vervaldag te verlengen. Zonder nieuwe betaling eindigt de toegang en is geen enkel bedrag verschuldigd.

Andere abonnementen: stilzwijgende verlenging voor een identieke periode, behoudens opzegging vóór de vervaldag. Novadesko herinnert minstens dertig dagen vooraf per e-mail aan de vervaldag en het toepasselijke tarief, met vermelding van de uiterste opzegdatum. Zonder deze herinnering heeft de verlenging geen uitwerking.

5.2 Opzegging door de Klant

De Klant kan zijn abonnement op elk moment opzeggen vanuit zijn klantenzone of door contact op te nemen met de support. De opzegging gaat in op het einde van de lopende facturatieperiode. Er gebeurt geen pro-rata-terugbetaling voor de resterende periode, behoudens andersluidende wettelijke bepaling.

5.3 Opzegging door Novadesko

Novadesko kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen in geval van: aanhoudende wanbetaling (meer dan 30 dagen), ernstige schending van de algemene gebruiksvoorwaarden, frauduleus gebruik of misbruik van de Dienst, of een rechterlijke beslissing.

5.4 Stopzetting van de activiteit van Novadesko

Bij definitieve stopzetting van de Dienst informeert Novadesko de Klanten met een opzegtermijn van minstens 90 dagen en vergemakkelijkt zij de export van de gegevens.

5.5 Aanbiedingen onderschreven naar aanleiding van een prospectiebrief

In afwijking van artikel 5.2 gelden de volgende bepalingen voor elke inschrijving via een activeringscode of QR-code op een prospectiebrief van Novadesko:

• Het in dit kader afgesloten abonnement wordt niet stilzwijgend verlengd: na twaalf maanden wordt de Klant per brief en per e-mail uitgenodigd om te verlengen; zonder nieuwe betaling eindigt de betalende toegang en schakelt het account over naar de gratis formule.
• De Klant beschikt over veertien (14) kalenderdagen vanaf de inschrijving om kosteloos te annuleren, met volledige terugbetaling. Na deze termijn wordt het aanbod geacht definitief bevestigd te zijn.
• Bij wijze van tolerantie, wanneer de Klant niet de mogelijkheid had om dit met zijn boekhouder te bespreken, blijft annulering mogelijk tot het einde van de lopende btw-aangifteperiode (maandelijks of driemaandelijks volgens het stelsel van de Klant) op het moment van de inschrijving. In dat geval wordt de verstreken gebruiksperiode gefactureerd tegen het maandtarief zonder verbintenis (bijvoorbeeld 25 € excl. btw per maand voor de formule Starter), pro rata van de begonnen maanden, en wordt het eventuele saldo terugbetaald.
• Ter vergelijking: de formule Starter met een verbintenis van twaalf (12) maanden bedraagt 19 € excl. btw per maand, dus 228 € excl. btw per jaar. Het aanbod gekoppeld aan de prospectiebrief geeft een voordeel van 30 % op het eerste jaar, dus 159,60 € excl. btw (193,12 € incl. btw).

5.6 Inschrijving na overschrijding van het quotum van de gratis formule

De volgende bepalingen gelden voor elke inschrijving op een betalende formule naar aanleiding van de overschrijding van het jaarlijkse quotum voor Peppol-ontvangst van de gratis formule (artikel 3.4), ongeacht of de betaling gebeurt per kaart, per bankoverschrijving of op een andere wijze:

• Aangezien de Klant een professioneel is (artikel 1) die de Dienst al gebruikt en wiens Peppol-toegangspunt onmiddellijk en volledig wordt geactiveerd of geheractiveerd bij de betaling, zijn de annuleringstermijn van veertien (14) dagen en de proefperiode van artikel 5.5 niet van toepassing op deze inschrijving.
• De inschrijving is definitief vanaf de betaling. Na betaling gebeurt geen enkele terugbetaling, onverminderd artikel 5.2 voor de opzegging op het einde van de periode.
• De korting die eventueel in de informatie-e-mail wordt voorgesteld (bijvoorbeeld een vermindering op het eerste jaar van het jaarabonnement) is een commercieel aanbod dat enkel geldig is binnen de in die e-mail vermelde termijn; na die termijn is zij niet meer van toepassing.
• De betaling heractiveert automatisch het Peppol-toegangspunt van de Klant, tenzij zijn identificatienummer intussen bij een ander toegangspunt is geregistreerd; in dat geval wordt de Klant hiervan op de hoogte gebracht en gebeurt de heractivering zodra het identificatienummer is vrijgegeven.

Artikel 6. Gegevens en vertrouwelijkheid

De verwerking van persoonsgegevens wordt geregeld door het Privacybeleid van Novadesko. Novadesko treedt op als verwerker van de gegevens van de eindgebruikers van de Klant.

6.1 Eigendom van de gegevens

De Klant behoudt alle rechten op de gegevens die hij invoert; Novadesko verwerft op deze gegevens geen enkel recht dat verder gaat dan wat nodig is voor de uitvoering van de Dienst. Bij opzegging blijven de gegevens exporteerbaar (PDF, XML, CSV) gedurende 90 dagen; de Klant wordt per e-mail verwittigd vóór elke definitieve verwijdering. De gegevens worden gehost op beveiligde servers in de Europese Unie, overeenkomstig de AVG.

6.2 Verwerking door een verwerker (artikel 28 AVG)

Voor de persoonsgegevens die voor rekening van de Klant worden verwerkt, geldt dat Novadesko: ze enkel verwerkt op gedocumenteerde instructie van de Klant en voor de uitvoering van de Dienst; de vertrouwelijkheid waarborgt van de personen die gemachtigd zijn om ze te verwerken; passende technische en organisatorische maatregelen toepast (versleuteling tijdens de overdracht, back-ups, toegangscontrole); de Klant bijstaat bij de naleving van de rechten van de betrokkenen en hem zonder onredelijke vertraging elke gegevensinbreuk meldt; de gegevens op het einde van de overeenkomst teruggeeft of verwijdert overeenkomstig artikel 6.1; en de nodige informatie ter beschikking houdt om zijn conformiteit aan te tonen, audits inbegrepen.

Toegelaten subverwerkers: Stripe (betalingen), OVHcloud (hosting, Europese Unie), B2Brouter (Peppol-toegangspunt), evenals de aanbieders voor het verzenden van e-mails en sms-berichten die strikt noodzakelijk zijn voor de Dienst. Novadesko informeert de Klant over elke wijziging van subverwerker, waarbij de Klant redelijke bezwaren kan maken.

Artikel 7. Aansprakelijkheid en garanties

7.1 Dienstverleningsniveau

Novadesko streeft naar een indicatieve beschikbaarheid van 99,5 % per maand, buiten geplande onderhoudsmomenten. De aansprakelijkheid van Novadesko is beperkt tot directe en voorzienbare schade, met als maximum het bedrag dat de Klant in de laatste 12 maanden heeft betaald. Deze beperking geldt niet bij bedrog of opzettelijke fout, bij aantasting van het leven of de fysieke integriteit, noch in de gevallen waarin de wet verbiedt de aansprakelijkheid te beperken.

7.2 Uitsluitingen van aansprakelijkheid

Novadesko is niet aansprakelijk voor fouten in de door de Klant ingevoerde gegevens, voor fiscale of boekhoudkundige beslissingen genomen op basis van de Dienst, voor onderbrekingen te wijten aan derden, noch voor indirecte schade of omzetverlies.

Artikel 8. Specifieke Peppol-bepalingen

De activering van de Peppol-module houdt in: de registratie van de Klant op het Peppol-netwerk, de conformiteit met de Belgische wettelijke vereisten inzake elektronische facturatie, en de aanvaarding van de voorwaarden van het Peppol-toegangspunt dat Novadesko gebruikt.

Op het Peppol-netwerk kan een ondernemingsnummer voor de ontvangst slechts aan één toegangspunt tegelijk gekoppeld zijn. De activering of heractivering van de ontvangst via Novadesko veronderstelt dat het Peppol-identificatienummer van de Klant niet bij een ander toegangspunt is geregistreerd; in voorkomend geval doet de Klant het nodige bij zijn andere aanbieder om zijn identificatienummer vrij te geven.

De inbegrepen documentvolumes zijn deze die worden weergegeven op de pagina Abonnementen. Geen enkel aanbod wordt als onbeperkt voorgesteld. Per dossier zijn de inbegrepen volumes:

• Inkomende Peppol-documenten (aankopen): onbeperkte ontvangst in alle betalende formules; 60 documenten per kalenderjaar in de gratis formule (artikel 3.4).
• Uitgaande Peppol-documenten (verkopen): Starter 120 per jaar · Easy 240 per jaar · Pro 600 per jaar · Ultimate 1 200 per jaar.

Boven het inbegrepen uitgaande volume wordt elk bijkomend document gefactureerd tegen 0,10 € excl. btw. De Klant wordt in de applicatie geïnformeerd wanneer hij zijn quota bereikt.

Artikel 9. Toepasselijk recht en geschillen

Deze AVV zijn onderworpen aan het Belgische recht. Bij een geschil streven de partijen naar een minnelijke oplossing. Bij gebreke daarvan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Novadesko bevoegd.

De Klant kan elke klacht richten aan hello@novadesko.com; de partijen kunnen ook overeenkomen om een beroep te doen op bemiddeling vóór elke gerechtelijke stap.

Artikel 10. Wijzigingen van de AVV

Novadesko kan deze AVV wijzigen. De Klant wordt minstens 30 dagen vóór de inwerkingtreding per e-mail geïnformeerd. De wijzigingen zijn niet van toepassing op de lopende abonnementsperiode, tenzij ze gunstig zijn voor de Klant of door de wet worden opgelegd. De Klant die de nieuwe voorwaarden weigert, kan kosteloos opzeggen vóór de inwerkingtreding ervan; zo niet gelden ze vanaf de volgende verlenging.

Artikel 11. Diverse bepalingen

11.1 Overmacht

Geen enkele partij is aansprakelijk voor een tekortkoming veroorzaakt door overmacht (algemene stroom- of telecommunicatiepanne, ramp, grote cyberaanval, beslissing van een overheid...). De verplichtingen worden geschorst tijdens de duur van de gebeurtenis; duurt deze langer dan 60 dagen, dan kan elke partij opzeggen zonder vergoeding.

11.2 Gedeeltelijke nietigheid

De nietigheid of niet-tegenwerpbaarheid van een beding tast de andere bedingen niet aan, die volledig van toepassing blijven; het betrokken beding wordt vervangen door een geldige bepaling met een gelijkwaardig economisch effect.

11.3 Overdracht

Novadesko kan de overeenkomst overdragen in het kader van een reorganisatie of een overname, met behoud van deze voorwaarden; de Klant wordt hiervan op de hoogte gebracht. De Klant kan zijn abonnement niet overdragen zonder schriftelijk akkoord van Novadesko.

11.4 Vertrouwelijkheid

Elke partij houdt de niet-publieke informatie van de andere partij waarvan zij in het kader van de overeenkomst kennis krijgt vertrouwelijk, tijdens de duur ervan en drie jaar na het einde ervan.

11.5 Licentie en intellectuele eigendom

Novadesko verleent de Klant, voor de duur van het abonnement, een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de Dienst. Het platform, de code, de merken en de inhoud ervan blijven de exclusieve eigendom van Novadesko.

11.6 Omkeerbaarheid en back-ups

De Klant kan op elk moment zijn facturen en stukken exporteren in de formaten PDF, XML en CSV. Novadesko maakt regelmatig back-ups van de Dienst; deze ontslaan de Klant niet van de verplichting om zijn eigen kopieën te bewaren overeenkomstig zijn wettelijke bewaarplichten (met name boekhoudkundig en fiscaal).