Privacy- en cookiebeleid

Laatste update: 23 oktober 2026

Dit privacybeleid beschrijft hoe Novadesko uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt wanneer u onze mobiele applicatie, onze webapplicatie, ons boekhoudersportaal of aanverwante diensten gebruikt. Wij passen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679), de Belgische wet van 30 juli 2018 en, voor onze functies met artificiële intelligentie, Verordening (EU) 2024/1689 inzake artificiële intelligentie (AI Act) toe.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Novadesko SRL
Rue de Boussoit 4, 7110 Maurage, België
BE 1018.192.568
E-mail: privacy@novadesko.com (privacyvragen) of support@novadesko.com
Telefoon: +32 64 78 00 87

Voor de gegevens van uw eigen klanten, leveranciers en werknemers die u in Novadesko invoert, blijft u verwerkingsverantwoordelijke en treedt Novadesko op als verwerker (art. 28 AVG), overeenkomstig de Algemene Gebruiksvoorwaarden.

2. Verzamelde persoonsgegevens

Identificatiegegevens: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, onderneming en btw-nummer.
Authenticatiegegevens: login, wachtwoord (versleuteld), sessietokens.
Technische gegevens: IP-adres, toestel, besturingssysteem, unieke identificator, land en navigatieritme.
Gebruiksgegevens: handelingen in de applicatie, technische logs, statistieken.
Zakelijke en financiële gegevens: facturen, offertes, klanten, leveranciers, producten, gesynchroniseerde bankverrichtingen, CODA-uittreksels, bewijsstukken en geïmporteerde documenten.
Cookies en soortgelijke technologieën (applicatie en website).

3. Verwerkers en technische dienstverleners

Novadesko doet een beroep op de volgende dienstverleners, contractueel gebonden en onderworpen aan artikel 28 AVG:

Hosting: servers in de Europese Unie (OVH).
Elektronische facturatie: B2Brouter (Peppol-toegangspunt), Peppol-netwerk.
Betalingen: Stripe, Mollie (Novadesko bewaart geen kaartgegevens).
Banksynchronisatie (open banking, PSD2): Enable Banking, Ponto (Ibanity), uitsluitend met uw uitdrukkelijke, periodiek hernieuwde toestemming.
Artificiële intelligentie: Anthropic (Claude-modellen) en OpenAI, zie sectie 4.
Communicatie: transactionele e-maildiensten, SMS Factor (sms), Twilio (spraakassistentie).
Meting en diagnose: Firebase (Google) voor crashrapporten en geanonimiseerde statistieken, Apple iOS Diagnostics, IPinfo (benaderende geolocatie op basis van IP, om veiligheidsredenen).
Ondernemingsverificatie: Kruispuntbank van Ondernemingen, VIES en CompanySearch (openbare ondernemingsgegevens).
Openbare gegevensbron voor prospectie: Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) (zie « Commerciële prospectie »).

Er wordt geen advertentie-SDK of tracker van derden geïntegreerd zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

4. Functies met artificiële intelligentie

Novadesko bevat functies met artificiële intelligentie (AI) om u tijd te besparen:

Documentherkenning (OCR): extractie van gegevens uit geïmporteerde facturen, kastickets en uittreksels.
AI-assistenten (NovaAI, assistent voor het aanmaken van documenten, marketingassistent): antwoorden op boekhoudkundige vragen, opstellen van documenten en teksten, suggesties voor categorisering.
Geautomatiseerde bijstand en support: eerste antwoorden op supportvragen, altijd door een mens nagekeken vóór enige verbintenis.

Overeenkomstig de AI Act informeren wij u transparant:

U communiceert met een AI: elke assistent wordt in de interface duidelijk als zodanig aangeduid. Gegenereerde inhoud (teksten, extracties, suggesties) wordt als AI-inhoud gemarkeerd.
Geen volledig geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolgen wordt over u genomen (art. 22 AVG): elke extractie of suggestie blijft een voorstel dat u valideert, wijzigt of weigert vóór het effect heeft (boeking, verzending van een document, aangifte).
Resultaten kunnen fouten bevatten: de AI vervangt noch uw oordeel, noch dat van uw boekhouder. Controleer altijd bedragen, btw-tarieven en wettelijke gegevens vóór gebruik.
Leveranciers: AI-verzoeken worden verwerkt door Anthropic (Claude) of OpenAI, gevestigd in de Verenigde Staten, onder hun zakelijke (API-)voorwaarden. Uw gegevens worden niet gebruikt om hun modellen te trainen en worden door deze leveranciers na een beperkte termijn gewist. De doorgiften vallen onder het EU-VS Data Privacy Framework en modelcontractbepalingen.
Minimalisatie: enkel de gegevens die nodig zijn voor de gevraagde functie worden verzonden (het te lezen document, de gestelde vraag en de boekhoudkundige context). Nooit inloggegevens of wachtwoorden.
Keuze: AI-functies zijn optioneel; u kunt ze niet gebruiken of de support vragen ze voor uw dossier uit te schakelen.

AI Act-classificatie: de functies van Novadesko zijn AI-systemen met beperkt risico, onderworpen aan transparantieverplichtingen (art. 50). Novadesko gebruikt geen AI-systeem met hoog risico in de zin van bijlage III, geen biometrische herkenning en geen beoordeling van personen.

5. Doeleinden van de verwerking

beheer van uw gebruikersaccount en dossiers;
levering van de diensten en functies van de applicatie (facturatie, Peppol, boekhouding, kassa, banksynchronisatie, AI);
verbetering van onze diensten (geaggregeerde statistieken, optimalisatie van de ervaring);
beveiliging, preventie van fraude en storingen;
naleving van onze wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscaliteit, antiwitwas);
belangrijke communicatie (support, technische meldingen) en commerciële communicatie (zie « Commerciële prospectie » hieronder).

6. Rechtsgrond

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b): aanmaak van een account, gebruik van de applicatie.
Toestemming (art. 6.1.a): niet-essentiële cookies, elektronische commerciële communicatie wanneer de wet dit vereist, bankkoppeling.
Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): beveiliging, interne statistieken, productverbetering, commerciële prospectie bij ondernemingen op basis van publiek toegankelijke gegevens (zie « Commerciële prospectie » hieronder).
Wettelijke verplichtingen (art. 6.1.c): boekhoudkundige en fiscale bewaring.

Commerciële prospectie

Wanneer wij publiek toegankelijke gegevens gebruiken, met name uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), kunnen wij die gebruiken om u commerciële communicatie over onze diensten te sturen, per post en, binnen de voorwaarden van de wet, langs elektronische weg, op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) om onze diensten bij ondernemingen te promoten. Wij verwerken daarvoor enkel openbare professionele gegevens: benaming, adres van de zetel, ondernemingsnummer, rechtsvorm en oprichtingsdatum. U kunt zich op elk moment kosteloos en zonder reden verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing, via ons verzetformulier of per e-mail naar privacy@novadesko.com; uw verzoek wordt meteen toegepast op al onze kanalen (post, e-mail, sms, telefoon), zonder bijkomende belangenafweging. Na een verzet bewaren wij enkel de gegevens die strikt noodzakelijk zijn om elke nieuwe prospectie te verhinderen (verzetlijst: e-mailadres, telefoonnummer of ondernemingsnummer). Wanneer uw gegevens niet bij u werden verzameld, staan de door artikel 14 AVG vereiste gegevens (identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke, doel, rechtsgrond, bron, rechten) op onze eerste communicatie, met verwijzing naar dit beleid.

Meting van prospectie-e-mails

Onze prospectie-e-mails bevatten een pixel om het openen te meten en gevolgde links: we registreren het openen, de klik en het gebruikte IP-adres. Als u op een link klikt, worden de pagina's die u tijdens dat bezoek op novadesko.com en web.novadesko.com bekijkt aan uw prospectfiche gekoppeld (enkel de browsersessie). Een blijvende cookie (nd_lid, 90 dagen) wordt alleen geplaatst als u marketingcookies aanvaardt in onze cookiebanner; daarmee herkennen we dan ook uw volgende bezoeken. Op dezelfde manier laat een cookie (nd_uid, 90 dagen) ons toe uw bezoeken aan onze website te herkennen als u bent aangemeld op uw klantaccount en deze cookies hebt aanvaard. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de cookiebanner: deze cookies worden dan gewist. Deze gegevens zijn uitsluitend voor intern gebruik (commerciële opvolging en support): ze worden nooit verkocht of aan derden doorgegeven. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f). Deze koppelingen worden na 12 maanden gewist. U kunt zich hier op elk moment tegen verzetten via ons verzetformulier of via privacy@novadesko.com: we stoppen dan onmiddellijk met koppelen en wissen de bestaande koppelingen.

7. Opslag en beveiliging

hosting in de Europese Unie;
versleuteling van gegevens tijdens de overdracht (HTTPS/TLS);
versleuteling van gevoelige gegevens in de databank (wachtwoorden, tokens, toegangssleutels);
beveiligde dagelijkse back-ups en hersteltests;
toegang strikt beperkt tot bevoegd personeel, logging van de toegangen;
continue veiligheidsmonitoring (detectie van inbraken en aanvallen).

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Uw gegevens worden in de Europese Unie gehost. Sommige dienstverleners (Anthropic, OpenAI, Stripe, Google, Twilio) kunnen gegevens vanuit de Verenigde Staten verwerken. Deze doorgiften steunen op het adequaatheidsbesluit voor het EU-VS Data Privacy Framework of op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met technische maatregelen (versleuteling, minimalisatie).

9. Bewaartermijn

zolang het gebruikersaccount actief is;
boekhoudkundige documenten en facturen: wettelijke bewaartermijn (7 jaar in België, 10 jaar in Frankrijk);
archivering of verwijdering na 36 maanden inactiviteit, of vroeger op verzoek;
technische en veiligheidslogs: maximaal 12 maanden;
prospectiegegevens uit openbare bronnen (KBO): maximaal 12 maanden na onze laatste communicatie, of tot uw verzet; de verzetlijst (gegevens die strikt noodzakelijk zijn om u niet meer te contacteren) wordt zonder tijdslimiet bewaard;
gegevens verzonden naar AI-leveranciers: door hen gewist na een beperkte termijn (maximaal 30 dagen) en nooit gebruikt voor training.

10. Uw rechten

recht op inzage en rectificatie;
recht op wissing en beperking van de verwerking;
recht op overdraagbaarheid (export van uw gegevens vanuit de applicatie);
recht van verzet, met name tegen prospectie en direct marketing, op elk moment, kosteloos en zonder reden, via ons verzetformulier;
recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken;
recht om niet aan een volledig geautomatiseerde beslissing te worden onderworpen en om menselijke tussenkomst te verkrijgen bij elk door AI geproduceerd resultaat;
recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Om uw rechten uit te oefenen: privacy@novadesko.com. Wij antwoorden binnen een maand; een identiteitsbewijs kan worden gevraagd.

11. Cookies (applicatie en website)

noodzakelijke cookies: authenticatie en beveiliging;
analytische cookies: gebruiksmeting, enkel met uw toestemming;
voorkeurscookies: taal, thema en configuratie.

U kunt uw voorkeuren beheren via de cookiebanner of de instellingen van uw browser.

12. Delen van gegevens

Novadesko verkoopt noch verhuurt persoonsgegevens. Gegevens worden enkel gedeeld met de verwerkers uit sectie 3, met uw boekhouder of boekhoudkantoor wanneer u hem toegang tot uw dossier geeft, en met de wettelijk bevoegde overheden wanneer de wet dit vereist.

13. Verzoeken van overheidsinstanties

voorafgaand onderzoek van de wettelijkheid van elk ontvangen verzoek;
betwisting van verzoeken die buitensporig of onwettig worden geacht;
minimalisatie van de verstrekte gegevens tot het strikt noodzakelijke;
documentatie en traceerbaarheid van verzoeken, antwoorden en rechtsgronden.

Waar de wet het toelaat, worden de betrokken gebruikers van deze verzoeken op de hoogte gebracht.

14. Gegevenslekken

Bij een inbreuk op persoonsgegevens die een risico inhoudt voor uw rechten, meldt Novadesko dit binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en informeert het u onverwijld wanneer het risico hoog is, samen met de genomen maatregelen.

15. Verwijdering van account en gegevens

U kunt te allen tijde de volledige verwijdering van uw account en persoonsgegevens vragen via de instellingen van de applicatie of per e-mail: support@novadesko.com. Documenten die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, worden gedurende de vereiste termijn bewaard en daarna gewist.

16. Toezichthoudende autoriteit

Gegevensbeschermingsautoriteit (België), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Gebruikers gevestigd in een ander EU-land kunnen zich tot hun nationale autoriteit wenden (CNIL in Frankrijk, Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland, CNPD in Luxemburg, BfDI in Duitsland).

17. Wijzigingen van dit beleid

Novadesko kan dit beleid wijzigen. De geldende versie is deze die in de applicatie en op de website is gepubliceerd; belangrijke wijzigingen worden in de applicatie of per e-mail meegedeeld.