Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke

Novadesko • Rue de Boussoit 4, 7110 Maurage, België • BE 1018.192.568 • contact: support@novadesko.com

1. Verzamelde gegevens

Wij verwerken enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van het platform.

• Identiteit & contact: naam, voornaam, bedrijf, BTW, e-mail, telefoon, adressen.
• Boekhouding & facturatie: facturen, offertes, creditnota’s, betalingen, betaalmiddelen, IBAN/BIC.
• E-commerce & voorraad: producten, categorieën, prijzen, voorraad, bestellingen, retouren.
• Documenten: bewijsstukken, boekhoudkundige bestanden, contracten.
• Technisch: logs, IP, identificatiegegevens, audit-events, voorkeuren, cookies.

Bronnen: gebruiker/eindklanten, imports (CSV/UBL/XML), integraties (banken, Peppol, e-commerce).

2. Doeleinden

• Levering van facturatie-/CRM-diensten en modules (Peppol, voorraad, rapporten).
• Accountbeheer, ondersteuning en beveiliging.
• Facturatie, incasso, fraudepreventie.
• Analyse, rapportage, productverbetering (geaggregeerde/geanonimiseerde data).
• Wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscaliteit).

3. Rechtsgrondslagen (AVG art. 6)

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6-1-b): levering van de diensten.
• Wettelijke verplichting (art. 6-1-c): boekhoudkundige/fiscale verplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6-1-f): beveiliging, fraudepreventie, verbetering.
• Toestemming (art. 6-1-a): marketingcommunicatie indien vereist.

4. Verwerkingswijze

Wij passen de principes van minimalisatie, integriteit en vertrouwelijkheid toe.

• Toegangsrechten per rol, sterke authenticatie aanbevolen (MFA).
• Versleuteling tijdens overdracht (TLS) en opslag indien beschikbaar.
• Logging van toegang en gevoelige acties (audit trail).
• Back-ups en periodieke hersteltesten.

5. Bewaartermijnen

Gegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor de doeleinden en/of wettelijke termijnen (bv. boekhoudstukken 7–10 jaar). Bij afsluiting van het account wordt export aangeboden; sommige gegevens kunnen worden bewaard voor wettelijke verplichtingen of bewijs.

6. Delen & verwerkers

Wij doen beroep op leveranciers voor bepaalde functies.

• Hosting & cloud (EU/EER bij voorkeur); back-up & CDN.
• Betaalgateways en banken (afstemming, incasso).
• Peppol-netwerk / e-facturatieautoriteiten.
• Transactionele e-mail & supporttools.
• E-commerce-integraties (Prestashop, WooCommerce, Shopify…).

7. Doorgifte buiten de EER

Indien doorgifte buiten de EER plaatsvindt, passen wij passende waarborgen toe (SCC’s, adequaatheidsbesluiten, aanvullende maatregelen).

8. Beveiliging

• Technische & organisatorische maatregelen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging.
• Regelmatige tests & updates; patching van kwetsbaarheden.
• Principe van minimale rechten en segmentatie van omgevingen.

Aan uw kant: gebruik sterke wachtwoorden, activeer MFA, beheer interne toegang, controleer documenten vóór indiening, exporteer/maak regelmatig back-ups.

9. Uw rechten

• Inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar.
• Intrekking van toestemming indien dit de rechtsgrond is.
• Recht om klacht in te dienen bij de bevoegde autoriteit.

Uitoefening via: support@novadesko.com (identiteitsbewijs kan vereist zijn).

10. Cookies & trackers

Wij gebruiken technische cookies (essentieel) en indien van toepassing analytische of marketingcookies.

• Technisch/sessie: werking, authenticatie.
• Analyse: publieksmeting en verbetering.
• Marketing: enkel met uw toestemming.

U kunt uw voorkeuren beheren via de cookiebanner of uw browserinstellingen.

11. E-facturatie (Peppol)

Voor e-facturatie kunnen metadata en identificatoren via Peppol worden uitgewisseld.

• Verwerking van gestructureerde facturen (EN 16931 / Peppol BIS 3.0 – UBL).
• Technische controles en logging van uitwisselingen.
• Wettelijke bewaring volgens toepasselijke termijnen.

12. Betalingen & banken

Betalingsgegevens verwerkt voor incasso en afstemming.

• Gateways (kaart, SEPA, wallets): betalingstokens, referenties.
• Bankafstemming (IBAN/BIC, labels, bedragen, datums).
• Geen opslag van gevoelige kaartgegevens indien getokeniseerd door PSP.

13. E-commerce-integraties

Synchronisatie van bestellingen/producten afhankelijk van geactiveerde koppelingen.

• Prestashop, WooCommerce, Shopify: vereiste imports/exports.
• Respecteer de voorwaarden van elk derde-platform.

14. Logging & bewijs

Toegangs-/eventlogs worden bewaard voor beveiliging, support en bewijs bij incident of geschil, gedurende een proportionele periode.

15. Minderjarigen

De dienst is bedoeld voor professionals; wij richten ons niet op minderjarigen.

16. Wijzigingen in het beleid

Wij kunnen dit beleid bijwerken; de update-datum wordt vermeld. Belangrijke wijzigingen kunnen worden meegedeeld.

17. Contact

Novadesko — Rue de Boussoit 4, 7110 Maurage (BE) — BE 1018.192.568 — support@novadesko.com — +32 64 49 62 23

18. Toezichthoudende autoriteit

Gegevensbeschermingsautoriteit (België) — Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/