Facturatiesoftware Belgie: offertes, btw facturen en Peppol

Wat facturatiesoftware in Belgie echt moet kunnen

De meeste facturatietools op de markt zijn gebouwd voor een Amerikaanse of Nederlandse ondernemer. Ze maken mooie facturen, en daarna staat u alleen voor een rooster van de Belgische btw aangifte, voor een klant in de bouw met btw verlegd naar de medecontractant, of voor een factuur die via Peppol moet vertrekken. Daar valt de keuze, niet bij het aantal sjablonen.

Software die past bij het Belgische terrein doet vier dingen goed. Ze maakt een factuur met alle wettelijke vermeldingen en het juiste btw tarief. Ze verstuurt die factuur in een gestructureerd elektronisch formaat, niet gewoon als pdf. Ze toont op elk moment waar u staat met de btw van dit kwartaal. En ze geeft uw boekhouder een eigen toegang, zodat het heen en weer met bijlagen stopt.

Novadesko is in Luik geschreven voor Belgische ondernemingen. Btw, voorschotten, creditnota's, intracommunautaire facturen en de verlegging in de bouw zijn geen exotische extra's die er later zijn bijgeplakt: het is de dagelijkse praktijk van onze gebruikers.

• Offertes, facturen, creditnota's, terugkerende facturen en voorschotten
• Belgische tarieven van 21 %, 12 %, 6 % en 0 %, met de bijzondere regelingen
• Peppol inbegrepen, zonder aparte dienstverlener
• Automatische herinneringen en opvolging van openstaande bedragen
• Gratis toegang voor uw boekhouder, in hetzelfde dossier

Van aanvaarde offerte naar verstuurde factuur, zonder overtypen

Veel zelfstandigen verliezen tijd op net dezelfde plek: de offerte staat in een tekstverwerker en moet daarna opnieuw ingetikt worden als factuur. In Novadesko zijn de offerte en de factuur hetzelfde document in twee stadia. De klant aanvaardt online, u klikt, en de factuur staat klaar met dezelfde lijnen, dezelfde prijzen en dezelfde klant.

Uw artikelen en prestaties zitten in een catalogus, met hun prijs en hun btw tarief. U typt drie letters en de lijn vult zich. Voor forfaits of abonnementen vertrekt een terugkerende factuur vanzelf op de gekozen datum, en u krijgt gewoon de bevestiging van verzending.

De nummering loopt automatisch door, zodat u geen gat in de reeks krijgt dat uw boekhouder pas bij de jaarafsluiting opmerkt. Voorschotten worden zonder handwerk van de eindfactuur afgetrokken, en een creditnota vertrekt vanuit de oorspronkelijke factuur met behoud van de link tussen beide stukken.

Facturen die kloppen met de Belgische btw, zonder erover na te denken

Een Belgische factuur draagt een reeks verplichte vermeldingen: uw gegevens en ondernemingsnummer, die van de klant, de datum van uitreiking, een volgnummer, de omschrijving van de goederen of diensten, de maatstaf van heffing per tarief, het btw bedrag en de vervaldag. Novadesko stelt dat allemaal samen en weigert een factuur te valideren waar een stuk van de puzzel ontbreekt.

Het juiste tarief volgt uit wat u verkoopt: 21 % in het gewone geval, 6 % voor bepaalde renovatiewerken of voeding, 12 % voor een paar situaties zoals horeca om mee te nemen onder bepaalde voorwaarden. U stelt het tarief een keer in op het artikel, daarna volgt het vanzelf.

De regelingen waar iedereen over twijfelt zitten er van bij het begin in. Een btw plichtige klant in een andere lidstaat zet de intracommunautaire verlegging in gang met de juiste vermelding. Een werf voor een Belgische btw plichtige klant zet de medecontractant in gang. Een particuliere klant blijft in de gewone regeling. En het totaal dat u aan de fiscus verschuldigd bent, groeit mee met uw facturen in plaats van pas de dag voor de vervaldag zichtbaar te worden.

Peppol: wat er veranderd is sinds 1 januari 2026

Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen btw plichtige ondernemingen die in Belgie gevestigd zijn, in gestructureerde elektronische vorm worden uitgereikt en ontvangen. Concreet volstaat een pdf in bijlage van een mail niet meer voor die uitwisselingen. Er moet een netwerk aan te pas komen, en in Belgie heet dat netwerk Peppol.

Novadesko is een gecertificeerd Peppol toegangspunt. U hoeft dus geen apart contract te tekenen met een dienstverlener en er komt geen maandelijkse toeslag bij: versturen en ontvangen gebeuren op hetzelfde scherm als de rest van uw facturatie. Uw Peppol identificatie bouwt verder op uw ondernemingsnummer, en de registratie gebeurt bij de activering.

Aan de ontvangstkant komen de facturen van uw leveranciers rechtstreeks in uw dossier terecht, meteen leesbaar voor de machine. Geen foto van een factuur meer bijsnijden, geen bedragen meer overtypen. Dat is veruit de tijdswinst die gebruikers na enkele weken het vaakst vermelden.

Uw particuliere klanten blijven gewoon een klassieke pdf per mail krijgen. De verplichting geldt enkel tussen btw plichtige ondernemingen, en de software kiest het juiste kanaal op basis van de klantfiche.

Sneller betaald worden, zonder zelf te moeten aanmanen

Een verstuurde factuur is nog geen betaalde factuur. Betaalachterstand blijft het eerste kasprobleem van kleine Belgische structuren, vaak gewoon omdat niemand de moed heeft om een goede klant aan te spreken over twintig dagen vertraging.

Novadesko stuurt de herinneringen in uw plaats, op het ritme dat u bepaalt: een vriendelijk bericht op de vervaldag, een tweede een week later, daarna een stevigere derde. U houdt de toon zelf in handen en kunt een klant altijd uit een lopende reeks halen.

Elke factuur krijgt een gestructureerde mededeling, en de koppeling met uw bankverrichtingen zet de factuur op betaald zodra het geld binnenkomt. Het dashboard toont doorlopend wat openstaat, wat te laat is en wat er binnen de dertig dagen mag binnenkomen.

• Geplande herinneringen met een aanpasbaar mailsjabloon
• Gestructureerde mededeling op elke factuur
• Automatische afpunting van ontvangen betalingen
• Kaszicht op de verwachte inkomsten

Wat uw boekhouder aan het einde van het kwartaal krijgt

De echte test van facturatiesoftware komt op het moment van de aangifte. Moet uw boekhouder uw verkopen opnieuw intikken, dan hebt u het werk enkel verplaatst en betaalt u er twee keer voor.

Uw boekhouder opent uw dossier met een eigen toegang, gratis en onbeperkt, en vindt er de verkopen, de aankopen, de bewijsstukken en het detail per btw tarief. Hij exporteert wat hij nodig heeft naar zijn vertrouwde omgeving, zonder te wachten tot u zijn mail van vrijdagavond beantwoordt.

Houdt u de boekhouding zelf bij, dan voeden dezelfde cijfers rechtstreeks de voorbereiding van uw periodieke aangifte, met het detail per rooster. U ziet het te reserveren bedrag aankomen in plaats van het op de 20e van de maand te ontdekken.

Wat facturatie bij Novadesko kost

Het abonnement start op 19 euro exclusief btw per maand, zonder looptijd. Peppol facturatie zit erin, net als het CRM, de opvolging van de kas en de toegang van uw boekhouder. Er zijn geen installatiekosten, want er valt niets te installeren.

De klassieke val op deze markt is de lage instapprijs waar daarna de module e facturatie, het aantal facturen, het aantal gebruikers en de support bijkomen. Wij kondigen liever een bedrag aan dat niet beweegt wanneer uw zaak groeit.

Vanmiddag starten, eerste factuur inbegrepen

De proefperiode duurt 14 dagen en vraagt geen bankkaart. U maakt uw account aan, u vult uw ondernemingsnummer in, en de software haalt uw publieke gegevens bij de Kruispuntbank van Ondernemingen op om uw briefhoofd vooraf in te vullen.

Reken op een kwartier voor uw eerste factuur: uw logo, uw betalingsvoorwaarden, een klant, twee prestatielijnen. De activering van Peppol duurt enkele minuten extra en gebeurt vanaf hetzelfde scherm.

Komt u van een andere tool, dan importeert u uw klanten en artikelen uit een bestand, en uw oude facturen mogen bij uw vorige leverancier blijven staan tot u uw archief hebt opgehaald. Niemand vraagt u om alles op een dag over te zetten.

Veelgestelde vragen