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Gestão de caixa: a rotina que evita más surpresas

Uma caixa mal gerida vê-se primeiro no fim do mês, quando os números deixam de bater certo. Eis a rotina diária que mantém uma caixa fiável, e o que uma inspeção espera de si.

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Porque é que uma caixa descarrila quase sempre pelas mesmas razões

Uma caixa é uma conta de tesouraria como outra qualquer. Deve poder ser justificada a qualquer momento, talão a talão, incluindo para os movimentos que não são vendas.

Os problemas raramente vêm de uma fraude. Vêm dos pequenos gestos não registados: uma compra de recurso paga com o dinheiro da gaveta, uma gorjeta acrescentada, um reembolso feito de mão em mão.

As saídas de dinheiro sem documento comprovativo são a primeira causa de diferença.
A mistura entre caixa profissional e dinheiro pessoal torna a reconstituição impossível.
As anulações lançadas depois do facto, sem motivo, chamam a atenção numa inspeção.

Uma regra simples resolve 90 % dos casos: tudo o que entra ou sai da gaveta passa pela caixa, mesmo uma despesa de 4 €.

Abrir o dia como deve ser

O fundo de caixa deve ser idêntico todas as manhãs. É este montante fixo que torna a diferença legível à noite, sem cálculos complicados.

Conte o fundo de caixa e anote-o antes da primeira venda.
Verifique que o terminal de pagamento está aberto no dia contabilístico certo.
Controle que os preços e as taxas de IVA alterados na véspera estão atualizados.

O fecho diário, passo a passo

O fecho demora cinco minutos quando é feito todos os dias, e meio dia quando é adiado para o fim do mês.

Tire o relatório do dia: total das vendas, discriminação por taxa de IVA, detalhe por meio de pagamento.
Conte o dinheiro, deduza o fundo de caixa e compare com o total em numerário do relatório.
Reconcilie o total dos pagamentos por cartão com o extrato do terminal.
Justifique cada saída de dinheiro com o respetivo documento e arrume depois os talões do dia com o relatório.
Anote a eventual diferença, mesmo que seja de alguns cêntimos.

Conserve os relatórios diários com os seus documentos contabilísticos. Um relatório diário completo vale mais do que um total mensal reconstituído de memória.

O que fazer com as diferenças de caixa

Uma diferença não é um problema em si, uma diferença escondida torna-se um. O objetivo não é chegar a zero todas as noites, mas saber explicar as variações.

Anote a diferença no próprio dia, com a causa provável se a conhecer.
Veja se a diferença se repete na mesma altura do dia ou com a mesma pessoa na caixa.
Verifique os trocos nas notas grandes, fonte clássica de erro.
Controle as vendas anuladas e os reembolsos do dia.

Uma diferença regular e sempre no mesmo sentido assinala em geral um problema de procedimento, não de honestidade.

O sistema de caixa registadora no horeca

No horeca, um estabelecimento cujo volume de negócios anual ligado às refeições consumidas no local ultrapasse 25 000 € sem IVA deve utilizar um sistema de caixa registadora certificado e emitir um talão por cada operação.

Este sistema regista as operações de forma inalterável. O talão entregue ao cliente comporta dados de controlo próprios do estabelecimento, e as correções ficam registadas.

O talão deve ser emitido no momento da operação, não no fim do serviço.
As refeições do pessoal e as ofertas também se registam, com o motivo adequado.
O controlo das horas do pessoal é feito em paralelo com o volume de negócios declarado.

Fora do horeca, o sistema certificado não é exigido, mas a obrigação de justificar as suas receitas continua a ser a mesma.

O que o Novadesko automatiza na caixa

A ideia é simples: o que se passa ao balcão deve encontrar-se nos seus números sem reintrodução de dados.

Cada cobrança atualiza o stock, artigo a artigo.
A discriminação por taxa de IVA é calculada continuamente, pronta para a declaração.
O fecho do dia produz um relatório completo, com o detalhe por meio de pagamento.
As vendas da caixa e as faturas de clientes alimentam o mesmo painel de tesouraria.

Perguntas frequentes

É preciso fechar a caixa todos os dias?

Sim, é a única forma de detetar uma diferença enquanto ainda é explicável. Um fecho diário demora alguns minutos, uma reconstituição mensal demora um dia.

Posso pagar uma pequena compra com o dinheiro da caixa?

É possível, desde que registe a saída e conserve o talão da compra. Sem documento comprovativo, a saída torna-se uma diferença inexplicada.

O meu comércio não é horeca, preciso de um sistema certificado?

Não, a obrigação de sistema de caixa registadora visa o horeca acima do limiar de 25 000 € de refeições consumidas no local. Deve no entanto poder justificar as suas receitas de forma fiável.

Como ligar a caixa à contabilidade?

Trabalhando com uma ferramenta única: os talões, as faturas e o stock alimentam os mesmos diários, o que elimina a dupla introdução e os totais que não batem certo.

A ler a seguir

Este artigo é fornecido a título informativo. As regras e os limiares evoluem todos os anos: confirme a sua situação junto do seu contabilista ou do SPF Finances antes de decidir.

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