Peppol, o que é exatamente?
O Peppol é uma rede internacional que transporta documentos comerciais entre empresas. Cada participante é aí identificado pelo seu número de empresa e passa por um ponto de acesso certificado, um pouco como uma morada e um operador para um envio registado.
O documento que circula não é um PDF. É um ficheiro estruturado no formato Peppol BIS, que o software do destinatário lê sozinho: número de fatura, data, linhas, taxas de IVA, dados de pagamento. O seu cliente pode assim integrá-lo sem o reintroduzir.
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Um PDF enviado por e-mail continua a ser um documento para um humano ler, mesmo que esteja perfeitamente apresentado.
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Uma fatura Peppol é um conjunto de dados validado no envio, o que afasta logo à partida as faturas incompletas.
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A rede confirma a entrega, pelo que sabe se a sua fatura chegou ao destinatário.
Pode continuar a enviar um PDF legível ao seu cliente em paralelo. Um não substitui o outro, é o documento estruturado que tem valor de original.
Quem é abrangido e quem não é
A obrigação visa as faturas entre empresas sujeitas a IVA estabelecidas na Bélgica. Se fatura a profissionais, está no âmbito, quer seja em sociedade ou em nome individual, em atividade principal ou complementar.
As faturas dirigidas a particulares ficam fora do dispositivo. Continua a entregá-las por e-mail ou em papel, com as mesmas menções legais de antes.
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Os trabalhadores independentes em regime de franquia devem pelo menos estar em condições de receber faturas eletrónicas estruturadas.
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Os sujeitos passivos isentos pelo artigo 44 do Código do IVA, como certas profissões médicas, estão fora da obrigação de emissão.
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As vendas a particulares, a caixa e os talões não são abrangidos.
Mesmo que a sua clientela seja sobretudo composta por particulares, ative a receção. Os seus fornecedores enviarão as faturas por Peppol e não quer descobri-las com um trimestre de atraso.
O que muda no seu dia a dia
A primeira mudança é o rigor dos dados. Um número de empresa errado ou uma linha sem taxa de IVA passava despercebido num PDF, mas faz falhar um envio Peppol.
A segunda é o ritmo de pagamento. As suas faturas chegam diretamente à ferramenta contabilística do cliente, sem passar por uma caixa de entrada atulhada, o que encurta o prazo até à validação.
A terceira diz respeito às suas compras. As faturas dos seus fornecedores entram em formato estruturado e são lidas automaticamente, o que reduz a introdução manual e os esquecimentos de IVA dedutível.
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Uma base de clientes limpa torna-se um ativo: número de empresa completo, forma jurídica, morada exata.
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As menções obrigatórias devem ser preenchidas na linha, não acrescentadas em texto livre no fundo da página.
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As notas de crédito seguem o mesmo circuito que as faturas.
Enviar a sua primeira fatura Peppol
O percurso é mais curto do que parece. Na prática, tudo se joga em quatro etapas.
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Verifique a sua própria ficha: número de empresa, morada da sede, regime de IVA e dados bancários.
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Complete o número de empresa dos seus clientes profissionais e verifique depois se estão registados na rede.
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Crie a fatura como de costume, assegurando-se de que cada linha tem a sua taxa de IVA.
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Envie e controle depois o aviso de entrega. Em caso de rejeição, o motivo é indicado e a correção demora alguns segundos.
Faça um primeiro envio para um cliente de confiança, de preferência no início do mês. Verá logo se falta algum dado na ficha da sua empresa.
Os erros que fazem perder tempo
As rejeições vêm quase sempre das mesmas causas, e nenhuma é complicada de corrigir.
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Um número de empresa introduzido com espaços ou sem o prefixo do país.
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Uma linha de fatura a 0 % sem menção do motivo de isenção ou de autoliquidação.
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Uma morada de faturação diferente da registada na Banque-Carrefour des Entreprises.
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Um cliente não registado na rede, a quem ainda é preciso enviar um PDF até ele se equipar.
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Adiantamentos faturados fora do software, que quebram a numeração contínua.
Mantenha uma numeração única e contínua para todas as suas faturas, seja qual for o canal de envio. É a primeira coisa que o seu contabilista vai verificar.
Como o Novadesko gere o Peppol
O envio e a receção passam pelo ponto de acesso integrado, sem software adicional nem contrato separado.
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A fatura é validada antes do envio, os campos em falta são assinalados durante a redação.
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O estado de entrega é visível na fatura, com o motivo exato em caso de rejeição.
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As faturas de compra recebidas são arrumadas e reconciliadas com os seus pagamentos.
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As exportações para o seu contabilista continuam disponíveis, no mesmo sítio de antes.
Perguntas frequentes
Um PDF enviado por e-mail ainda é válido entre empresas?
Continua a ser útil como cópia de leitura, mas já não substitui a fatura estruturada entre sujeitos passivos belgas. É o documento eletrónico transmitido na rede que faz fé.
Tenho de pagar uma subscrição separada para o Peppol?
No Novadesko, o envio e a receção estão incluídos nos planos. O detalhe figura na página de preços, sem custos por documento.
Como sei se o meu cliente pode receber uma fatura Peppol?
A verificação faz-se a partir do número de empresa dele, no momento de criar ou registar a ficha do cliente. Se o cliente ainda não estiver registado, é informado antes do envio.
O que acontece se uma fatura for rejeitada pela rede?
Não é considerada enviada. O motivo da rejeição é apresentado, corrige o dado em causa e relança o envio sem recriar a fatura.
E os meus clientes particulares?
Nada muda para eles. Continua a enviar-lhes uma fatura clássica por e-mail ou em papel, com as mesmas menções legais.
A ler a seguir
Este artigo é fornecido a título informativo. As regras e os limiares evoluem todos os anos: confirme a sua situação junto do seu contabilista ou do SPF Finances antes de decidir.
