Kassabeheer: de routine die verrassingen voorkomt

Waarom een kassa bijna altijd om dezelfde redenen ontspoort

Een kassa is een geldrekening zoals een andere. Ze moet op elk moment verantwoord kunnen worden, ticket per ticket, ook voor bewegingen die geen verkoop zijn.

De problemen komen zelden van fraude. Ze komen van kleine niet geregistreerde handelingen: een dringende aankoop betaald met geld uit de lade, een fooi die erbij komt, een terugbetaling van hand tot hand.

• Geld uit de lade zonder bewijsstuk is de belangrijkste oorzaak van verschillen.
• Beroepsgeld en privégeld door elkaar maakt elke reconstructie onmogelijk.
• Annulaties die achteraf ingetikt worden zonder reden vallen op bij een controle.

De dag netjes openen

Het wisselgeld moet elke ochtend hetzelfde zijn. Precies dat vaste bedrag maakt het verschil 's avonds leesbaar, zonder ingewikkelde berekening.

• Tel het wisselgeld en noteer het vóór de eerste verkoop.
• Kijk na of de betaalterminal op de juiste boekhoudkundige dag staat.
• Controleer of de prijzen en btw-tarieven die u gisteren aanpaste correct staan.

De dagafsluiting stap voor stap

De afsluiting kost vijf minuten wanneer u ze elke dag doet, en een halve dag wanneer u ze uitstelt tot het einde van de maand.

• Haal het dagrapport op: totaal van de verkopen, opsplitsing per btw-tarief, detail per betaalmiddel.
• Tel het contante geld, trek het wisselgeld af en vergelijk met het cashtotaal van het rapport.
• Leg het totaal van de kaartbetalingen naast de afrekening van de terminal.
• Verantwoord elke uitgave in contanten met haar bewijsstuk en berg de tickets van de dag bij het rapport.
• Noteer het eventuele verschil, ook al gaat het om enkele centen.

Wat te doen met kasverschillen

Een verschil is op zich geen probleem, een verborgen verschil wordt er wel een. Het doel is niet om elke avond op nul uit te komen, wel om de schommelingen te kunnen uitleggen.

• Noteer het verschil dezelfde dag, met de vermoedelijke oorzaak als u ze kent.
• Kijk of het verschil telkens op hetzelfde moment van de dag of bij dezelfde persoon aan de kassa opduikt.
• Controleer het teruggegeven wisselgeld op grote biljetten, een klassieke bron van fouten.
• Overloop de geannuleerde verkopen en de terugbetalingen van de dag.

Het geregistreerd kassasysteem in de horeca

In de horeca moet een zaak waarvan de jaaromzet uit ter plaatse verbruikte maaltijden meer dan 25 000 euro exclusief btw bedraagt, een geregistreerd kassasysteem gebruiken en voor elke handeling een ticket afleveren.

Dat systeem registreert de handelingen op een onveranderlijke manier. Het ticket voor de klant bevat controlegegevens die eigen zijn aan de zaak, en correcties blijven traceerbaar.

• Het ticket moet op het moment van de handeling afgeleverd worden, niet op het einde van de dienst.
• Maaltijden voor het personeel en gratis consumpties worden ook geregistreerd, met de juiste reden.
• De opvolging van de werkuren van het personeel wordt naast de aangegeven omzet gelegd.

Wat Novadesko aan de kassa automatiseert

Het idee is eenvoudig: wat aan de toonbank gebeurt, hoort zonder overtikken in uw cijfers terecht te komen.

• Elke betaling werkt de voorraad bij, artikel per artikel.
• De opsplitsing per btw-tarief loopt continu mee en is klaar voor de aangifte.
• De dagafsluiting levert een volledig rapport op, met het detail per betaalmiddel.
• Kassaverkopen en klantenfacturen voeden hetzelfde dashboard voor uw cashflow.

Veelgestelde vragen