Waarom een kassa bijna altijd om dezelfde redenen ontspoort
Een kassa is een geldrekening zoals een andere. Ze moet op elk moment verantwoord kunnen worden, ticket per ticket, ook voor bewegingen die geen verkoop zijn.
De problemen komen zelden van fraude. Ze komen van kleine niet geregistreerde handelingen: een dringende aankoop betaald met geld uit de lade, een fooi die erbij komt, een terugbetaling van hand tot hand.
-
Geld uit de lade zonder bewijsstuk is de belangrijkste oorzaak van verschillen.
-
Beroepsgeld en privégeld door elkaar maakt elke reconstructie onmogelijk.
-
Annulaties die achteraf ingetikt worden zonder reden vallen op bij een controle.
Eén eenvoudige regel lost 90 % van de gevallen op: alles wat de lade in- of uitgaat, passeert via de kassa, ook een uitgave van 4 euro.
De dag netjes openen
Het wisselgeld moet elke ochtend hetzelfde zijn. Precies dat vaste bedrag maakt het verschil 's avonds leesbaar, zonder ingewikkelde berekening.
-
Tel het wisselgeld en noteer het vóór de eerste verkoop.
-
Kijk na of de betaalterminal op de juiste boekhoudkundige dag staat.
-
Controleer of de prijzen en btw-tarieven die u gisteren aanpaste correct staan.
De dagafsluiting stap voor stap
De afsluiting kost vijf minuten wanneer u ze elke dag doet, en een halve dag wanneer u ze uitstelt tot het einde van de maand.
-
Haal het dagrapport op: totaal van de verkopen, opsplitsing per btw-tarief, detail per betaalmiddel.
-
Tel het contante geld, trek het wisselgeld af en vergelijk met het cashtotaal van het rapport.
-
Leg het totaal van de kaartbetalingen naast de afrekening van de terminal.
-
Verantwoord elke uitgave in contanten met haar bewijsstuk en berg de tickets van de dag bij het rapport.
-
Noteer het eventuele verschil, ook al gaat het om enkele centen.
Bewaar de dagrapporten bij uw boekhoudstukken. Een volledig dagrapport is meer waard dan een maandtotaal dat uit het geheugen gereconstrueerd wordt.
Wat te doen met kasverschillen
Een verschil is op zich geen probleem, een verborgen verschil wordt er wel een. Het doel is niet om elke avond op nul uit te komen, wel om de schommelingen te kunnen uitleggen.
-
Noteer het verschil dezelfde dag, met de vermoedelijke oorzaak als u ze kent.
-
Kijk of het verschil telkens op hetzelfde moment van de dag of bij dezelfde persoon aan de kassa opduikt.
-
Controleer het teruggegeven wisselgeld op grote biljetten, een klassieke bron van fouten.
-
Overloop de geannuleerde verkopen en de terugbetalingen van de dag.
Een verschil dat regelmatig terugkeert en altijd dezelfde kant uitgaat, wijst meestal op een procedureprobleem, niet op oneerlijkheid.
Het geregistreerd kassasysteem in de horeca
In de horeca moet een zaak waarvan de jaaromzet uit ter plaatse verbruikte maaltijden meer dan 25 000 euro exclusief btw bedraagt, een geregistreerd kassasysteem gebruiken en voor elke handeling een ticket afleveren.
Dat systeem registreert de handelingen op een onveranderlijke manier. Het ticket voor de klant bevat controlegegevens die eigen zijn aan de zaak, en correcties blijven traceerbaar.
-
Het ticket moet op het moment van de handeling afgeleverd worden, niet op het einde van de dienst.
-
Maaltijden voor het personeel en gratis consumpties worden ook geregistreerd, met de juiste reden.
-
De opvolging van de werkuren van het personeel wordt naast de aangegeven omzet gelegd.
Buiten de horeca is een gecertificeerd systeem niet verplicht, maar de verplichting om uw ontvangsten te verantwoorden blijft dezelfde.
Wat Novadesko aan de kassa automatiseert
Het idee is eenvoudig: wat aan de toonbank gebeurt, hoort zonder overtikken in uw cijfers terecht te komen.
-
Elke betaling werkt de voorraad bij, artikel per artikel.
-
De opsplitsing per btw-tarief loopt continu mee en is klaar voor de aangifte.
-
De dagafsluiting levert een volledig rapport op, met het detail per betaalmiddel.
-
Kassaverkopen en klantenfacturen voeden hetzelfde dashboard voor uw cashflow.
Veelgestelde vragen
Moet ik de kassa elke dag afsluiten?
Ja, dat is de enige manier om een verschil op te merken zolang het nog verklaarbaar is. Een dagelijkse afsluiting kost enkele minuten, een maandelijkse reconstructie kost een dag.
Mag ik een kleine aankoop met geld uit de kassa betalen?
Dat kan, op voorwaarde dat u de uitgave registreert en het aankoopticket bewaart. Zonder bewijsstuk wordt die uitgave een onverklaard verschil.
Mijn zaak is geen horeca, heb ik een gecertificeerd systeem nodig?
Nee, het geregistreerd kassasysteem geldt voor de horeca boven de drempel van 25 000 euro aan ter plaatse verbruikte maaltijden. U moet uw ontvangsten wel betrouwbaar kunnen verantwoorden.
Hoe koppel ik de kassa aan de boekhouding?
Door met één systeem te werken: tickets, facturen en voorraad voeden dezelfde journalen, waardoor dubbele invoer en totalen die niet aansluiten verdwijnen.
Verder lezen
Dit artikel is louter informatief. Regels en drempels wijzigen elk jaar: bevestig uw situatie bij uw boekhouder of bij de FOD Financiën voordat u beslist.
