Gestión de caja: la rutina que evita las malas sorpresas

Por qué una caja se descuadra casi siempre por las mismas razones

Una caja es una cuenta de tesorería como otra cualquiera. Debe poder justificarse en todo momento, ticket por ticket, incluso para los movimientos que no son ventas.

Los problemas rara vez vienen de un fraude. Vienen de los pequeños gestos sin registrar: una compra de emergencia pagada con el dinero del cajón, una propina añadida, un reembolso hecho de mano en mano.

• Las salidas de efectivo sin justificante son la primera causa de descuadre.
• Mezclar la caja profesional con el dinero personal hace imposible reconstruir lo ocurrido.
• Las anulaciones hechas a posteriori, sin motivo, llaman la atención en una inspección.

Abrir la jornada correctamente

El fondo de caja debe ser el mismo cada mañana. Ese importe fijo es lo que hace legible el descuadre por la noche, sin cálculos complicados.

• Cuenta el fondo de caja y anótalo antes de la primera venta.
• Comprueba que el terminal de pago está abierto en la jornada contable correcta.
• Controla que los precios y los tipos de IVA modificados el día anterior están al día.

El cierre diario, paso a paso

El cierre lleva cinco minutos cuando se hace todos los días, y media jornada cuando se aplaza a final de mes.

• Saca el informe de la jornada: total de ventas, desglose por tipo de IVA, detalle por medio de pago.
• Cuenta el efectivo, resta el fondo de caja y compáralo con el total de efectivo del informe.
• Concilia el total de los pagos con tarjeta con el recuento del terminal.
• Justifica cada salida de efectivo con su comprobante y guarda los tickets del día junto con el informe.
• Anota el descuadre, si lo hay, aunque sea de unos céntimos.

Qué hacer con los descuadres de caja

Un descuadre no es un problema en sí; un descuadre oculto sí lo es. El objetivo no es llegar a cero cada noche, sino saber explicar las variaciones.

• Anota el descuadre el mismo día, con su causa probable si la conoces.
• Mira si el descuadre se repite a la misma hora del día o con la misma persona en caja.
• Revisa los cambios devueltos en los billetes grandes, fuente clásica de error.
• Controla las ventas anuladas y los reembolsos de la jornada.

El sistema de caja registradora en la hostelería

En la hostelería, un establecimiento cuya facturación anual por comidas consumidas en el local supere los 25 000 € sin IVA debe usar un sistema de caja registradora certificado y entregar un ticket por cada operación.

Este sistema registra las operaciones de forma inalterable. El ticket entregado al cliente incluye datos de control propios del establecimiento, y las correcciones quedan registradas.

• El ticket debe entregarse en el momento de la operación, no al final del servicio.
• Las comidas del personal y las invitaciones también se registran, con el motivo adecuado.
• El control de las horas del personal se verifica en paralelo a la facturación declarada.

Lo que automatiza Novadesko en la caja

La idea es sencilla: lo que ocurre en el mostrador debe reflejarse en tus cifras sin volver a introducir nada.

• Cada cobro actualiza el stock, artículo por artículo.
• El desglose por tipo de IVA se calcula de forma continua, listo para la declaración.
• El cierre de jornada genera un informe completo, con el detalle por medio de pago.
• Las ventas de la caja y las facturas de clientes alimentan el mismo panel de tesorería.

Preguntas frecuentes