¿Qué es exactamente Peppol?
Peppol es una red internacional que transporta documentos comerciales entre empresas. Cada participante se identifica en ella con su número de empresa y pasa por un punto de acceso autorizado, un poco como una dirección y un operador en un envío certificado.
El documento que circula no es un PDF. Es un archivo estructurado en formato Peppol BIS, que el software del destinatario lee solo: número de factura, fecha, líneas, tipos de IVA, datos de pago. Tu cliente puede así incorporarlo sin volver a introducirlo.
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Un PDF enviado por correo sigue siendo un documento que lee una persona, aunque esté perfectamente presentado.
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Una factura Peppol es un conjunto de datos validado al enviarse, lo que descarta de entrada las facturas incompletas.
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La red confirma la entrega, así que sabes si tu factura ha llegado al destinatario.
Puedes seguir enviando a tu cliente un PDF legible en paralelo. Uno no sustituye al otro: el documento estructurado es el que tiene valor de original.
Quién está afectado y quién no
La obligación afecta a las facturas entre empresas sujetas establecidas en Bélgica. Si facturas a profesionales, estás dentro del ámbito, seas sociedad o persona física, en actividad principal o complementaria.
Las facturas dirigidas a particulares quedan fuera del dispositivo. Sigues entregándolas por correo o en papel, con las mismas menciones legales de antes.
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Los autónomos en régimen de franquicia deben ser capaces, como mínimo, de recibir facturas electrónicas estructuradas.
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Los sujetos pasivos exentos por el artículo 44 del Código del IVA, como algunas profesiones médicas, quedan fuera de la obligación de emisión.
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Las ventas a particulares, la caja y los tickets no están afectados.
Aunque tu clientela sea sobre todo de particulares, activa la recepción. Tus proveedores enviarán sus facturas por Peppol y no querrás descubrirlas con un trimestre de retraso.
Lo que cambia en tu día a día
El primer cambio es el rigor de los datos. Un número de empresa erróneo o una línea sin tipo de IVA pasaba inadvertido en un PDF; en Peppol hace fallar un envío.
El segundo es el ritmo de pago. Tus facturas llegan directamente a la herramienta contable del cliente, sin pasar por una bandeja de entrada saturada, lo que acorta el plazo hasta la validación.
El tercero afecta a tus compras. Las facturas de tus proveedores llegan en formato estructurado y se leen automáticamente, lo que reduce la introducción manual y los olvidos de IVA deducible.
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Una base de clientes limpia se convierte en un activo: número de empresa completo, forma jurídica, dirección exacta.
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Las menciones obligatorias deben indicarse en la línea, no añadirse como texto libre al pie de página.
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Las notas de crédito siguen el mismo circuito que las facturas.
Enviar tu primera factura Peppol
El recorrido es más corto de lo que parece. En la práctica, todo se juega en cuatro pasos.
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Comprueba tu propia ficha: número de empresa, dirección del domicilio social, régimen de IVA y datos bancarios.
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Completa el número de empresa de tus clientes profesionales y comprueba que están registrados en la red.
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Crea la factura como de costumbre, asegurándote de que cada línea lleva su tipo de IVA.
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Envía y comprueba el acuse de entrega. Si hay rechazo, se indica el motivo y la corrección lleva unos segundos.
Haz un primer envío a un cliente de confianza, idealmente a principios de mes. Verás enseguida si falta algún dato en tu ficha de empresa.
Los errores que hacen perder tiempo
Los rechazos vienen casi siempre de las mismas causas, y ninguna es complicada de corregir.
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Un número de empresa introducido con espacios o sin el prefijo del país.
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Una línea de factura al 0 % sin indicar el motivo de la exención o de la inversión del sujeto pasivo.
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Una dirección de facturación distinta de la registrada en la Banque-Carrefour des Entreprises.
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Un cliente no registrado en la red, al que todavía hay que enviar un PDF mientras se equipa.
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Anticipos facturados fuera del software, que rompen la numeración continua.
Mantén una numeración única y continua para todas tus facturas, sea cual sea el canal de envío. Es lo primero que mirará tu contable.
Cómo gestiona Novadesko Peppol
El envío y la recepción pasan por el punto de acceso integrado, sin software adicional ni contrato aparte.
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La factura se valida antes del envío y los campos que faltan se señalan mientras la redactas.
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El estado de entrega es visible en la factura, con el motivo exacto en caso de rechazo.
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Las facturas de compra recibidas se clasifican y se concilian con tus pagos.
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Las exportaciones para tu contable siguen disponibles, en el mismo sitio de siempre.
Preguntas frecuentes
¿Un PDF enviado por correo sigue siendo válido entre empresas?
Sigue siendo útil como copia de lectura, pero ya no sustituye a la factura estructurada entre sujetos pasivos belgas. Lo que hace fe es el documento electrónico transmitido por la red.
¿Tengo que pagar una suscripción aparte por Peppol?
En Novadesko, el envío y la recepción están incluidos en los planes. El detalle figura en la página de precios, sin coste por documento.
¿Cómo sé si mi cliente puede recibir una factura Peppol?
La comprobación se hace a partir de su número de empresa, al crear o guardar la ficha del cliente. Si el cliente aún no está registrado, se te avisa antes del envío.
¿Qué pasa si la red rechaza una factura?
No se considera enviada. Se muestra el motivo del rechazo, corriges el dato en cuestión y repites el envío sin tener que crear la factura de nuevo.
¿Y mis clientes particulares?
Para ellos no cambia nada. Sigues enviándoles una factura clásica por correo o en papel, con las mismas menciones legales.
Para seguir leyendo
Este artículo se ofrece con carácter informativo. Las reglas y los umbrales cambian cada año: confirma tu situación con tu contable o con el SPF Finances antes de decidir.
