Cos'è esattamente Peppol?
Peppol è una rete internazionale che trasporta documenti commerciali tra imprese. Ogni partecipante vi è identificato dal proprio numero d'impresa e passa da un punto di accesso accreditato, un po' come un indirizzo e un operatore per una raccomandata.
Il documento che circola non è un PDF. È un file strutturato in formato Peppol BIS, che il software del destinatario legge da solo: numero di fattura, data, righe, aliquote IVA, coordinate di pagamento. Il tuo cliente può quindi integrarlo senza reinserirlo.
-
Un PDF inviato per e-mail resta un documento da leggere per un essere umano, anche se perfettamente impaginato.
-
Una fattura Peppol è un insieme di dati convalidato all'invio, il che esclude fin da subito le fatture incomplete.
-
La rete conferma la consegna, quindi sai se la tua fattura è arrivata al destinatario.
Puoi continuare a inviare in parallelo un PDF leggibile al tuo cliente. L'uno non sostituisce l'altro: è il documento strutturato ad avere valore di originale.
Chi è interessato e chi no
L'obbligo riguarda le fatture tra imprese soggette a IVA stabilite in Belgio. Se fatturi a professionisti, sei nel campo di applicazione, che tu sia in società o persona fisica, in attività principale o complementare.
Le fatture indirizzate ai privati restano fuori dal dispositivo. Continui a consegnarle per e-mail o su carta, con le stesse diciture legali di prima.
-
Gli autonomi in regime di franchigia devono almeno essere in grado di ricevere fatture elettroniche strutturate.
-
I soggetti passivi esenti ai sensi dell'articolo 44 del Codice IVA, come certe professioni mediche, sono fuori dall'obbligo di emissione.
-
Le vendite ai privati, la cassa e gli scontrini non sono interessati.
Anche se la tua clientela è composta soprattutto da privati, attiva la ricezione. I tuoi fornitori invieranno le fatture tramite Peppol e non vuoi scoprirle con un trimestre di ritardo.
Cosa cambia nella tua quotidianità
Il primo cambiamento è il rigore dei dati. Un numero d'impresa errato o una riga senza aliquota IVA passava inosservato in un PDF, mentre fa fallire un invio Peppol.
Il secondo è il ritmo dei pagamenti. Le tue fatture arrivano direttamente nello strumento contabile del cliente, senza passare da una casella di posta affollata, il che accorcia i tempi di convalida.
Il terzo riguarda i tuoi acquisti. Le fatture dei fornitori arrivano in formato strutturato e vengono lette automaticamente, il che riduce l'inserimento manuale e le dimenticanze di IVA detraibile.
-
Un'anagrafica clienti pulita diventa un patrimonio: numero d'impresa completo, forma giuridica, indirizzo esatto.
-
Le diciture obbligatorie vanno indicate nella riga, non aggiunte come testo libero a piè di pagina.
-
Le note di credito seguono lo stesso circuito delle fatture.
Inviare la tua prima fattura Peppol
Il percorso è più breve di quanto sembri. In pratica, tutto si gioca in quattro passaggi.
-
Verifica la tua scheda: numero d'impresa, indirizzo della sede, regime IVA e coordinate bancarie.
-
Completa il numero d'impresa dei tuoi clienti professionali, poi verifica che siano registrati sulla rete.
-
Crea la fattura come al solito, facendo in modo che ogni riga riporti la sua aliquota IVA.
-
Invia, poi controlla la ricevuta di consegna. In caso di rifiuto, il motivo è indicato e la correzione richiede pochi secondi.
Fai un primo invio a un cliente di fiducia, idealmente a inizio mese. Vedrai subito se manca un dato nella scheda della tua azienda.
Gli errori che fanno perdere tempo
I rifiuti dipendono quasi sempre dalle stesse cause, e nessuna è complicata da correggere.
-
Un numero d'impresa inserito con spazi o senza il prefisso del paese.
-
Una riga di fattura allo 0% senza indicazione del motivo di esenzione o di inversione contabile.
-
Un indirizzo di fatturazione diverso da quello registrato presso la Banque-Carrefour des Entreprises.
-
Un cliente non registrato sulla rete, a cui bisogna ancora inviare un PDF finché non si attrezza.
-
Acconti fatturati fuori dal software, che rompono la numerazione continua.
Mantieni una numerazione unica e continua per tutte le tue fatture, a prescindere dal canale di invio. È la prima cosa che guarderà il tuo commercialista.
Come Novadesko gestisce Peppol
Invio e ricezione passano dal punto di accesso integrato, senza software aggiuntivi né contratti separati.
-
La fattura viene convalidata prima dell'invio, i campi mancanti vengono segnalati durante la stesura.
-
Lo stato di consegna è visibile sulla fattura, con il motivo esatto in caso di rifiuto.
-
Le fatture d'acquisto ricevute vengono archiviate e riconciliate con i tuoi pagamenti.
-
Le esportazioni per il tuo commercialista restano disponibili, nello stesso posto di prima.
Domande frequenti
Un PDF inviato per e-mail è ancora valido tra imprese?
Resta utile come copia di lettura, ma non sostituisce più la fattura strutturata tra soggetti passivi belgi. È il documento elettronico trasmesso sulla rete a fare fede.
Devo pagare un abbonamento separato per Peppol?
Con Novadesko invio e ricezione sono inclusi nei piani. Il dettaglio è nella pagina dei prezzi, senza costi per documento.
Come faccio a sapere se il mio cliente può ricevere una fattura Peppol?
La verifica si fa a partire dal suo numero d'impresa, al momento di creare o salvare la scheda cliente. Se il cliente non è ancora registrato, ne sei informato prima dell'invio.
Cosa succede se una fattura viene rifiutata dalla rete?
Non è considerata inviata. Il motivo del rifiuto viene mostrato, correggi il dato in questione e rilanci l'invio senza ricreare la fattura.
E i miei clienti privati?
Per loro non cambia nulla. Continui a inviare una fattura classica per e-mail o su carta, con le stesse diciture legali.
Da leggere dopo
Questo articolo ha scopo puramente informativo. Le regole e le soglie cambiano ogni anno: conferma la tua situazione con il tuo commercialista o lo SPF Finances prima di decidere.
