Wat is Peppol precies?
Peppol is een internationaal netwerk dat handelsdocumenten tussen ondernemingen vervoert. Elke deelnemer wordt er geïdentificeerd met zijn ondernemingsnummer en werkt via een erkend toegangspunt, ongeveer zoals een adres en een operator bij een aangetekende zending.
Wat er circuleert is geen pdf. Het is een gestructureerd bestand in het Peppol BIS-formaat, dat de software van de ontvanger zelf leest: factuurnummer, datum, lijnen, btw-tarieven, betaalgegevens. Uw klant hoeft niets over te tikken.
-
Een pdf per e-mail blijft een document dat een mens moet lezen, hoe mooi het er ook uitziet.
-
Een Peppol-factuur is een set gegevens die bij het versturen gevalideerd wordt, waardoor onvolledige facturen meteen tegengehouden worden.
-
Het netwerk bevestigt de aflevering, u weet dus of uw factuur bij de bestemmeling is aangekomen.
U mag daarnaast gerust een leesbare pdf naar uw klant sturen. Het ene vervangt het andere niet: het gestructureerde document geldt als origineel.
Wie het betreft en wie niet
De verplichting geldt voor facturen tussen btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn. Factureert u aan professionals, dan valt u eronder, of u nu in vennootschap of als natuurlijke persoon werkt, in hoofd- of in bijberoep.
Facturen aan particulieren vallen buiten de regeling. Die bezorgt u nog altijd per e-mail of op papier, met dezelfde wettelijke vermeldingen als vroeger.
-
Zelfstandigen onder de vrijstellingsregeling moeten minstens gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen.
-
Btw-plichtigen die vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 van het Btw-Wetboek, zoals bepaalde medische beroepen, vallen buiten de verzendplicht.
-
Verkoop aan particulieren, kassa en tickets vallen er niet onder.
Ook als uw klanten vooral particulieren zijn, zet de ontvangst aan. Uw leveranciers versturen hun facturen wel via Peppol en u wil die niet pas een kwartaal later ontdekken.
Wat er in uw dagelijkse werk verandert
De eerste verandering is de striktheid van de gegevens. Een fout ondernemingsnummer of een lijn zonder btw-tarief viel in een pdf niet op, maar doet een Peppol-verzending mislukken.
De tweede is het betaalritme. Uw facturen komen rechtstreeks in de boekhoudsoftware van de klant terecht, zonder tussenstop in een volle mailbox, waardoor de goedkeuring sneller gaat.
De derde betreft uw aankopen. Leveranciersfacturen komen gestructureerd binnen en worden automatisch gelezen, wat handmatig inboeken en vergeten aftrekbare btw sterk vermindert.
-
Een propere klantendatabank wordt een troef: volledig ondernemingsnummer, rechtsvorm, juist adres.
-
De verplichte vermeldingen horen op lijnniveau te staan, niet als vrije tekst onderaan de pagina.
-
Creditnota's volgen dezelfde weg als facturen.
Uw eerste Peppol-factuur versturen
Het traject is korter dan het lijkt. In de praktijk komt alles neer op vier stappen.
-
Controleer uw eigen fiche: ondernemingsnummer, adres van de zetel, btw-regeling en bankgegevens.
-
Vul het ondernemingsnummer van uw zakelijke klanten aan en kijk na of ze op het netwerk geregistreerd staan.
-
Maak de factuur zoals gewoonlijk op en zorg dat elke lijn haar btw-tarief draagt.
-
Verstuur en controleer de ontvangstbevestiging. Bij een weigering krijgt u de reden te zien en is de correctie een zaak van seconden.
Doe uw eerste verzending naar een vertrouwde klant, liefst begin van de maand. Zo ziet u meteen of er nog iets ontbreekt in uw ondernemingsfiche.
De fouten die tijd kosten
Weigeringen hebben bijna altijd dezelfde oorzaken, en geen enkele is moeilijk recht te zetten.
-
Een ondernemingsnummer met spaties of zonder landcode.
-
Een factuurlijn aan 0 % zonder vermelding van de vrijstelling of van de verlegging van heffing.
-
Een facturatieadres dat afwijkt van wat in de Kruispuntbank van Ondernemingen staat.
-
Een klant die nog niet op het netwerk staat en aan wie u voorlopig nog een pdf moet bezorgen.
-
Voorschotten die buiten de software gefactureerd worden en zo de doorlopende nummering breken.
Hou één doorlopende nummering aan voor al uw facturen, ongeacht het verzendkanaal. Dat is het eerste waar uw boekhouder naar kijkt.
Hoe Novadesko Peppol aanpakt
Versturen en ontvangen verlopen via het ingebouwde toegangspunt, zonder extra software of apart contract.
-
De factuur wordt vóór verzending gevalideerd, ontbrekende velden verschijnen al tijdens het opmaken.
-
De afleverstatus staat op de factuur, met de exacte reden bij een weigering.
-
Ontvangen aankoopfacturen worden geklasseerd en aan uw betalingen gekoppeld.
-
De exports voor uw boekhouder blijven beschikbaar, op dezelfde plaats als vroeger.
Veelgestelde vragen
Geldt een pdf per e-mail nog tussen ondernemingen?
Als leeskopie blijft die nuttig, maar hij vervangt de gestructureerde factuur tussen Belgische btw-plichtigen niet meer. Het document dat via het netwerk verstuurd wordt, telt.
Moet ik een apart abonnement betalen voor Peppol?
Bij Novadesko zitten versturen en ontvangen in de formules vervat. De details staan op de prijzenpagina, zonder kost per document.
Hoe weet ik of mijn klant een Peppol-factuur kan ontvangen?
De controle gebeurt op basis van zijn ondernemingsnummer, bij het aanmaken of bewaren van de klantenfiche. Staat de klant nog niet geregistreerd, dan weet u dat vóór de verzending.
Wat als een factuur door het netwerk geweigerd wordt?
Dan geldt ze niet als verstuurd. U ziet de reden van de weigering, corrigeert het betrokken gegeven en verstuurt opnieuw zonder de factuur te hermaken.
En mijn particuliere klanten?
Voor hen verandert er niets. U bezorgt hun nog altijd een klassieke factuur per e-mail of op papier, met dezelfde wettelijke vermeldingen.
Verder lezen
Dit artikel is louter informatief. Regels en drempels wijzigen elk jaar: bevestig uw situatie bij uw boekhouder of bij de FOD Financiën voordat u beslist.
