Was ist Peppol genau?
Peppol ist ein internationales Netzwerk, das Geschäftsdokumente zwischen Unternehmen transportiert. Jeder Teilnehmer ist dort über seine Unternehmensnummer identifiziert und läuft über einen zugelassenen Zugangspunkt, ein wenig wie eine Adresse und ein Betreiber bei einem Einschreiben.
Das Dokument, das übertragen wird, ist kein PDF. Es ist eine strukturierte Datei im Format Peppol BIS, die die Software des Empfängers von allein liest: Rechnungsnummer, Datum, Zeilen, MwSt.-Sätze, Zahlungsdaten. Ihr Kunde kann sie also übernehmen, ohne sie neu zu erfassen.
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Ein per E-Mail versandtes PDF bleibt ein Dokument, das ein Mensch lesen muss, auch wenn es perfekt gestaltet ist.
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Eine Peppol-Rechnung ist ein beim Versand validierter Datensatz, was unvollständige Rechnungen von vornherein ausschließt.
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Das Netzwerk bestätigt die Zustellung, Sie wissen also, ob Ihre Rechnung beim Empfänger angekommen ist.
Sie können Ihrem Kunden parallel weiterhin ein lesbares PDF senden. Das eine ersetzt das andere nicht, das strukturierte Dokument hat die Wirkung des Originals.
Wer betroffen ist und wer nicht
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen steuerpflichtigen Unternehmen mit Sitz in Belgien. Wenn Sie gewerbliche Kunden fakturieren, sind Sie im Anwendungsbereich, ob als Gesellschaft oder natürliche Person, im Haupt- oder Nebenberuf.
Rechnungen an Privatpersonen bleiben außerhalb der Regelung. Sie übergeben sie weiterhin per E-Mail oder auf Papier, mit denselben gesetzlichen Angaben wie zuvor.
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Selbstständige im Franchise-Regime müssen mindestens in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen.
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Gemäß Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches befreite Steuerpflichtige, etwa bestimmte medizinische Berufe, sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.
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Verkäufe an Privatpersonen, Kasse und Bons sind nicht betroffen.
Auch wenn Ihre Kundschaft überwiegend aus Privatpersonen besteht, aktivieren Sie den Empfang. Ihre Lieferanten senden ihre Rechnungen über Peppol, und Sie wollen sie nicht mit einem Quartal Verspätung entdecken.
Was sich in Ihrem Alltag ändert
Die erste Änderung ist die Strenge der Daten. Eine falsche Unternehmensnummer oder eine Zeile ohne MwSt.-Satz blieb in einem PDF unbemerkt, in Peppol lässt sie den Versand scheitern.
Die zweite ist der Zahlungsrhythmus. Ihre Rechnungen landen direkt im Buchhaltungstool des Kunden, ohne durch einen überfüllten Posteingang zu gehen, was die Frist bis zur Freigabe verkürzt.
Die dritte betrifft Ihre Einkäufe. Ihre Lieferantenrechnungen kommen im strukturierten Format an und werden automatisch gelesen, was manuelle Erfassung und vergessene abziehbare MwSt. verringert.
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Ein sauberer Kundenstamm wird zum Aktivposten: vollständige Unternehmensnummer, Rechtsform, genaue Adresse.
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Die Pflichtangaben müssen in der Zeile hinterlegt werden, nicht als Freitext am Seitenende ergänzt.
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Gutschriften folgen demselben Weg wie Rechnungen.
Ihre erste Peppol-Rechnung versenden
Der Weg ist kürzer, als er scheint. In der Praxis entscheidet sich alles in vier Schritten.
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Prüfen Sie Ihr eigenes Profil: Unternehmensnummer, Sitzadresse, MwSt.-Regime und Bankverbindung.
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Ergänzen Sie die Unternehmensnummer Ihrer gewerblichen Kunden und prüfen Sie dann, ob sie im Netzwerk registriert sind.
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Erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt und achten Sie darauf, dass jede Zeile ihren MwSt.-Satz trägt.
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Senden Sie und kontrollieren Sie dann die Zustellbestätigung. Bei einer Ablehnung wird der Grund angegeben, und die Korrektur dauert wenige Sekunden.
Machen Sie einen ersten Versand an einen vertrauten Kunden, idealerweise zu Monatsbeginn. Sie sehen sofort, ob in Ihrem Unternehmensprofil eine Angabe fehlt.
Die Fehler, die Zeit kosten
Ablehnungen haben fast immer dieselben Ursachen, und keine ist schwer zu beheben.
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Eine Unternehmensnummer, die mit Leerzeichen oder ohne Länderpräfix erfasst wurde.
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Eine Rechnungszeile mit 0 % ohne Angabe des Befreiungs- oder Reverse-Charge-Grundes.
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Eine Rechnungsadresse, die von der in der Zentralen Datenbank der Unternehmen registrierten abweicht.
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Ein im Netzwerk nicht registrierter Kunde, dem noch ein PDF geschickt werden muss, bis er ausgestattet ist.
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Außerhalb der Software gestellte Anzahlungsrechnungen, die die fortlaufende Nummerierung durchbrechen.
Behalten Sie eine einheitliche, fortlaufende Nummerierung für alle Ihre Rechnungen bei, unabhängig vom Versandkanal. Das ist das Erste, was Ihr Buchhalter ansieht.
Wie Novadesko Peppol handhabt
Versand und Empfang laufen über den integrierten Zugangspunkt, ohne zusätzliche Software und ohne gesonderten Vertrag.
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Die Rechnung wird vor dem Versand validiert, fehlende Felder werden während der Erstellung angezeigt.
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Der Zustellstatus ist auf der Rechnung sichtbar, bei Ablehnung mit dem genauen Grund.
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Empfangene Eingangsrechnungen werden abgelegt und mit Ihren Zahlungen abgeglichen.
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Die Exporte für Ihren Buchhalter bleiben verfügbar, am selben Ort wie zuvor.
Häufige Fragen
Ist ein per E-Mail versandtes PDF zwischen Unternehmen noch gültig?
Es bleibt als Lesekopie nützlich, ersetzt aber zwischen belgischen Steuerpflichtigen nicht mehr die strukturierte Rechnung. Maßgeblich ist das elektronische Dokument, das über das Netzwerk übertragen wird.
Muss ich für Peppol ein separates Abonnement bezahlen?
Bei Novadesko sind Versand und Empfang in den Tarifen enthalten. Die Einzelheiten stehen auf der Tarifseite, ohne Gebühren pro Dokument.
Woher weiß ich, ob mein Kunde eine Peppol-Rechnung empfangen kann?
Die Prüfung erfolgt anhand seiner Unternehmensnummer, beim Anlegen oder Speichern des Kundenprofils. Wenn der Kunde noch nicht registriert ist, werden Sie vor dem Versand darüber informiert.
Was passiert, wenn eine Rechnung vom Netzwerk abgelehnt wird?
Sie gilt nicht als versendet. Der Ablehnungsgrund wird angezeigt, Sie korrigieren die betreffende Angabe und starten den Versand erneut, ohne die Rechnung neu zu erstellen.
Und meine Privatkunden?
Für sie ändert sich nichts. Sie senden ihnen weiterhin eine klassische Rechnung per E-Mail oder auf Papier, mit denselben gesetzlichen Angaben.
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Dieser Artikel dient nur der Information. Regeln und Schwellen ändern sich jedes Jahr: Klären Sie Ihre Situation mit Ihrem Buchhalter oder dem FÖD Finanzen, bevor Sie entscheiden.
