Cosa deve contenere un preventivo per essere firmato
La legge belga non impone una forma al preventivo, tranne in alcune professioni regolamentate. È proprio per questo che va curato: sarà lui a fare fede se il cliente trova la fattura salata tre mesi dopo.
Un buon preventivo dice esattamente cosa è incluso, cosa non lo è e fino a quando il prezzo regge. Un termine di validità di trenta giorni è la norma per la maggior parte degli autonomi, e ti protegge quando i tuoi fornitori aumentano i listini tra l'offerta e il cantiere.
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I tuoi dati completi e il tuo numero d'impresa
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La descrizione delle prestazioni, riga per riga, con le quantità
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Il prezzo IVA esclusa, l'aliquota applicata e il totale da pagare
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La durata di validità dell'offerta
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L'acconto richiesto e il momento in cui è dovuto
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Le tue condizioni generali, o il link che vi rimanda
Fai accettare il preventivo per iscritto, anche con una semplice e-mail. Un link di accettazione datato vale più di un accordo dato al telefono tra un cantiere e l'altro.
Dal sì del cliente alla fattura
È il momento in cui si gioca tutto e in cui si perde più denaro in modo sciocco. Una riga dimenticata, un supplemento accettato a voce che non compare da nessuna parte, uno sconto commerciale applicato due volte: la fattura manuale lascia passare tutto questo.
Quando preventivo e fattura vivono nello stesso strumento, il passaggio è meccanico. Le righe vengono riprese, la numerazione segue la sua serie, l'acconto già incassato viene detratto dal saldo e il documento mantiene il collegamento al preventivo d'origine. Se il cliente contesta, ritrovi i due documenti in dieci secondi.
Per i cantieri lunghi, la fatturazione parziale cambia la vita della tesoreria: fatturi ciò che è stato fatto, il resto del preventivo aspetta il suo turno, e vedi sempre ciò che non è ancora stato fatturato.
Le indicazioni che rendono valida la fattura
Una fattura belga non è un preventivo con un altro titolo. L'amministrazione si aspetta indicazioni precise, e la loro assenza può costare al cliente la detrazione dell'IVA, il che ti varrà una telefonata sgradevole.
La tabella qui sotto riassume cosa deve comparire e dove. Un software serio ti evita di pensarci, perché semplicemente si rifiuta di emettere un documento incompleto.
Cosa deve comparire sul preventivo e sulla fattura
| Elemento |
Sul preventivo |
Sulla fattura |
| Data di emissione |
Consigliata |
Obbligatoria |
| Numero unico e progressivo |
Utile per il monitoraggio |
Obbligatorio |
| Numero d'impresa e numero di partita IVA |
Consigliato |
Obbligatorio per entrambe le parti |
| Descrizione delle prestazioni |
Il cuore del documento |
Obbligatoria |
| Base imponibile, aliquota e importo dell'IVA |
Consigliato |
Obbligatorio |
| Indicazione di esenzione o di inversione contabile |
A seconda del caso |
Obbligatoria quando si applica |
| Data di scadenza del pagamento |
Utile |
Obbligatoria di fatto |
| Durata di validità dell'offerta |
Obbligatoria in pratica |
Non pertinente |
Peppol, dal 2026
Dal 1° gennaio 2026, le fatture tra imprese belghe soggette a IVA circolano in formato strutturato tramite la rete Peppol. Il PDF inviato per e-mail resta perfetto per un cliente privato, ma non basta più tra professionisti.
Il preventivo, invece, non è interessato: lo invii come vuoi, in PDF o tramite un link. È la fattura che deve partire strutturata. Su Novadesko l'invio avviene dalla schermata della fattura, tramite il nostro punto di accesso, senza abbonamento aggiuntivo a un operatore.
Se stai ancora cercando il tuo identificativo Peppol o quello di un cliente, la pagina Peppol del sito ti permette di verificarlo prima di inviare qualsiasi cosa.
Acconti, termini e solleciti
Chiedere un acconto non ha nulla di aggressivo, anzi è la pratica più comune nell'edilizia e negli eventi. Un terzo all'ordine, il saldo alla consegna, e la tua tesoreria non dipende più dalla buona volontà del cliente.
Tra imprese, il termine di pagamento è limitato e gli interessi di mora decorrono di pieno diritto una volta scaduto il termine. Con un privato, la prima messa in mora è gratuita e lascia quattordici giorni di calendario prima di qualsiasi spesa.
Nella pratica, ciò che fa entrare il denaro è la regolarità. Un sollecito cortese dopo sette giorni, un secondo più fermo quindici giorni dopo, e la maggior parte dei ritardi si risolve senza mai parlare di recupero crediti.
Iniziare questo weekend
Basta contare un'ora: il tuo logo, i tuoi dati, il tuo numero di partita IVA, la serie di numerazione che riprende da dove si era fermato il tuo vecchio file e le tue condizioni generali incollate una volta per tutte.
La prova dura quattordici giorni e non richiede carta di credito. Fai un vero preventivo per un vero cliente, accettalo, convertilo, invia la fattura. Se il percorso ti piace, continui. Altrimenti, non avrai pagato nulla.
Domande frequenti
Un preventivo vincola l'autonomo in Belgio?
Sì, una volta accettato. Il preventivo firmato o accettato per iscritto costituisce un contratto: prezzo, contenuto e tempi annunciati vincolano entrambe le parti. Per questo un termine di validità e condizioni generali chiare valgono più di una cifra buttata lì al telefono.
Si può trasformare un preventivo in fattura senza ribattere tutto?
Sì. In Novadesko il preventivo accettato si converte in fattura con un clic: righe, quantità, sconti e IVA vengono ripresi, la fattura riceve il suo numero nella serie in corso e mantiene il collegamento al suo preventivo. L'acconto già incassato si detrae dal saldo.
Bisogna inviare anche il preventivo tramite Peppol?
No. L'obbligo belga del 2026 riguarda le fatture tra imprese soggette a IVA. Il preventivo resta un documento commerciale libero, che invii in PDF o tramite un link di accettazione.
Quanto costa un software di preventivi e fatture per un autonomo?
Con Novadesko, 19 € IVA esclusa al mese, con fatturazione, preventivi, invio Peppol, CRM e accesso del commercialista inclusi. La prova di quattordici giorni non richiede carta di credito.
Il mio commercialista può recuperare i miei documenti?
Sì, ha il suo accesso, gratuito, e ritrova preventivi, fatture e documenti nello stesso posto. Non serve più inviargli una cartella di PDF ogni trimestre.
Da leggere dopo
Pagina aggiornata ad agosto 2026. Le regole belghe sulla fatturazione cambiano, soprattutto attorno a Peppol. Per un caso particolare, il tuo commercialista resta l'interlocutore giusto.
