Was ein Angebot enthalten muss, um unterschrieben zu werden
Das belgische Recht schreibt für das Angebot keine Form vor, außer in einigen reglementierten Berufen. Gerade deshalb sollten Sie es sorgfältig gestalten: Es ist maßgeblich, wenn der Kunde die Rechnung drei Monate später zu hoch findet.
Ein gutes Angebot sagt genau, was enthalten ist, was nicht, und bis wann der Preis gilt. Eine Gültigkeit von dreißig Tagen ist bei den meisten Selbstständigen üblich und schützt Sie, wenn Ihre Lieferanten zwischen Angebot und Auftrag ihre Preise erhöhen.
-
Ihre vollständigen Kontaktdaten und Ihre Unternehmensnummer
-
Die Beschreibung der Leistungen, Position für Position, mit Mengen
-
Der Preis ohne MwSt., der angewandte Satz und der zu zahlende Gesamtbetrag
-
Die Gültigkeitsdauer des Angebots
-
Die verlangte Anzahlung und der Zeitpunkt, zu dem sie fällig ist
-
Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder der Link dorthin
Lassen Sie sich das Angebot schriftlich bestätigen, und sei es nur per E-Mail. Ein datierter Annahme-Link ist mehr wert als eine telefonische Zusage zwischen zwei Baustellen.
Vom Ja des Kunden zur Rechnung
Das ist der Moment, in dem alles entschieden wird und in dem man am meisten Geld unnötig verliert. Eine vergessene Position, ein mündlich vereinbarter Aufpreis, der nirgends auftaucht, ein doppelt gewährter Rabatt: Die manuelle Rechnung lässt das alles durchgehen.
Wenn Angebot und Rechnung im selben Tool leben, läuft der Übergang mechanisch. Die Positionen werden übernommen, die Nummerierung folgt ihrem Nummernkreis, die bereits kassierte Anzahlung wird vom Restbetrag abgezogen und das Dokument behält die Verknüpfung zu seinem ursprünglichen Angebot. Wenn der Kunde widerspricht, haben Sie beide Unterlagen in zehn Sekunden zur Hand.
Bei langen Projekten verändert die Teilrechnung Ihre Liquidität grundlegend: Sie stellen in Rechnung, was erledigt ist, der Rest des Angebots wartet, und Sie sehen immer, was noch nicht abgerechnet wurde.
Die Angaben, die eine Rechnung gültig machen
Eine belgische Rechnung ist kein Angebot mit einem anderen Titel. Die Verwaltung erwartet genaue Angaben, und fehlen sie, kann Ihr Kunde den Vorsteuerabzug verlieren, was Ihnen einen unangenehmen Anruf einbringt.
Die Tabelle unten fasst zusammen, was wo stehen muss. Eine seriöse Software erspart Ihnen diese Überlegung, weil sie ein unvollständiges Dokument schlicht nicht ausstellt.
Was auf dem Angebot und auf der Rechnung stehen muss
| Element |
Auf dem Angebot |
Auf der Rechnung |
| Ausstellungsdatum |
Empfohlen |
Pflicht |
| Eindeutige, fortlaufende Nummer |
Nützlich für die Nachverfolgung |
Pflicht |
| Unternehmensnummer und MwSt.-Nummer |
Empfohlen |
Pflicht für beide Parteien |
| Beschreibung der Leistungen |
Kern des Dokuments |
Pflicht |
| Bemessungsgrundlage, MwSt.-Satz und -Betrag |
Empfohlen |
Pflicht |
| Hinweis auf Befreiung oder Reverse-Charge |
Je nach Fall |
Pflicht, wenn sie zutrifft |
| Fälligkeitsdatum der Zahlung |
Nützlich |
Faktisch Pflicht |
| Gültigkeitsdauer des Angebots |
In der Praxis Pflicht |
Entfällt |
Peppol, seit 2026
Seit dem 1. Januar 2026 laufen Rechnungen zwischen belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen im strukturierten Format über das Peppol-Netzwerk. Das per E-Mail verschickte PDF bleibt für Privatkunden völlig in Ordnung, genügt zwischen Unternehmen aber nicht mehr.
Das Angebot ist davon nicht betroffen: Sie schicken es, wie Sie wollen, als PDF oder per Link. Nur die Rechnung muss strukturiert versendet werden. Bei Novadesko erfolgt der Versand aus der Rechnung heraus, über unseren eigenen Zugangspunkt, ohne zusätzliches Abonnement bei einem Anbieter.
Wenn Sie noch nach Ihrer Peppol-Kennung oder der eines Kunden suchen, können Sie sie auf der Peppol-Seite der Website prüfen, bevor Sie irgendetwas versenden.
Anzahlungen, Fristen und Mahnungen
Eine Anzahlung zu verlangen hat nichts Aggressives, es ist im Baugewerbe und in der Eventbranche sogar die gängigste Praxis. Ein Drittel bei Bestellung, der Rest bei Lieferung, und Ihre Liquidität hängt nicht mehr vom guten Willen des Kunden ab.
Zwischen Unternehmen ist die Zahlungsfrist begrenzt, und Verzugszinsen laufen nach Ablauf der Fälligkeit von Rechts wegen. Bei Privatkunden ist die erste Mahnung kostenlos und lässt vierzehn Kalendertage ohne Kosten.
In der Praxis bringt Regelmäßigkeit das Geld herein. Eine höfliche Erinnerung nach sieben Tagen, eine zweite, bestimmtere fünfzehn Tage später, und die meisten Verzögerungen lösen sich, ohne dass je von Inkasso die Rede ist.
Am Wochenende loslegen
Eine Stunde reicht völlig aus: Ihr Logo, Ihre Kontaktdaten, Ihre MwSt.-Nummer, der Nummernkreis, der dort weitermacht, wo Ihre alte Datei aufgehört hat, und Ihre AGB, die Sie ein für alle Mal einfügen.
Die Testphase dauert vierzehn Tage und verlangt keine Kreditkarte. Erstellen Sie ein echtes Angebot für einen echten Kunden, lassen Sie es annehmen, wandeln Sie es um, senden Sie die Rechnung. Wenn Ihnen der Ablauf gefällt, machen Sie weiter. Wenn nicht, haben Sie nichts bezahlt.
Häufige Fragen
Verpflichtet ein Angebot den Selbstständigen in Belgien?
Ja, sobald es angenommen ist. Das unterschriebene oder schriftlich angenommene Angebot bildet einen Vertrag: Preis, Inhalt und angekündigte Fristen binden beide Seiten. Deshalb sind eine Gültigkeitsdauer und klare AGB mehr wert als eine am Telefon genannte Zahl.
Kann man ein Angebot in eine Rechnung umwandeln, ohne alles neu zu tippen?
Ja. In Novadesko wird das angenommene Angebot per Klick in eine Rechnung umgewandelt: Positionen, Mengen, Rabatte und MwSt. werden übernommen, die Rechnung erhält ihre Nummer im laufenden Nummernkreis und behält die Verknüpfung zu ihrem Angebot. Die bereits kassierte Anzahlung wird vom Restbetrag abgezogen.
Muss auch das Angebot über Peppol versendet werden?
Nein. Die belgische Pflicht von 2026 betrifft Rechnungen zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen. Das Angebot bleibt ein freies Geschäftsdokument, das Sie als PDF oder per Annahme-Link versenden.
Was kostet eine Angebots- und Rechnungssoftware für Selbstständige?
Bei Novadesko 19 € zzgl. MwSt. pro Monat, mit Rechnungen, Angeboten, Peppol-Versand, CRM und Zugang für den Buchhalter inklusive. Die vierzehntägige Testphase verlangt keine Kreditkarte.
Kann mein Buchhalter meine Dokumente abrufen?
Ja, er hat seinen eigenen, kostenlosen Zugang und findet Angebote, Rechnungen und Belege an einem Ort. Sie müssen ihm nicht mehr jedes Quartal einen Ordner voller PDFs schicken.
Als Nächstes lesen
Seite auf dem Stand von August 2026. Die belgischen Rechnungsvorschriften ändern sich, vor allem rund um Peppol. Für einen Sonderfall ist Ihr Buchhalter der richtige Ansprechpartner.
