Facturatie-app voor zelfstandigen

Wat een facturatie-app op een telefoon moet kunnen

Heel wat pakketten kondigen een mobiele app aan en sturen u dan naar een uitgeklede webversie waar u amper uw facturen kunt bekijken. Voor een zelfstandige die buiten werkt, is dat te weinig. De app moet een offerte kunnen maken, ze omzetten in een factuur, versturen en laten betalen, zonder te wachten tot u voor een computer zit.

Ze moet ook eenvoudig blijven. Op een scherm van zes duim wil niemand eindeloze menu's: een klant, enkele lijnen, een totaal, een knop om te versturen. De fijne instellingen, de nummerreeksen of de algemene voorwaarden regelt u één keer, liefst vanop kantoor.

• Een volledige offerte of factuur maken, met de Belgische btw-tarieven
• Een bestaande klant of artikel oproepen na twee getikte letters
• Versturen per mail, via een link of via Peppol vanuit hetzelfde scherm
• Een bonnetje of aankoopfactuur fotograferen en automatisch laten inlezen
• In één blik de openstaande facturen zien en een herinnering sturen
• Hetzelfde dossier terugvinden op de computer, zonder export

Een doorsnee werkdag met de app

Neem een zelfstandige elektricien uit de streek van Gent. 's Morgens passeert hij bij de groothandel: de aankoopfactuur wordt op de parking gefotografeerd en zit in het dossier nog voor hij wegrijdt. Tegen de middag een herstelling bij een particulier. Werk klaar, factuur op de telefoon: lijnen voor werkuren en materiaal, verzenden per mail met een betaallink. Soms is er al betaald voor hij de straat uit is.

In de namiddag een offerte voor een zekeringkast bij een handelaar. Hij maakt ze op de tablet in de bestelwagen, de klant krijgt een link om te aanvaarden en antwoordt dezelfde avond. De aanvaarde offerte wordt met één klik de factuur zodra de werf klaar is, en vertrekt via Peppol omdat de klant een onderneming is.

's Avonds geen stapel papier om over te tikken. De boekhouder heeft al toegang tot alles vanuit zijn eigen account, en de btw-aangifte van het kwartaal wordt voorbereid zonder achter bonnetjes te lopen.

Aankopen en bonnetjes, zonder ze te verliezen

Uitgaande facturen zijn maar de helft van het werk. Om de btw juist te krijgen, moeten ook de aankopen in het dossier zitten, en net daar maakt de telefoon het verschil. Een bonnetje dat meteen gefotografeerd wordt, verdwijnt niet meer in het handschoenkastje, en er gaan geen zondagnamiddagen meer verloren aan verbleekte kasticketten.

In Novadesko leest Novadesko Intelligence de foto: leverancier, btw-nummer, datum, vervaldag, lijnen en tarieven worden voorgesteld, u kijkt het even na en bevestigt. Facturen die als pdf of als xml via Peppol binnenkomen, volgen dezelfde weg, zonder overtikken.

Peppol en de wettelijke vermeldingen, ook onderweg

Een factuur gemaakt op een telefoon is een factuur zoals alle andere: ze draagt uw ondernemingsnummer, een uniek nummer in een doorlopende reeks, de datum, de omschrijving, de maatstaf van heffing, het btw-tarief en het btw-bedrag. De app voegt ze voor u toe en weigert gewoon een onvolledig document uit te geven. U hoeft niet elk veld op een klein scherm na te kijken.

Sinds 1 januari 2026 verlopen facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerd via het Peppol-netwerk. Novadesko is zijn eigen toegangspunt: het versturen gebeurt vanuit het factuurscherm, op telefoon zoals op computer, en ontvangen facturen komen rechtstreeks bij uw aankopen terecht. Voor een particuliere klant blijft de pdf per mail de juiste oplossing.

Telefoon, tablet, computer: één dossier

De klassieke vrees bij een mobiele app is dat u met twee dossiers eindigt: dat van de telefoon en dat van het kantoor, die u dan op elkaar moet leggen. Hier is er maar één dossier. Wat u in de bestelwagen ingeeft, staat op het kantoorscherm als u terugkomt, en uw boekhouder ziet aan zijn kant hetzelfde.

Sinds Novadesko 4.0 houdt een offlinemodus uw boekhoudgegevens toegankelijk zonder verbinding, gesynchroniseerd en versleuteld op uw toestel. In een kelder zonder bereik of een slecht gedekte industriezone raadpleegt u een klant, een prijs of een factuur, en de synchronisatie herneemt zodra er weer signaal is.

Een app kiezen om uw facturen te beheren in België

De markt zit vol facturatie-apps, dikwijls gemaakt voor Nederland, Frankrijk of de Verenigde Staten. Voor een Belgische zelfstandige maken enkele punten snel het onderscheid: de Belgische btw met haar bijzondere gevallen, het Peppol-toegangspunt, de toegang voor de boekhouder, en de echte prijs zodra de modules erbij komen.

De tabel hieronder somt op wat wij in uw plaats zouden nakijken. Novadesko schrijft deze pagina, dus zeggen we het eerlijk: de rechterkolom beschrijft ons product, de twee andere beschrijven wat men het vaakst tegenkomt.

Installeren en vanavond al factureren

Installeer de app op uw telefoon, maak uw account aan en neem dan een kwartier aan de computer om vast te leggen wat niet meer verandert: logo, gegevens, btw-nummer, nummerreeks die verder gaat waar uw oude bestand stopte, algemene voorwaarden. Daarna gebeurt al de rest onderweg.

De proefperiode duurt veertien dagen en vraagt geen bankkaart. Maak een echte factuur voor een echte klant vanop uw telefoon, verstuur ze, en kijk hoe snel ze betaald wordt. Bevalt het ritme u, dan gaat u verder voor 19 € exclusief btw per maand, modules inbegrepen.

Veelgestelde vragen