Wat moet er verplicht op uw factuur staan
De btw-wetgeving somt de vermeldingen op die een factuur geldig maken. Ontbreekt er één, dan riskeert uw klant zijn btw-aftrek en riskeert u een correctie bij controle. Het lijstje is korter dan zijn reputatie, maar er zit één addertje in: de datum van de levering of de prestatie wordt het vaakst vergeten, terwijl controleurs er meteen naar kijken.
Neem de tabel hieronder erbij en leg ze naast uw laatste factuur. Klopt alles, dan is uw sjabloon in orde en hoeft u er het komende jaar niet meer aan te denken.
De verplichte vermeldingen op een Belgische factuur
| Vermelding |
Wat u concreet zet |
Waar het misloopt |
| Factuurdatum |
De dag waarop u de factuur uitreikt |
Verward met de leveringsdatum, terwijl beide moeten staan |
| Factuurnummer |
Een opeenvolgend nummer, bijvoorbeeld 2026-014 |
Gaten in de reeks na een geschrapte factuur |
| Uw gegevens |
Naam, adres, ondernemingsnummer en btw-nummer |
Het btw-nummer ontbreekt op het sjabloon van het eerste jaar |
| Gegevens van de klant |
Naam, adres en btw-nummer bij een zakelijke klant |
Een oud adres dat nooit werd bijgewerkt |
| Omschrijving |
De aard en de hoeveelheid van de goederen of de prestaties |
Een omschrijving die te vaag blijft om te controleren |
| Datum van levering of prestatie |
De dag of de periode waarin u geleverd hebt |
Wordt het vaakst vergeten van allemaal |
| Bedragen en btw |
Het bedrag exclusief btw per tarief, het tarief en het btw-bedrag |
Eén totaal met btw inbegrepen, zonder opsplitsing |
| Bijzondere vermelding |
« Btw verlegd » of de vrijstellingsregeling, wanneer die geldt |
Geen btw aangerekend en ook geen reden vermeld |
Werkt u met een vaste klant in het buitenland, dan komen daar nog vermeldingen bij, zoals het btw-nummer met landcode en de reden van de vrijstelling. Laat dat sjabloon één keer nakijken door uw boekhouder.
Een factuur maken in vijf stappen
In de praktijk verloopt het altijd in dezelfde volgorde. Eerst de klant, dan de lijnen, dan de btw, dan het nummer en pas op het einde het versturen. Wie die volgorde omdraait en begint met een nummer te kiezen, komt vroeg of laat met een gat in zijn reeks te zitten.
Het klinkt bureaucratisch, maar na drie facturen doet u het zonder nadenken. Een goed programma dwingt die volgorde trouwens af en vult het grootste deel zelf in.
-
Kies uw klant en controleer zijn btw-nummer in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Een verkeerd nummer betekent dat uw Peppol-verzending niet vertrekt.
-
Zet de prestaties op aparte lijnen, met een omschrijving die uw klant zelf begrijpt. « Prestaties september » is te vaag, « ontwerp van de website, tweede schijf » niet.
-
Duid per lijn het btw-tarief aan: 21 procent voor het meeste werk, 6 of 12 procent in de bouw en in enkele sectoren.
-
Laat uw programma het volgende nummer uit de reeks toekennen en vul de factuurdatum en de leveringsdatum in.
-
Verstuur ze en zet meteen de betaaltermijn en de herinnering klaar.
Twijfelt u over een tarief? Factureer nooit op goed geluk aan 6 procent. Het verschil met 21 procent draait u zelf op bij een controle, ook als uw klant intussen niet meer bestaat.
Btw, vrijstelling en verlegging
Drie situaties dekken bijna alles wat een zelfstandige tegenkomt. In het gewone geval rekent u btw aan tegen 21, 12 of 6 procent en stort u die door in uw kwartaalaangifte. Blijft uw jaaromzet onder 25.000 euro en koos u voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, dan rekent u geen btw aan en vermeldt u dat uitdrukkelijk op de factuur.
De derde situatie is de verlegging van heffing. Werkt u in onroerende staat voor een btw-plichtige klant, dan rekent u geen btw aan en schrijft u « btw verlegd » op de factuur. Uw klant boekt de btw dan zelf in beide richtingen. Aannemers, elektriciens en schrijnwerkers kennen dat mechanisme, maar ook wie in onderaanneming werkt komt het tegen.
Wat u in geen van de drie gevallen mag doen: btw aanrekenen zonder btw-nummer, of een tarief kiezen omdat de klant erom vraagt. De prijs onderhandelt u, het tarief niet.
Bij vrijstelling voor kleine ondernemingen hoort de zin « Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen » op elke factuur. Zonder die vermelding lijkt het alsof u btw vergat aan te rekenen.
Nummering, termijnen en bewaring
Uw facturen dragen een ononderbroken nummer, toegekend in volgorde van uitreiking. De meeste zelfstandigen starten elk jaar opnieuw met een reeks van het type 2026-001. Dat mag, zolang er geen gaten in vallen en u geen twee keer hetzelfde nummer gebruikt. Een factuur schrappen doet u niet: u maakt een creditnota die naar het oorspronkelijke nummer verwijst.
Voor de timing geldt een eenvoudige regel. U reikt uw factuur uit ten laatste op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand van de levering of de prestatie. Wie in maart levert, factureert dus uiterlijk op 15 april, ook als de klant nog niet betaald heeft.
Bewaren doet u tien jaar, in de vorm waarin de factuur werd uitgereikt. Voor elektronische facturen betekent dat het gestructureerde bestand en niet enkel de pdf die u ervan afdrukte. Een programma dat dat archief automatisch bijhoudt scheelt u een map die niemand ooit ordent.
Uw factuur via Peppol versturen
Sinds 1 januari 2026 verloopt het factureren tussen Belgische btw-plichtigen via gestructureerde elektronische facturen op het Peppol netwerk. Een pdf per mail voldoet niet meer voor die verzendingen, hoe netjes hij er ook uitziet. Het gestructureerde bestand komt rechtstreeks in de boekhouding van uw klant terecht, wat het overtypen en de tikfouten uitschakelt.
Concreet verandert er voor u weinig zodra uw programma is aangesloten. U maakt uw factuur zoals vroeger en klikt op versturen. Het programma zoekt uw klant op via zijn ondernemingsnummer, verstuurt het document over het netwerk en toont u de ontvangstbevestiging. Duikt uw klant niet op in het adresboek, dan is hij nog niet aangesloten en valt u terug op de klassieke weg.
Factureert u uitsluitend aan particulieren, dan geldt de verplichting niet. Toch is het weinig verstandig om vandaag een tool te kiezen die Peppol niet kan: uw eerste zakelijke klant komt sneller dan u denkt.
-
Uw programma moet toegangspunt zijn of samenwerken met een erkend toegangspunt.
-
Uw ondernemingsnummer moet geregistreerd staan in het Peppol adresboek, anders bereikt niemand u.
-
Inkomende facturen van uw leveranciers komen langs hetzelfde kanaal binnen, klaar om te boeken.
Bij Novadesko zit de Peppol verzending in het abonnement, zonder kost per document. Dat is niet bij elke leverancier zo: sommige rekenen per verzonden factuur af.
Wat een factuurprogramma voor zelfstandigen moet kunnen
Een facturatieprogramma voor een zelfstandige is iets anders dan een boekhoudpakket voor een middelgrote onderneming. U hebt geen twintig modules nodig, wel zes dingen die altijd werken. De rest is verkooppraat.
Test ze allemaal tijdens de proefperiode, met uw eigen klanten en uw eigen bedragen. Een demo met verzonnen gegevens vertelt u niets over hoe het aanvoelt op een drukke vrijdagavond.
-
Een sjabloon met uw logo dat de wettelijke vermeldingen zelf compleet houdt.
-
Peppol verzending inbegrepen, met een leesbare status per factuur.
-
Automatische herinneringen, zodat u niet zelf moet bijhouden wie vergeten is te betalen.
-
Terugkerende facturen voor klanten met een vast maandbedrag.
-
Een export waar uw boekhouder blij van wordt, of rechtstreekse toegang voor hem.
-
Werken op gsm, want de helft van de facturen vertrekt tussen twee opdrachten door.
Word, Excel of een facturatieprogramma
Zolang u drie facturen per maand maakt, houdt een Word-sjabloon stand. Het wringt pas wanneer de btw-aangifte nadert of wanneer een klant vraagt waarom hij nooit een herinnering kreeg. De Peppol verplichting heeft dat kantelpunt vervroegd: een document dat u zelf opmaakt, komt niet op het netwerk terecht.
De tabel zet de drie manieren naast elkaar zoals ze in de praktijk aanvoelen, niet zoals ze op een productpagina staan.
Drie manieren om uw facturen te maken
| Manier van werken |
Waar ze goed in is |
Waar ze u vastzet |
| Word of een pdf-sjabloon |
Meteen beschikbaar en gratis |
Geen Peppol, geen opvolging, nummering volledig met de hand |
| Excel met een blad per jaar |
Overzicht van de totalen voor uw btw-aangifte |
Formules die stilletjes breken en geen enkele verzending |
| Een facturatieprogramma |
Wettelijke vermeldingen, Peppol, herinneringen en archief in één keer |
Een maandelijks abonnement en een uurtje gewenning |
Sneller betaald worden
Tussen ondernemingen bedraagt de wettelijke betaaltermijn dertig dagen, en partijen mogen contractueel niet verder gaan dan zestig dagen. Veel zelfstandigen zetten er uit gewoonte dertig op, terwijl vijftien evengoed kan voor kleinere bedragen. Uw termijn is een onderhandelingspunt, geen natuurwet.
Wat het meeste oplevert is niet de termijn maar de opvolging. Een beleefde herinnering drie dagen na de vervaldag haalt het grootste deel binnen. Wie pas na een maand belt, is intussen achteraan de stapel beland. Laat dat automatisch lopen en u wint tijd én geld.
Zet ook uw gestructureerde mededeling op de factuur. Uw klant betaalt sneller wanneer hij niets moet overtypen, en uw bankafschrift wijst de betaling vanzelf aan de juiste factuur toe.
Blijft een factuur onbetaald, dan hebt u van rechtswege recht op verwijlintrest en op een forfaitaire schadevergoeding. Vermeld dat kort in uw voorwaarden: het maakt uw herinnering meteen ernstiger.
Vanavond uw eerste factuur buiten krijgen
De opstart kost u minder dan een halfuur. U vult uw ondernemingsgegevens in, laadt uw logo op, kiest uw nummerreeks en maakt uw eerste klant aan. Vanaf dan is elke volgende factuur een kwestie van klikken.
De proefperiode van veertien dagen loopt zonder bankkaart en zonder verbintenis. Gebruik ze zoals u het programma daarna zal gebruiken: maak echte facturen, verstuur er één via Peppol en kijk of de herinnering vertrekt zoals u ze had ingesteld. Bevalt het niet, dan stopt het vanzelf.
Veelgestelde vragen
Mag ik als zelfstandige zelf mijn facturen maken?
Ja. Er bestaat geen verplichting om via een boekhouder te factureren. U bent wel zelf verantwoordelijk voor de wettelijke vermeldingen, voor de juiste btw en voor de bewaring gedurende tien jaar. Een programma dat die vermeldingen afdwingt neemt het grootste risico weg.
Wat kost een facturatieprogramma voor een zelfstandige?
Het Belgische aanbod loopt ruwweg van tien tot vijftig euro exclusief btw per maand, afhankelijk van de modules en van het aantal gebruikers. Novadesko start op 19 euro exclusief btw per maand, met de Peppol verzending inbegrepen en zonder kost per document. Reken altijd het totaal over twaalf maanden uit voor u vergelijkt.
Kan ik gratis een factuur maken?
Voor een handvol facturen per jaar volstaat een sjabloon of een gratis formule. Zodra u aan andere btw-plichtigen factureert, botst u op de Peppol verplichting, en die zit zelden in een gratis versie. Bij Novadesko test u veertien dagen zonder bankkaart, waarna een betalend abonnement volgt.
Wanneer moet ik mijn factuur uitreiken?
Ten laatste op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin de btw opeisbaar wordt, dus meestal de maand van de levering of van de prestatie. Levert u in maart, dan gaat de factuur uiterlijk op 15 april buiten, ook wanneer de betaling nog niet binnen is.
Moet ik mijn facturen via Peppol versturen?
Sinds 1 januari 2026 wel, voor uw facturen aan andere Belgische btw-plichtigen. Die moeten als gestructureerd elektronisch document over het Peppol netwerk gaan. Voor particuliere klanten blijft een pdf of een papieren factuur toegestaan.
Wat doe ik met een factuur die fout vertrokken is?
U schrapt ze niet en u past het nummer niet aan. U maakt een creditnota die naar het oorspronkelijke factuurnummer verwijst en die het foute bedrag rechtzet, en daarna maakt u de correcte factuur op. Zo blijft uw reeks ononderbroken, wat bij een controle het eerste is waar men naar kijkt.
Hoe lang moet ik mijn facturen bijhouden?
Tien jaar, in de vorm waarin ze werden uitgereikt. Voor elektronische facturen bewaart u dus het gestructureerde bestand zelf. Werkt u met een facturatieprogramma, dan gebeurt dat archief automatisch en blijft het doorzoekbaar.
Verder lezen
Deze pagina vat de Belgische btw-regels samen zoals ze in augustus 2026 gelden. Voor uw eigen dossier blijft uw boekhouder de juiste gesprekspartner, zeker bij vrijstelling, verlegging of buitenlandse klanten.
