O princípio: a despesa deve servir a sua atividade tributada
Recupera o IVA de uma compra na medida em que ela serve a sua atividade sujeita a IVA. Uma compra puramente privada não dá qualquer direito, uma compra mista dá um direito parcial.
Se estiver em regime de franquia, não fatura IVA e também não o recupera. É a contrapartida da simplicidade administrativa deste regime.
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Atividade inteiramente sujeita a IVA: dedução em princípio total, salvo exclusões legais.
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Atividade parcialmente isenta: dedução limitada à proporção tributada.
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Uso privado identificável: a parte privada sai do cálculo.
O direito à dedução exerce-se no tempo. Uma fatura esquecida ainda pode ser retomada, mas não indefinidamente: o prazo corre até ao fim do terceiro ano civil seguinte àquele em que o direito nasceu.
Sem fatura conforme, não há dedução
Um talão de caixa ou um extrato bancário não bastam. É preciso uma fatura em nome da sua empresa, com as menções obrigatórias.
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A sua denominação, a sua morada e o seu número de IVA.
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Os mesmos dados do fornecedor, com o respetivo número de IVA.
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A data, um número sequencial, a descrição dos bens ou serviços.
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A base tributável, a taxa aplicada e o montante de IVA, por taxa.
Peça a fatura no momento da compra. Pedir uma fatura seis meses depois, quando o fornecedor mudou de sistema, é a melhor forma de perder a dedução.
O automóvel e o combustível
Para os veículos de turismo, o IVA dedutível está limitado a 50 %, mesmo que o uso profissional seja mais elevado. Este limite abrange a compra ou o leasing, mas também o combustível, a manutenção e as reparações.
Existem três métodos para fixar a percentagem real: o registo de trajetos, uma fórmula semiforfetária baseada na distância casa-local de trabalho, e um forfait geral fixado em 35 %. O método escolhido aplica-se de forma coerente durante todo o ano.
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O forfait de 35 % evita qualquer registo, mas sai caro se circular muito para a sua atividade.
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O registo de trajetos exige rigor e dá a percentagem mais justa.
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As carrinhas utilitárias obedecem a regras distintas e escapam ao limite de 50 % em certos casos.
Não confunda a dedução de IVA com a dedutibilidade fiscal: são dois cálculos diferentes, com percentagens diferentes, sobre a mesma fatura.
As despesas que não dão qualquer direito a dedução
Certas despesas são excluídas por lei, qualquer que seja o seu caráter profissional real. É aí que os erros de boa-fé são mais frequentes.
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As despesas de restaurante e de hotel: o IVA não é dedutível, mesmo para uma refeição com um cliente.
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As despesas de receção, por exemplo um evento organizado para as suas relações de negócios.
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O tabaco e as bebidas espirituosas, exceto se constituírem o seu stock destinado a revenda.
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As ofertas comerciais, exceto se custarem menos de 50 € sem IVA por beneficiário e por ano.
Uma refeição de negócios continua a ser parcialmente dedutível no imposto das pessoas singulares ou das sociedades. Só o IVA se perde, o encargo, esse, não se perde por inteiro.
As despesas de uso misto
Telefone, subscrição de internet, computador, escritório em casa. Estas rubricas servem as duas vidas, a profissional e a privada, e o IVA recupera-se proporcionalmente ao uso profissional.
A percentagem deve ser defensável. Um número redondo posto ao acaso raramente aguenta mais de dez minutos numa inspeção, um cálculo baseado numa superfície ou num registo de utilização aguenta muito bem.
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Escritório em casa: a proporção baseia-se na superfície profissional em relação à superfície total.
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Telefone e internet: apoie a percentagem numa utilização real verificável.
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Equipamento informático: distinga o aparelho reservado à atividade do que é partilhado com a família.
Guarde uma nota escrita a explicar o seu método de cálculo, datada. É muitas vezes este documento que faz a diferença numa inspeção.
Deixar de pôr alguma coisa de lado
O IVA não recuperado deve-se quase sempre ao facto de a fatura se ter perdido, não de o direito não existir.
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As suas faturas de compra são importadas, lidas e classificadas por categoria de despesa.
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As taxas e as percentagens de dedução parametrizam-se uma vez por categoria e aplicam-se depois sozinhas.
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O diário de compras está pronto a qualquer momento para o seu contabilista, com os documentos anexados.
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O saldo de IVA em preparação é visível continuamente, o que evita a surpresa no dia da entrega.
Perguntas frequentes
Posso recuperar o IVA de uma refeição com um cliente?
Não. O IVA sobre as despesas de restaurante e de hotel está excluído do direito à dedução, mesmo quando a refeição é claramente profissional. A despesa continua a ser parcialmente dedutível no imposto.
Que IVA posso recuperar sobre o meu automóvel?
No máximo 50 % para um veículo de turismo, aplicando um dos três métodos de cálculo admitidos. O mesmo limite vale para o combustível e a manutenção.
Esqueci-me de uma fatura de compra do trimestre passado, está perdida?
Não. O direito à dedução ainda pode ser exercido mais tarde, dentro do limite do fim do terceiro ano civil seguinte àquele em que nasceu. Assinale a fatura ao seu contabilista para a retomar numa declaração seguinte.
Um talão de caixa basta para deduzir o IVA?
Não, é preciso uma fatura conforme em nome da sua empresa. Peça sistematicamente a fatura na compra, sobretudo nos fornecedores onde passa com frequência.
A ler a seguir
Este artigo é fornecido a título informativo. As regras e os limiares evoluem todos os anos: confirme a sua situação junto do seu contabilista ou do SPF Finances antes de decidir.
