Le principe : la dépense doit servir votre activité taxée
Vous récupérez la TVA d'un achat dans la mesure où il sert votre activité soumise à la TVA. Un achat purement privé n'ouvre aucun droit, un achat mixte ouvre un droit partiel.
Si vous êtes en régime de franchise, vous ne facturez pas la TVA et vous ne la récupérez pas non plus. C'est la contrepartie de la simplicité administrative de ce régime.
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Activité entièrement soumise à la TVA : déduction en principe totale, sauf exclusions légales.
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Activité partiellement exemptée : déduction limitée à la proportion taxée.
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Usage privé identifiable : la part privée sort du calcul.
Le droit à déduction s'exerce dans le temps. Une facture oubliée peut encore être reprise, mais pas indéfiniment : le délai court jusqu'à la fin de la troisième année civile qui suit celle où le droit est né.
Sans facture conforme, pas de déduction
Un ticket de caisse ou un extrait bancaire ne suffisent pas. Il faut une facture au nom de votre entreprise, avec les mentions obligatoires.
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Votre dénomination, votre adresse et votre numéro de TVA.
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Les mêmes données pour le fournisseur, avec son numéro de TVA.
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La date, un numéro séquentiel, la description des biens ou services.
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La base imposable, le taux appliqué et le montant de TVA, par taux.
Demandez la facture au moment de l'achat. Réclamer une facture six mois plus tard, quand le fournisseur a changé de système, est le meilleur moyen de perdre la déduction.
La voiture et le carburant
Pour les véhicules de tourisme, la TVA déductible est plafonnée à 50 %, même si l'usage professionnel est plus élevé. Ce plafond couvre l'achat ou le leasing, mais aussi le carburant, l'entretien et les réparations.
Trois méthodes existent pour fixer le pourcentage réel : le registre des trajets, une formule semi forfaitaire basée sur la distance domicile lieu de travail, et un forfait général fixé à 35 %. La méthode choisie s'applique de façon cohérente sur l'ensemble de l'année.
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Le forfait de 35 % évite toute tenue de registre, mais il coûte cher si vous roulez beaucoup pour votre activité.
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Le registre des trajets demande de la rigueur et donne le pourcentage le plus juste.
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Les camionnettes utilitaires répondent à des règles distinctes et échappent au plafond de 50 % dans certains cas.
Ne confondez pas la déduction TVA et la déductibilité à l'impôt : ce sont deux calculs différents, avec des pourcentages différents, sur la même facture.
Les frais qui n'ouvrent aucun droit à déduction
Certaines dépenses sont exclues par la loi, quel que soit leur caractère professionnel réel. C'est là que les erreurs de bonne foi sont les plus fréquentes.
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Les frais de restaurant et d'hôtel : la TVA n'est pas déductible, même pour un repas avec un client.
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Les frais de réception, par exemple un événement organisé pour vos relations d'affaires.
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Le tabac et les boissons spiritueuses, sauf s'ils constituent votre stock destiné à la revente.
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Les cadeaux d'affaires, sauf s'ils coûtent moins de 50 € hors TVA par bénéficiaire et par an.
Un repas d'affaires reste partiellement déductible à l'impôt des personnes physiques ou des sociétés. Seule la TVA est perdue, la charge, elle, ne l'est pas entièrement.
Les frais à usage mixte
Téléphone, abonnement internet, ordinateur, bureau à domicile. Ces postes servent aux deux vies, la professionnelle et la privée, et la TVA se récupère au prorata de l'usage professionnel.
Le pourcentage doit être défendable. Un chiffre rond posé au hasard tient rarement plus de dix minutes lors d'un contrôle, un calcul fondé sur une surface ou un relevé d'usage tient très bien.
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Bureau à domicile : la proportion se fonde sur la surface professionnelle par rapport à la surface totale.
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Téléphone et internet : appuyez le pourcentage sur un usage réel constatable.
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Matériel informatique : distinguez l'appareil réservé à l'activité de celui partagé avec la famille.
Gardez une note écrite expliquant votre méthode de calcul, datée. C'est souvent ce document qui fait la différence lors d'un contrôle.
Ne plus rien laisser de côté
La TVA non récupérée l'est presque toujours parce que la facture s'est perdue, pas parce que le droit n'existait pas.
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Vos factures d'achat sont importées, lues et classées par catégorie de frais.
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Les taux et les pourcentages de déduction se paramètrent une fois par catégorie, puis s'appliquent seuls.
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Le journal des achats est prêt à tout moment pour votre comptable, avec les pièces attachées.
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Le solde TVA en préparation est visible en continu, ce qui évite la surprise du jour du dépôt.
Questions fréquentes
Puis-je récupérer la TVA d'un repas avec un client ?
Non. La TVA sur les frais de restaurant et d'hôtel est exclue du droit à déduction, même quand le repas est clairement professionnel. La dépense reste partiellement déductible à l'impôt.
Quelle TVA puis-je récupérer sur ma voiture ?
Au maximum 50 % pour un véhicule de tourisme, en appliquant l'une des trois méthodes de calcul admises. Le même plafond vaut pour le carburant et l'entretien.
J'ai oublié une facture d'achat du trimestre passé, est-ce perdu ?
Non. Le droit à déduction peut encore s'exercer plus tard, dans la limite de la fin de la troisième année civile qui suit celle où il est né. Signalez la facture à votre comptable pour la reprendre dans une déclaration suivante.
Un ticket de caisse suffit-il pour déduire la TVA ?
Non, il faut une facture conforme au nom de votre entreprise. Demandez systématiquement la facture à l'achat, surtout chez les fournisseurs où vous passez souvent.
À lire ensuite
Cet article est fourni à titre informatif. Les règles et les seuils évoluent chaque année : confirmez votre situation auprès de votre comptable ou du SPF Finances avant de décider.
