Das Prinzip: Die Ausgabe muss Ihrer steuerpflichtigen Tätigkeit dienen
Sie holen die MwSt. eines Einkaufs zurück, soweit er Ihrer MwSt.-pflichtigen Tätigkeit dient. Ein rein privater Einkauf eröffnet keinen Anspruch, ein gemischter Einkauf einen teilweisen.
Wenn Sie im Franchise-Regime sind, stellen Sie keine MwSt. in Rechnung und holen sie auch nicht zurück. Das ist die Gegenleistung für die administrative Einfachheit dieses Regimes.
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Vollständig MwSt.-pflichtige Tätigkeit: Abzug grundsätzlich vollständig, vorbehaltlich gesetzlicher Ausschlüsse.
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Teilweise befreite Tätigkeit: Abzug auf den steuerpflichtigen Anteil begrenzt.
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Erkennbare Privatnutzung: Der private Anteil fällt aus der Berechnung.
Das Abzugsrecht wird zeitlich ausgeübt. Eine vergessene Rechnung kann noch nachgeholt werden, aber nicht unbegrenzt: Die Frist läuft bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr, in dem das Recht entstanden ist.
Ohne konforme Rechnung kein Abzug
Ein Kassenbon oder ein Kontoauszug genügen nicht. Es braucht eine Rechnung auf den Namen Ihres Unternehmens, mit den Pflichtangaben.
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Ihre Firmenbezeichnung, Ihre Adresse und Ihre MwSt.-Nummer.
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Dieselben Angaben für den Lieferanten, mit dessen MwSt.-Nummer.
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Das Datum, eine fortlaufende Nummer, die Beschreibung der Waren oder Leistungen.
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Die Bemessungsgrundlage, der angewandte Satz und der MwSt.-Betrag, pro Satz.
Verlangen Sie die Rechnung beim Kauf. Eine Rechnung sechs Monate später anzufordern, wenn der Lieferant sein System gewechselt hat, ist der sicherste Weg, den Abzug zu verlieren.
Das Auto und der Kraftstoff
Bei Personenkraftwagen ist die abziehbare MwSt. auf 50 % begrenzt, selbst wenn die berufliche Nutzung höher ist. Diese Obergrenze gilt für Kauf oder Leasing, aber auch für Kraftstoff, Wartung und Reparaturen.
Es gibt drei Methoden, den tatsächlichen Prozentsatz festzulegen: das Fahrtenbuch, eine halbpauschale Formel auf Basis der Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz und eine allgemeine Pauschale von 35 %. Die gewählte Methode wird über das gesamte Jahr einheitlich angewandt.
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Die 35-%-Pauschale erspart jedes Fahrtenbuch, ist aber teuer, wenn Sie beruflich viel fahren.
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Das Fahrtenbuch verlangt Sorgfalt und liefert den genauesten Prozentsatz.
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Nutzfahrzeuge unterliegen anderen Regeln und entgehen in manchen Fällen der 50-%-Grenze.
Verwechseln Sie nicht den MwSt.-Abzug mit der steuerlichen Abzugsfähigkeit: Das sind zwei verschiedene Berechnungen mit unterschiedlichen Prozentsätzen auf derselben Rechnung.
Die Kosten, die keinen Abzugsanspruch eröffnen
Bestimmte Ausgaben sind per Gesetz ausgeschlossen, unabhängig von ihrem tatsächlich beruflichen Charakter. Hier passieren die gutgläubigen Fehler am häufigsten.
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Restaurant- und Hotelkosten: Die MwSt. ist nicht abziehbar, selbst bei einem Essen mit einem Kunden.
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Repräsentationskosten, zum Beispiel eine Veranstaltung für Ihre Geschäftskontakte.
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Tabak und Spirituosen, außer wenn sie Ihr zum Wiederverkauf bestimmtes Lager bilden.
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Geschäftsgeschenke, außer wenn sie weniger als 50 € ohne MwSt. pro Empfänger und Jahr kosten.
Ein Geschäftsessen bleibt bei der Einkommen- oder Körperschaftsteuer teilweise abzugsfähig. Nur die MwSt. geht verloren, der Aufwand selbst nicht vollständig.
Die gemischt genutzten Kosten
Telefon, Internetanschluss, Computer, Heimbüro. Diese Posten dienen beiden Leben, dem beruflichen und dem privaten, und die MwSt. wird im Verhältnis der beruflichen Nutzung zurückgeholt.
Der Prozentsatz muss vertretbar sein. Eine aufs Geratewohl gesetzte runde Zahl hält bei einer Prüfung selten länger als zehn Minuten, eine auf Fläche oder Nutzungsnachweis gestützte Berechnung hält sehr gut.
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Heimbüro: Der Anteil stützt sich auf die beruflich genutzte Fläche im Verhältnis zur Gesamtfläche.
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Telefon und Internet: Stützen Sie den Prozentsatz auf eine feststellbare tatsächliche Nutzung.
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IT-Ausstattung: Unterscheiden Sie das ausschließlich für die Tätigkeit genutzte Gerät von dem mit der Familie geteilten.
Bewahren Sie eine datierte schriftliche Notiz auf, die Ihre Berechnungsmethode erklärt. Dieses Dokument macht bei einer Prüfung oft den Unterschied.
Nichts mehr liegen lassen
Nicht zurückgeholte MwSt. geht fast immer darauf zurück, dass die Rechnung verloren ging, nicht darauf, dass der Anspruch nicht bestand.
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Ihre Eingangsrechnungen werden importiert, gelesen und nach Kostenkategorie abgelegt.
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Sätze und Abzugsprozentsätze werden einmal pro Kategorie eingerichtet und wirken dann von selbst.
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Das Einkaufsjournal ist jederzeit für Ihren Buchhalter bereit, mit den angehängten Belegen.
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Der in Vorbereitung befindliche MwSt.-Saldo ist laufend sichtbar, was die Überraschung am Abgabetag vermeidet.
Häufige Fragen
Kann ich die MwSt. eines Essens mit einem Kunden zurückholen?
Nein. Die MwSt. auf Restaurant- und Hotelkosten ist vom Abzugsrecht ausgeschlossen, selbst wenn das Essen eindeutig beruflich ist. Die Ausgabe bleibt steuerlich teilweise abzugsfähig.
Welche MwSt. kann ich auf mein Auto zurückholen?
Höchstens 50 % bei einem Personenkraftwagen, unter Anwendung einer der drei zulässigen Berechnungsmethoden. Dieselbe Obergrenze gilt für Kraftstoff und Wartung.
Ich habe eine Eingangsrechnung des letzten Quartals vergessen, ist sie verloren?
Nein. Das Abzugsrecht kann noch später ausgeübt werden, bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr, in dem es entstanden ist. Melden Sie die Rechnung Ihrem Buchhalter, damit sie in einer folgenden Erklärung nachgeholt wird.
Genügt ein Kassenbon, um die MwSt. abzuziehen?
Nein, es braucht eine konforme Rechnung auf den Namen Ihres Unternehmens. Verlangen Sie beim Kauf immer die Rechnung, vor allem bei Lieferanten, bei denen Sie häufig einkaufen.
Als Nächstes lesen
Dieser Artikel dient nur der Information. Regeln und Schwellen ändern sich jedes Jahr: Klären Sie Ihre Situation mit Ihrem Buchhalter oder dem FÖD Finanzen, bevor Sie entscheiden.
