El principio: el gasto debe servir a tu actividad sujeta
Recuperas el IVA de una compra en la medida en que sirva a tu actividad sujeta al IVA. Una compra puramente privada no da ningún derecho; una compra mixta da un derecho parcial.
Si estás en régimen de franquicia, no facturas IVA y tampoco lo recuperas. Es la contrapartida de la sencillez administrativa de este régimen.
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Actividad totalmente sujeta al IVA: deducción en principio total, salvo exclusiones legales.
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Actividad parcialmente exenta: deducción limitada a la proporción sujeta.
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Uso privado identificable: la parte privada queda fuera del cálculo.
El derecho a deducción se ejerce en el tiempo. Una factura olvidada todavía puede recuperarse, pero no indefinidamente: el plazo corre hasta el final del tercer año natural siguiente a aquel en que nació el derecho.
Sin factura conforme, no hay deducción
Un ticket de caja o un extracto bancario no bastan. Hace falta una factura a nombre de tu empresa, con las menciones obligatorias.
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Tu denominación, tu dirección y tu número de IVA.
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Los mismos datos del proveedor, con su número de IVA.
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La fecha, un número secuencial y la descripción de los bienes o servicios.
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La base imponible, el tipo aplicado y el importe del IVA, por tipo.
Pide la factura en el momento de la compra. Reclamar una factura seis meses después, cuando el proveedor ha cambiado de sistema, es la mejor manera de perder la deducción.
El coche y el combustible
Para los turismos, el IVA deducible está limitado al 50 %, aunque el uso profesional sea mayor. Este límite abarca la compra o el leasing, pero también el combustible, el mantenimiento y las reparaciones.
Existen tres métodos para fijar el porcentaje real: el registro de trayectos, una fórmula mixta basada en la distancia entre el domicilio y el lugar de trabajo, y un tanto alzado general fijado en el 35 %. El método elegido se aplica de forma coherente a todo el año.
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El tanto alzado del 35 % evita llevar cualquier registro, pero sale caro si conduces mucho por tu actividad.
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El registro de trayectos exige rigor y da el porcentaje más exacto.
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Las furgonetas utilitarias responden a reglas distintas y en algunos casos escapan al límite del 50 %.
No confundas la deducción del IVA con la deducibilidad en el impuesto sobre la renta: son dos cálculos distintos, con porcentajes distintos, sobre la misma factura.
Los gastos que no dan derecho a deducción
Algunos gastos están excluidos por la ley, sea cual sea su carácter profesional real. Ahí es donde los errores de buena fe son más frecuentes.
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Los gastos de restaurante y hotel: el IVA no es deducible, ni siquiera en una comida con un cliente.
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Los gastos de recepción, por ejemplo un evento organizado para tus relaciones de negocios.
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El tabaco y las bebidas espirituosas, salvo que constituyan tu stock destinado a la reventa.
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Los regalos de empresa, salvo que cuesten menos de 50 € sin IVA por beneficiario y año.
Una comida de negocios sigue siendo parcialmente deducible en el impuesto de las personas físicas o de sociedades. Solo se pierde el IVA; el gasto no se pierde por completo.
Los gastos de uso mixto
Teléfono, conexión a internet, ordenador, oficina en casa. Estas partidas sirven a las dos vidas, la profesional y la privada, y el IVA se recupera en proporción al uso profesional.
El porcentaje debe poder defenderse. Una cifra redonda puesta al azar rara vez aguanta más de diez minutos en una inspección; un cálculo basado en una superficie o en un registro de uso aguanta muy bien.
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Oficina en casa: la proporción se basa en la superficie profesional respecto a la superficie total.
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Teléfono e internet: apoya el porcentaje en un uso real comprobable.
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Equipos informáticos: distingue el dispositivo reservado a la actividad del que se comparte con la familia.
Guarda una nota escrita y fechada que explique tu método de cálculo. A menudo es este documento el que marca la diferencia en una inspección.
No dejarse nada atrás
El IVA que no se recupera casi siempre es porque la factura se ha perdido, no porque el derecho no existiera.
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Tus facturas de compra se importan, se leen y se clasifican por categoría de gasto.
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Los tipos y los porcentajes de deducción se configuran una vez por categoría y después se aplican solos.
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El diario de compras está listo en cualquier momento para tu contable, con los documentos adjuntos.
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El saldo de IVA en preparación es visible de forma continua, lo que evita la sorpresa del día de la presentación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo recuperar el IVA de una comida con un cliente?
No. El IVA de los gastos de restaurante y hotel está excluido del derecho a deducción, incluso cuando la comida es claramente profesional. El gasto sigue siendo parcialmente deducible en el impuesto sobre la renta.
¿Qué IVA puedo recuperar de mi coche?
Como máximo el 50 % para un turismo, aplicando uno de los tres métodos de cálculo admitidos. El mismo límite vale para el combustible y el mantenimiento.
He olvidado una factura de compra del trimestre pasado, ¿está perdida?
No. El derecho a deducción todavía puede ejercerse más adelante, con el límite del final del tercer año natural siguiente a aquel en que nació. Avisa de la factura a tu contable para incluirla en una declaración posterior.
¿Basta un ticket de caja para deducir el IVA?
No, hace falta una factura conforme a nombre de tu empresa. Pide siempre la factura al comprar, sobre todo en los proveedores donde compras a menudo.
Para seguir leyendo
Este artículo se ofrece con carácter informativo. Las reglas y los umbrales cambian cada año: confirma tu situación con tu contable o con el SPF Finances antes de decidir.
