Het principe: de uitgave moet uw belaste activiteit dienen
U recupereert de btw van een aankoop in de mate dat die uw aan btw onderworpen activiteit dient. Een louter private aankoop geeft geen recht, een gemengde aankoop geeft een gedeeltelijk recht.
Zit u in de vrijstellingsregeling, dan rekent u geen btw aan en recupereert u er ook geen. Dat is de keerzijde van de administratieve eenvoud van die regeling.
-
Activiteit volledig onderworpen aan btw: in principe volledige aftrek, behalve de wettelijke uitsluitingen.
-
Gedeeltelijk vrijgestelde activiteit: aftrek beperkt tot het belaste deel.
-
Aanwijsbaar privégebruik: het private deel valt buiten de berekening.
Het recht op aftrek loopt in de tijd. Een vergeten factuur kan nog opgenomen worden, maar niet eindeloos: de termijn loopt tot het einde van het derde kalenderjaar na dat waarin het recht ontstond.
Zonder conforme factuur geen aftrek
Een kasticket of een bankuittreksel volstaat niet. U hebt een factuur op naam van uw onderneming nodig, met de verplichte vermeldingen.
-
Uw benaming, uw adres en uw btw-nummer.
-
Dezelfde gegevens voor de leverancier, met zijn btw-nummer.
-
De datum, een volgnummer en de omschrijving van de goederen of diensten.
-
De maatstaf van heffing, het toegepaste tarief en het btw-bedrag, per tarief.
Vraag de factuur op het moment van de aankoop. Zes maanden later een factuur opeisen, wanneer de leverancier intussen van systeem veranderd is, is de snelste manier om de aftrek te verliezen.
De wagen en de brandstof
Voor personenwagens is de aftrekbare btw begrensd op 50 %, ook als het beroepsgebruik hoger ligt. Die grens geldt voor de aankoop of de leasing, maar evengoed voor brandstof, onderhoud en herstellingen.
Er bestaan drie methodes om het werkelijke percentage vast te leggen: een rittenregistratie, een semi forfaitaire formule op basis van de afstand woon werkverkeer, en een algemeen forfait van 35 %. De gekozen methode past u consequent toe over het hele jaar.
-
Het forfait van 35 % vraagt geen registratie, maar kost u geld zodra u veel beroepskilometers rijdt.
-
De rittenregistratie vraagt discipline en geeft het meest correcte percentage.
-
Voor lichte vrachtwagens gelden aparte regels, die in bepaalde gevallen buiten de grens van 50 % vallen.
Verwar de btw-aftrek niet met de aftrekbaarheid in de inkomstenbelasting: dat zijn twee verschillende berekeningen, met verschillende percentages, op dezelfde factuur.
Kosten die geen enkel recht op aftrek geven
Sommige uitgaven zijn wettelijk uitgesloten, hoe beroepsmatig ze in werkelijkheid ook zijn. Daar worden de meeste fouten te goeder trouw gemaakt.
-
Restaurant- en hotelkosten: de btw is niet aftrekbaar, ook niet bij een maaltijd met een klant.
-
Onthaalkosten, bijvoorbeeld een evenement voor uw zakenrelaties.
-
Tabak en sterke drank, tenzij ze deel uitmaken van uw handelsvoorraad.
-
Relatiegeschenken, tenzij ze minder dan 50 euro exclusief btw per begunstigde en per jaar kosten.
Een zakenlunch blijft gedeeltelijk aftrekbaar in de personen- of vennootschapsbelasting. Alleen de btw gaat verloren, de kost zelf niet volledig.
Kosten met gemengd gebruik
Telefoon, internetabonnement, computer, bureau thuis. Die posten dienen twee levens, het beroepsleven en het privéleven, en de btw wordt naar verhouding van het beroepsgebruik gerecupereerd.
Het percentage moet verdedigbaar zijn. Een rond cijfer dat u zomaar neerschrijft houdt zelden tien minuten stand bij een controle, een berekening op basis van oppervlakte of van een gebruiksoverzicht houdt wel stand.
-
Bureau thuis: de verhouding steunt op de beroepsmatige oppervlakte tegenover de totale oppervlakte.
-
Telefoon en internet: onderbouw het percentage met een vaststelbaar werkelijk gebruik.
-
Informatica: maak een onderscheid tussen een toestel dat enkel voor de activiteit dient en een toestel dat het gezin deelt.
Hou een gedateerde nota bij waarin u uw rekenmethode uitlegt. Vaak is precies dat document doorslaggevend bij een controle.
Niets meer laten liggen
Niet gerecupereerde btw blijft bijna altijd liggen omdat de factuur zoek raakte, niet omdat het recht ontbrak.
-
Uw aankoopfacturen worden geïmporteerd, gelezen en per kostencategorie geklasseerd.
-
Tarieven en aftrekpercentages stelt u één keer per categorie in en worden daarna vanzelf toegepast.
-
Het aankoopjournaal ligt op elk moment klaar voor uw boekhouder, met de stukken erbij.
-
Het btw-saldo in opbouw blijft zichtbaar, zodat de dag van de aangifte geen verrassing meer is.
Veelgestelde vragen
Kan ik de btw van een maaltijd met een klant recupereren?
Nee. De btw op restaurant- en hotelkosten is uitgesloten van het recht op aftrek, ook wanneer de maaltijd duidelijk beroepsmatig is. De uitgave blijft wel gedeeltelijk aftrekbaar in de inkomstenbelasting.
Hoeveel btw kan ik op mijn wagen recupereren?
Maximaal 50 % voor een personenwagen, volgens een van de drie aanvaarde rekenmethodes. Dezelfde grens geldt voor brandstof en onderhoud.
Ik ben een aankoopfactuur van vorig kwartaal vergeten, is die verloren?
Nee. Het recht op aftrek kan later nog uitgeoefend worden, tot het einde van het derde kalenderjaar na dat waarin het ontstond. Geef de factuur door aan uw boekhouder om ze in een volgende aangifte op te nemen.
Volstaat een kasticket om btw af te trekken?
Nee, u hebt een conforme factuur op naam van uw onderneming nodig. Vraag de factuur systematisch bij de aankoop, zeker bij leveranciers waar u vaak komt.
Verder lezen
Dit artikel is louter informatief. Regels en drempels wijzigen elk jaar: bevestig uw situatie bij uw boekhouder of bij de FOD Financiën voordat u beslist.
