Rechnungssoftware Belgien: Angebote, MwSt.-Rechnungen und Peppol

Was eine Rechnungssoftware in Belgien können muss

Die meisten Rechnungstools auf dem Markt sind für einen amerikanischen oder französischen Selbstständigen gebaut. Sie erstellen hübsche Rechnungen, doch dann stehen Sie allein vor einem Feld der belgischen MwSt.-Erklärung, einem wallonischen Kunden, der der Mitkontrahentenregelung unterliegt, oder einer Rechnung, die über Peppol verschickt werden muss. Hier fällt die Entscheidung, nicht bei der Anzahl der Layoutvorlagen.

Ein Tool, das zum belgischen Alltag passt, erfüllt vier Dinge. Es erzeugt eine Rechnung mit allen Pflichtangaben und dem richtigen MwSt.-Satz. Es kann diese Rechnung im strukturierten elektronischen Format versenden, nicht nur als PDF. Es zeigt Ihnen jederzeit, wo Sie bei Ihrer Quartals-MwSt. stehen. Und es gibt Ihrem Buchhalter direkten Zugang, damit das Hin und Her mit E-Mail-Anhängen entfällt.

Novadesko wurde in Lüttich für belgische Unternehmen entwickelt. MwSt., Anzahlungen, Gutschriften, innergemeinschaftliche Rechnungen und das Reverse-Charge-Verfahren im Baugewerbe sind keine exotischen Optionen, die nachträglich ergänzt wurden: Sie sind der Alltag unserer Nutzer.

• Angebote, Rechnungen, Gutschriften, wiederkehrende Rechnungen und Anzahlungen
• Belgische Sätze 21 %, 12 %, 6 % und 0 %, mit den Sonderregelungen
• Peppol-Versand inklusive, ohne Drittanbieter
• Automatische Mahnungen und Verfolgung offener Zahlungen
• Kostenloser Zugang für Ihren Buchhalter, auf derselben Akte

Vom angenommenen Angebot zur versendeten Rechnung, ohne erneutes Erfassen

Viele Selbstständige verlieren ihre Zeit an derselben Stelle: Das Angebot wurde in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt und muss dann als Rechnung neu getippt werden. In Novadesko sind Angebot und Rechnung dasselbe Dokument in zwei verschiedenen Stadien. Der Kunde nimmt online an, Sie klicken, und die Rechnung steht bereit, mit denselben Positionen, denselben Preisen und demselben Kunden.

Ihre Artikel und Leistungen liegen in einem Katalog, mit Preis und MwSt.-Satz. Sie tippen drei Buchstaben, die Position füllt sich. Für Pauschalaufträge oder Abonnements geht eine wiederkehrende Rechnung zum gewünschten Datum von selbst raus, und Sie erhalten lediglich die Versandbestätigung.

Die Nummerierung ist fortlaufend und automatisch, so entsteht keine Lücke im Nummernkreis, auf die Ihr Buchhalter Sie am Geschäftsjahresende hinweisen müsste. Anzahlungen werden ohne manuelle Rechnerei von der Schlussrechnung abgezogen, und eine Gutschrift wird aus der ursprünglichen Rechnung erzeugt und bleibt mit ihr verknüpft.

Rechnungen nach belgischem MwSt.-Recht, ohne darüber nachzudenken

Eine belgische Rechnung muss eine Reihe von Angaben enthalten: Ihre Kontaktdaten und Ihre Unternehmensnummer, die des Kunden, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer, die Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, die Bemessungsgrundlage je Satz, den MwSt.-Betrag und das Fälligkeitsdatum. Novadesko stellt all das für Sie zusammen und lässt keine Rechnung zu, bei der ein Puzzleteil fehlt.

Der richtige Satz wird je nach Verkauf angewandt: 21 % im Regelfall, 6 % für bestimmte Renovierungsarbeiten oder Lebensmittel, 12 % für einige Fälle wie Gastronomie zum Mitnehmen unter bestimmten Bedingungen. Sie legen den Satz einmal am Artikel fest, danach folgt er von selbst.

Die Regelungen, bei denen alle ins Zweifeln kommen, sind von Haus aus abgedeckt. Ein steuerpflichtiger Kunde in einem anderen Mitgliedstaat löst das innergemeinschaftliche Reverse-Charge mit dem passenden Hinweis aus. Eine Baustelle für einen belgischen steuerpflichtigen Kunden löst die Mitkontrahentenregelung aus. Ein Privatkunde bleibt bei der Normalregelung. Und der Gesamtbetrag, den Sie dem Fiskus schulden, aktualisiert sich mit jeder Rechnung, ohne dass Sie bis zum Vortag der Frist warten müssen.

Peppol: was sich seit dem 1. Januar 2026 geändert hat

Seit dem 1. Januar 2026 müssen Rechnungen zwischen in Belgien ansässigen steuerpflichtigen Unternehmen in strukturierter elektronischer Form ausgestellt und empfangen werden. Konkret genügt das an eine E-Mail angehängte PDF für diesen Austausch nicht mehr. Es braucht ein Netzwerk, und in Belgien heißt dieses Netzwerk Peppol.

Novadesko ist ein zertifizierter Peppol-Zugangspunkt. Sie müssen also weder einen separaten Vertrag mit einem Anbieter abschließen noch mit einem monatlichen Aufpreis rechnen: Versand und Empfang laufen über denselben Bildschirm wie der Rest Ihrer Rechnungsstellung. Ihre Peppol-Kennung basiert auf Ihrer Unternehmensnummer, die Registrierung erfolgt bei der Aktivierung.

Beim Empfang landen die Rechnungen Ihrer Lieferanten direkt in Ihrer Akte, bereits maschinenlesbar. Kein Rechnungsfoto mehr zuschneiden, kein Betrag mehr abtippen. Das ist bei Weitem der Zeitgewinn, den unsere Nutzer nach einigen Wochen am häufigsten nennen.

Ihre Privatkunden erhalten weiterhin ein klassisches PDF per E-Mail. Die Pflicht betrifft nur den Austausch zwischen steuerpflichtigen Unternehmen, und die Software wählt anhand der Kundenkarte den passenden Kanal.

Schneller bezahlt werden, ohne von Hand zu mahnen

Eine versendete Rechnung ist keine bezahlte Rechnung. Zahlungsverzug bleibt das größte Liquiditätsproblem kleiner belgischer Betriebe, und oft liegt es daran, dass niemand den Mut hat, einen guten Kunden wegen zwanzig Tagen Verspätung zu mahnen.

Novadesko verschickt die Erinnerungen an Ihrer Stelle, im von Ihnen festgelegten Rhythmus: ein höflicher Hinweis zur Fälligkeit, ein zweiter eine Woche später, danach ein bestimmterer dritter. Sie behalten die Kontrolle über den Ton und können einen Kunden jederzeit aus einer laufenden Mahnung ausnehmen.

Jede Rechnung trägt eine strukturierte Mitteilung, und der Abgleich mit Ihren Bankbewegungen markiert die Zahlung als eingegangen, sobald sie eintrifft. Das Dashboard zeigt jederzeit, was aussteht, was überfällig ist und was in den nächsten dreißig Tagen hereinkommt.

• Geplante Erinnerungen mit anpassbarer E-Mail-Vorlage
• Strukturierte Mitteilung auf jeder Rechnung
• Automatische Zuordnung eingegangener Zahlungen
• Liquiditätsansicht der erwarteten Zahlungseingänge

Was Ihr Buchhalter am Quartalsende erhält

Der wahre Test einer Rechnungssoftware kommt bei der Steuererklärung. Wenn Ihr Buchhalter Ihre Verkäufe neu erfassen muss, haben Sie die Arbeit nur verschoben und bezahlen sie zweimal.

Ihr Buchhalter öffnet Ihre Akte mit seinem eigenen, kostenlosen und unbegrenzten Zugang und findet dort Verkäufe, Einkäufe, Belege und die Aufschlüsselung nach MwSt.-Satz. Er exportiert, was er braucht, in seine gewohnte Umgebung, ohne darauf zu warten, dass Sie seine E-Mail vom Freitagabend beantworten.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung allein führen, speisen dieselben Zahlen direkt die Vorbereitung Ihrer periodischen Erklärung, mit der Aufschlüsselung nach Feldern. Sie sehen den zurückzustellenden Betrag kommen, statt ihn am 20. des Monats zu entdecken.

Was die Rechnungsstellung bei Novadesko kostet

Das Abonnement beginnt bei 19 Euro zzgl. MwSt. pro Monat, ohne Mindestlaufzeit. Peppol-Rechnungen sind enthalten, ebenso das CRM, die Liquiditätsübersicht und der Zugang Ihres Buchhalters. Es gibt keine Einrichtungsgebühr, weil es nichts zu installieren gibt.

Die klassische Falle in diesem Markt ist der Lockpreis, zu dem später das E-Rechnungsmodul, die Anzahl der Rechnungen, die Anzahl der Benutzer und der Support hinzukommen. Wir nennen lieber einen Betrag, der sich nicht verändert, wenn Ihr Geschäft wächst.

Heute Nachmittag loslegen, Rechnung inklusive

Die Testphase dauert 14 Tage und verlangt keine Kreditkarte. Sie erstellen Ihr Konto, geben Ihre Unternehmensnummer ein, und die Software ruft Ihre öffentlichen Daten aus der Zentralen Datenbank der Unternehmen ab, um Ihren Briefkopf vorauszufüllen.

Rechnen Sie mit einer Viertelstunde für Ihre erste Rechnung: Ihr Logo, Ihre Zahlungsbedingungen, ein Kunde, zwei Leistungszeilen. Die Peppol-Aktivierung dauert einige Minuten länger und erfolgt im selben Bildschirm.

Wenn Sie von einem anderen Tool kommen, lassen sich Ihre Kunden und Artikel aus einer Datei importieren, und Ihre alten Rechnungen können bei Ihrem bisherigen Anbieter bleiben, bis Sie Ihre Archive gesichert haben. Niemand verlangt, dass Sie alles am selben Tag umstellen.

Häufige Fragen