Les mentions obligatoires sur votre facture
La législation TVA énumère les mentions qui rendent une facture valable. S'il en manque une, votre client risque sa déduction et vous risquez une correction en cas de contrôle. La liste est plus courte que sa réputation, avec un piège : la date de livraison ou de prestation est celle qu'on oublie le plus, alors que les contrôleurs la cherchent en premier.
Prenez le tableau ci-dessous et posez-le à côté de votre dernière facture. Si tout y est, votre modèle est bon et vous n'aurez plus à y penser de l'année.
Les mentions obligatoires d'une facture belge
| Mention |
Ce que vous inscrivez |
Là où ça dérape |
| Date de facture |
Le jour où vous émettez la facture |
Confondue avec la date de livraison, alors que les deux sont exigées |
| Numéro de facture |
Un numéro séquentiel, par exemple 2026-014 |
Des trous dans la série après une facture supprimée |
| Vos coordonnées |
Nom, adresse, numéro d'entreprise et numéro de TVA |
Le numéro de TVA absent du modèle de la première année |
| Coordonnées du client |
Nom, adresse et numéro de TVA pour un client professionnel |
Une ancienne adresse jamais mise à jour |
| Description |
La nature et la quantité des biens ou des prestations |
Une description trop vague pour être vérifiée |
| Date de livraison ou de prestation |
Le jour ou la période où vous avez livré |
La mention la plus souvent oubliée de toutes |
| Montants et TVA |
Le montant hors TVA par taux, le taux et le montant de TVA |
Un total unique TVA comprise, sans ventilation |
| Mention particulière |
« Autoliquidation » ou le régime de franchise, quand ils s'appliquent |
Pas de TVA portée en compte et aucun motif indiqué |
Si vous travaillez régulièrement pour un client à l'étranger, d'autres mentions s'ajoutent, comme le numéro de TVA avec code pays et le motif de l'exemption. Faites relire ce modèle une fois par votre comptable.
Faire une facture en cinq étapes
Dans les faits, l'ordre est toujours le même. Le client d'abord, les lignes ensuite, puis la TVA, puis le numéro, et l'envoi tout à la fin. Celui qui inverse et commence par choisir un numéro finit tôt ou tard avec un trou dans sa série.
Cela sonne administratif, mais après trois factures le geste devient automatique. Un bon logiciel impose d'ailleurs cet ordre et remplit l'essentiel à votre place.
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Sélectionnez le client et vérifiez son numéro de TVA à la Banque-Carrefour des Entreprises. Un numéro erroné et votre envoi Peppol ne part pas.
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Détaillez les prestations sur des lignes distinctes, avec une description que votre client comprend seul. « Prestations septembre » reste trop flou, « conception du site, deuxième tranche » non.
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Indiquez le taux de TVA par ligne : 21 pour cent dans la plupart des métiers, 6 ou 12 pour cent dans la construction et quelques secteurs.
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Laissez le logiciel attribuer le numéro suivant de la série, puis complétez la date de facture et la date de livraison.
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Envoyez, et programmez tout de suite l'échéance et le rappel.
Un doute sur un taux ? Ne facturez jamais à 6 pour cent au feeling. La différence avec 21 pour cent, c'est vous qui la payez lors d'un contrôle, même si le client n'existe plus entre-temps.
TVA, franchise et autoliquidation
Trois situations couvrent presque tout ce qu'un indépendant rencontre. Dans le cas ordinaire, vous appliquez 21, 12 ou 6 pour cent et vous reversez la TVA dans votre déclaration trimestrielle. Si votre chiffre d'affaires annuel reste sous 25.000 euros et que vous avez opté pour le régime de franchise des petites entreprises, vous ne portez pas de TVA en compte et vous le mentionnez explicitement.
La troisième situation est l'autoliquidation. Pour des travaux immobiliers destinés à un client assujetti, vous ne portez pas la TVA en compte et vous écrivez « autoliquidation » sur la facture. Le client la comptabilise lui-même dans les deux sens. Les entrepreneurs, les électriciens et les menuisiers connaissent ce mécanisme, mais quiconque travaille en sous-traitance y a droit aussi.
Ce qu'il ne faut faire dans aucun des trois cas : porter de la TVA en compte sans numéro de TVA, ou choisir un taux parce que le client le demande. Le prix se négocie, le taux non.
Sous le régime de la franchise, la phrase « Régime particulier de franchise des petites entreprises » doit figurer sur chaque facture. Sans elle, on croira que vous avez oublié la TVA.
Numérotation, délais et conservation
Vos factures portent un numéro continu, attribué dans l'ordre d'émission. La plupart des indépendants repartent chaque année d'une série du type 2026-001. C'est permis, tant qu'aucun trou n'apparaît et qu'un numéro ne sert jamais deux fois. On ne supprime pas une facture : on émet une note de crédit qui renvoie au numéro d'origine.
Pour le calendrier, la règle tient en une phrase. Vous émettez au plus tard le quinzième jour du mois qui suit celui de la livraison ou de la prestation. Livré en mars, facturé le 15 avril au plus tard, même si le client n'a encore rien payé.
La conservation court sur dix ans, dans la forme d'origine. Pour une facture électronique, cela vise le fichier structuré, pas seulement le pdf que vous en avez tiré. Un logiciel qui tient cet archivage tout seul vous épargne un classeur que personne ne range jamais.
Envoyer votre facture par Peppol
Depuis le 1er janvier 2026, la facturation entre assujettis belges passe par des factures électroniques structurées sur le réseau Peppol. Un pdf par mail ne suffit plus pour ces envois, aussi soigné soit-il. Le fichier structuré atterrit directement dans la comptabilité du client, ce qui supprime le réencodage et les fautes de frappe.
Concrètement, une fois votre logiciel raccordé, presque rien ne change pour vous. Vous montez votre facture comme avant et vous cliquez sur envoyer. Le logiciel retrouve le client via son numéro d'entreprise, expédie le document sur le réseau et affiche l'accusé de réception. Si le client n'apparaît pas dans l'annuaire, c'est qu'il n'est pas encore raccordé et vous reprenez la voie classique.
Si vous ne facturez qu'à des particuliers, l'obligation ne vous vise pas. Choisir aujourd'hui un outil incapable de faire du Peppol reste pourtant peu prudent : le premier client professionnel arrive plus vite qu'on ne le croit.
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Votre logiciel doit être point d'accès ou travailler avec un point d'accès agréé.
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Votre numéro d'entreprise doit être inscrit à l'annuaire Peppol, sans quoi personne ne vous atteint.
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Les factures de vos fournisseurs entrent par le même canal, prêtes à être comptabilisées.
Chez Novadesko, l'envoi Peppol est compris dans l'abonnement, sans coût par document. Ce n'est pas le cas partout : certains éditeurs facturent à la pièce.
Ce qu'un logiciel de facturation doit savoir faire
Un logiciel de facturation pour indépendant n'est pas un progiciel comptable pour entreprise moyenne. Vous n'avez pas besoin de vingt modules, mais de six choses qui marchent toujours. Le reste relève de l'argumentaire commercial.
Testez-les toutes pendant la période d'essai, avec vos vrais clients et vos vrais montants. Une démo remplie de données inventées ne dit rien de ce que ça donne un vendredi soir chargé.
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Un modèle à votre logo qui tient les mentions légales complètes à votre place.
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L'envoi Peppol compris, avec un statut lisible facture par facture.
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Des rappels automatiques, pour ne plus suivre à la main qui a oublié de payer.
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Les factures récurrentes, pour les clients au montant mensuel fixe.
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Un export qui convient à votre comptable, ou un accès direct pour lui.
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Un usage confortable sur téléphone, parce que la moitié des factures partent entre deux chantiers.
Word, Excel ou un logiciel
Tant que vous sortez trois factures par mois, un modèle Word tient la route. Cela coince à l'approche de la déclaration TVA, ou le jour où un client demande pourquoi il n'a jamais reçu de rappel. L'obligation Peppol a avancé ce point de bascule : un document que vous mettez en page vous-même n'atteint pas le réseau.
Le tableau compare les trois façons de faire telles qu'elles se vivent, pas telles qu'elles se vendent.
Trois façons de faire vos factures
| Façon de travailler |
Ce qu'elle fait bien |
Là où elle vous bloque |
| Word ou un modèle pdf |
Disponible tout de suite et gratuit |
Pas de Peppol, pas de suivi, numérotation entièrement à la main |
| Excel avec une feuille par année |
Une vue des totaux pour votre déclaration TVA |
Des formules qui cassent en silence et aucun envoi |
| Un logiciel de facturation |
Mentions légales, Peppol, rappels et archivage d'un coup |
Un abonnement mensuel et une heure d'adaptation |
Être payé plus vite
Entre entreprises, le délai de paiement légal est de trente jours et les parties ne peuvent pas dépasser soixante jours par contrat. Beaucoup d'indépendants inscrivent trente par habitude, alors que quinze passe très bien sur de petits montants. Votre délai est un point de négociation, pas une loi de la nature.
Ce qui rapporte le plus n'est pas le délai mais le suivi. Un rappel poli trois jours après l'échéance récupère la plus grosse part. Celui qui téléphone un mois plus tard est déjà passé au bas de la pile. Automatisez ce suivi et vous gagnez du temps et de l'argent.
Ajoutez aussi votre communication structurée sur la facture. Le client paie plus vite quand il n'a rien à recopier, et votre extrait bancaire rapproche le paiement de la bonne facture tout seul.
Si une facture reste impayée, vous avez droit de plein droit à des intérêts de retard et à une indemnité forfaitaire. Mentionnez-le brièvement dans vos conditions : votre rappel devient tout de suite plus sérieux.
Sortir votre première facture ce soir
La mise en route prend moins d'une demi-heure. Vous encodez vos données d'entreprise, chargez votre logo, choisissez votre série de numéros et créez votre premier client. À partir de là, chaque facture suivante n'est plus qu'une affaire de clics.
L'essai de quatorze jours tourne sans carte bancaire et sans engagement. Utilisez-le comme vous utiliserez le logiciel ensuite : faites de vraies factures, envoyez-en une par Peppol et vérifiez que le rappel part comme vous l'aviez réglé. Si cela ne vous convient pas, tout s'arrête de soi-même.
Questions fréquentes
Puis-je faire mes factures moi-même en tant qu'indépendant ?
Oui. Rien ne vous oblige à passer par un comptable pour facturer. Vous restez responsable des mentions légales, du bon taux de TVA et de la conservation pendant dix ans. Un logiciel qui impose ces mentions retire l'essentiel du risque.
Combien coûte un logiciel de facturation pour indépendant ?
L'offre belge va grosso modo de dix à cinquante euros hors TVA par mois, selon les modules et le nombre d'utilisateurs. Novadesko démarre à 19 euros hors TVA par mois, envoi Peppol compris et sans coût par document. Calculez toujours le total sur douze mois avant de comparer.
Peut-on faire une facture gratuitement ?
Pour une poignée de factures par an, un modèle ou une formule gratuite suffit. Dès que vous facturez à d'autres assujettis, vous butez sur l'obligation Peppol, rarement incluse dans une version gratuite. Chez Novadesko, vous testez quatorze jours sans carte, puis un abonnement payant prend le relais.
Quand dois-je émettre ma facture ?
Au plus tard le quinzième jour du mois qui suit celui où la TVA devient exigible, donc en général le mois de la livraison ou de la prestation. Livré en mars, la facture part le 15 avril au plus tard, même si le paiement n'est pas encore rentré.
Suis-je obligé d'envoyer mes factures par Peppol ?
Depuis le 1er janvier 2026, oui, pour vos factures aux autres assujettis belges. Elles doivent circuler en document électronique structuré sur le réseau Peppol. Pour les clients particuliers, le pdf ou le papier restent autorisés.
Que faire d'une facture partie avec une erreur ?
Vous ne la supprimez pas et vous ne retouchez pas le numéro. Vous émettez une note de crédit qui renvoie au numéro d'origine et corrige le montant, puis vous établissez la facture correcte. Votre série reste ainsi continue, ce que l'on regarde en premier lors d'un contrôle.
Combien de temps dois-je conserver mes factures ?
Dix ans, dans la forme où elles ont été émises. Pour une facture électronique, vous conservez donc le fichier structuré lui-même. Avec un logiciel de facturation, cet archivage se fait tout seul et reste consultable.
À lire aussi
Cette page résume les règles TVA belges telles qu'elles s'appliquent en août 2026. Pour votre dossier, votre comptable reste l'interlocuteur juste, en particulier en cas de franchise, d'autoliquidation ou de clients étrangers.
