Comment envoyer une facture Peppol

Ce qu'il faut avoir sous la main

Un envoi Peppol se joue avant la facture. Le réseau contrôle le document au départ : si une donnée manque, rien ne part et vous le savez immédiatement. C'est plus sec qu'un PDF envoyé par courriel, et franchement plus reposant que le rappel du service comptable trois semaines après.

Rassemblez donc ces éléments une bonne fois. Vous ne les encoderez qu'au premier passage, ils suivront ensuite chaque document.

• Votre numéro d'entreprise, tel qu'il figure à la Banque Carrefour.
• L'adresse de votre siège social, celle de la BCE et pas celle de votre bureau si elles diffèrent.
• Votre IBAN, vos conditions de paiement et le délai que vous accordez.
• Le numéro d'entreprise de votre client, qui lui sert d'adresse sur le réseau.
• Un taux de TVA sur chaque ligne, y compris les lignes exonérées ou en autoliquidation.

L'envoi, étape par étape

Reprenons les cinq gestes du haut de page, cette fois avec ce qui se passe derrière l'écran.

Votre fiche d'entreprise alimente l'en-tête de chaque facture structurée. L'activation de l'identifiant, elle, publie votre numéro d'entreprise dans l'annuaire du réseau : à partir de ce moment, n'importe quel fournisseur peut vous adresser une facture sans que vous ayez à lui transmettre quoi que ce soit.

Vient ensuite le client. Tapez son numéro d'entreprise, le logiciel consulte l'annuaire et affiche s'il est joignable. Vous encodez alors votre facture normalement, ligne par ligne, avec le bon taux de TVA sur chacune. Au moment d'envoyer, choisissez Peppol plutôt que le courriel.

Le document part en Peppol BIS Billing 3.0, un format que le logiciel de votre client lit sans intervention humaine. Quelques secondes plus tard, son point d'accès confirme la remise. Cette confirmation est la seule preuve qui compte : gardez le réflexe de la regarder avant de passer à la suite.

• Comptez vingt minutes pour la mise en route, deux clics pour les envois suivants.
• Rien à installer sur votre ordinateur : tout se passe dans votre logiciel de facturation.
• Aucune démarche auprès de l'administration, l'inscription se fait par votre point d'accès.
• Vous pouvez toujours joindre un PDF de courtoisie, c'est le fichier structuré qui fait foi.

Trouver l'identifiant Peppol de votre client

Sur le réseau, chaque entreprise a une adresse. En Belgique, c'est le numéro d'entreprise précédé du code 0208, qui indique simplement que l'identifiant vient de la Banque Carrefour.

Vous n'avez donc rien à demander à votre client, ni compte, ni code d'accès. Son numéro de TVA suffit, et il figure déjà sur les documents que vous échangez avec lui.

Si l'annuaire ne le trouve pas, deux explications. Soit il n'a pas encore activé Peppol chez son prestataire, soit le numéro encodé comporte une coquille. Recomptez les chiffres avant de conclure quoi que ce soit.

Vérifier que la facture est bien arrivée

Une facture Peppol passe par plusieurs états avant d'atterrir chez votre client. Les connaître évite de relancer trop tôt, ou pire, de renvoyer un doublon.

En pratique, la remise se confirme en quelques secondes. Un statut qui traîne au delà d'une heure mérite un coup d'oeil, mais rien de dramatique : le réseau réessaie tout seul quand le point d'accès d'en face est momentanément indisponible.

Quand le réseau refuse votre facture

Un rejet n'a rien d'inquiétant. Il signale une donnée manquante ou incohérente, et il arrive tout de suite, avant que le document ne parte. Vous corrigez, vous renvoyez, l'affaire est réglée en deux minutes.

Les causes se comptent sur les doigts d'une main, et ce sont presque toujours les mêmes.

• Numéro d'entreprise du client absent, incomplet ou mal recopié.
• Ligne de facture sans taux de TVA, souvent une remise ou un forfait de déplacement.
• Motif d'exonération manquant sur une facture en autoliquidation ou hors TVA.
• IBAN mal formé, ou compte de paiement absent de votre fiche d'entreprise.
• Date d'échéance antérieure à la date de facture, généralement une faute de frappe.

Si votre client n'est pas encore sur Peppol

Cela arrive encore, surtout chez les très petites structures et chez vos clients particuliers, qui eux ne sont pas concernés par l'obligation.

Dans ce cas, la facture part par courriel, avec son PDF, exactement comme avant. Vous n'encodez rien deux fois et vous ne changez pas vos habitudes. Le jour où ce client s'inscrit sur le réseau, l'envoi bascule tout seul en structuré.

Pour vos clients professionnels belges, la question se pose tout de même. L'obligation vaut aussi pour eux, et un fournisseur qui leur signale gentiment qu'ils sont introuvables dans l'annuaire leur rend service.

Recevoir, l'autre moitié du travail

Beaucoup d'indépendants configurent l'envoi, puis s'arrêtent là. C'est dommage, parce que la réception fait gagner bien plus de temps.

Une facture d'achat qui arrive par Peppol entre dans votre journal des achats avec le fournisseur, le montant et la TVA déjà lus. Vous confirmez la catégorie de frais, et votre TVA déductible est en place sans une seule ressaisie.

L'inverse coûte cher : si votre outil ne reçoit pas, les factures de vos fournisseurs se perdent quelque part entre deux boîtes mail, et c'est votre déduction qui trinque au moment de la déclaration.

Questions fréquentes