Actief of stopgezet: het ondernemingsregister
De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) is het openbare register van alle Belgische ondernemingen. Ze geeft het ondernemingsnummer, de naam, de rechtsvorm, het adres van de zetel, de NACE-activiteitscodes en vooral de status: actief, in vereffening, failliet of geschrapt.
Dat is de eerste controle, nog vóór de btw. Een geschrapte vennootschap factureren, of een factuur betalen van een onderneming die niet meer bestaat, leidt tot onbetaalde facturen en discussies met de fiscus over de aftrekbaarheid.
-
Status « actief »: u kunt normaal werken.
-
« In vereffening » of « failliet »: eis een voorschot of zie af van de opdracht.
-
« Geschrapt »: de onderneming bestaat niet meer, de factuur kan niet geldig zijn.
De NACE-codes tonen de sector. Handig om te weten of uw leverancier onder de sectoren van de inhoudingsplicht valt (bouw, schoonmaak, vlees, bewaking).
Btw-plichtig en VIES: wat « ongeldig » betekent
VIES is de dienst van de Europese Commissie die bevestigt dat een btw-nummer geregistreerd is voor intracommunautaire handelingen. Bij een levering of dienst aan een klant in een andere lidstaat verantwoordt dat nummer de vrijstelling.
Opgelet: VIES antwoordt soms « ongeldig » voor een nummer dat perfect in orde is, bij overbelasting of een panne van een lidstaat. Een VIES-weigering betekent dus niet altijd dat de onderneming niet btw-plichtig is. Probeer later opnieuw of vergelijk met het register.
Een onderneming die actief is in het register maar niet in VIES staat, kan ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen vallen, vrijgesteld zijn (medisch, onderwijs, verzekeringen) of haar btw-activatie nog lopende hebben.
Novadesko aanvaardt nooit een VIES « ongeldig » op basis van één antwoord: het raadpleegt een tweede toegangspunt, probeert opnieuw en controleert elke dag opnieuw zolang het register « actief » zegt.
Peppol: kan uw klant een elektronische factuur ontvangen?
Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen btw-plichtige ondernemingen in België in gestructureerd formaat via het Peppol-netwerk verlopen. De directory van het netwerk toont, op basis van het ondernemingsnummer, of uw klant geregistreerd is en welke documenttypes hij aanvaardt.
Staat uw klant er nog niet in, dan verwittigt u hem en bewaart u een bewijs van de poging. Gaat het om een leverancier, dan weet u of hij zijn facturen rechtstreeks in uw software kan sturen.
Het netwerk, het formaat en de verplichting worden uitgelegd in onze gids « Wat is Peppol ».
De inhoudingsplicht (artikel 30bis): wie, wanneer, hoeveel
Artikel 30bis van de wet van 27 juni 1969 (en artikel 30ter voor bepaalde sectoren) verplicht wie werken in onroerende staat, schoonmaak, bewaking of bepaalde activiteiten in de vleessector laat uitvoeren, om vóór de betaling van zijn aannemer of onderaannemer na te gaan of die sociale (RSZ) of fiscale (FOD Financiën) schulden heeft.
Is dat zo, dan moet u een deel van de factuur inhouden en zelf doorstorten: 15 % van het bedrag exclusief btw voor fiscale schulden en 35 % voor sociale schulden (50 % in bepaalde gevallen). Betaalt u zonder in te houden, dan bent u hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van uw aannemer, tot het bedrag van de werken, en riskeert u een bijslag gelijk aan het in te houden bedrag.
De controle gebeurt op twee momenten: bij het sluiten van het contract en vóór elke factuurbetaling. Ze gebeurt op checkinhoudingsplicht.be of, voor software, via de onlinedienst billRetainment van de RSZ. Het resultaat geeft per luik de situatie en het in te houden percentage, met een geldigheidsdatum voor een antwoord « geen inhoudingsplicht ».
-
Werken in onroerende staat: bouw, renovatie, elektriciteit, verwarming, dakwerken, schilderwerken, tuinen bij een gebouw.
-
Schoonmaak van gebouwen, bewaking, bepaalde activiteiten in de vleessector (30ter).
-
De opdrachtgever en elke aannemer tegenover zijn eigen onderaannemers.
Particulieren die werken voor privédoeleinden laten uitvoeren vallen er niet onder. De plicht geldt voor ondernemingen, zelfstandigen en overheden.
Hoe Novadesko dit alles voor u controleert
Zodra u het btw-nummer van een klant of leverancier invoert, raadpleegt Novadesko het register, VIES, de Peppol-directory en, voor Belgische ondernemingen, de dienst inhoudingsplicht. De resultaten verschijnen als badges op de fiche, in de lijsten en in het aanmaakformulier, met een duidelijke waarschuwing bij stopzetting, afwezigheid in VIES of inhoudingsplicht.
De verdicten worden gedeeld met NovaFisko, ons boekhoudplatform, en elke nacht opnieuw gecontroleerd. U kunt een controle op elk moment opnieuw starten vanuit de fiche, en de geavanceerde modus toont het Peppol-detail (identificatie, toegangspunt, documenttypes).
-
Stopgezette onderneming: rode badge met datum, in de lijsten en op de documenten.
-
Niet in VIES maar actief: grijze Europese vlag, informatie zonder blokkering.
-
Inhoudingsplicht: oranje waarschuwing met de sociale en fiscale percentages.
-
Beschikbaar op het web, in de desktopapp en op iPhone en Android.
De vier controles in één oogopslag
| Controle |
Officiële bron |
Wat u ermee doet |
| Bestaan en status |
Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) |
Geen stopgezette of geschrapte onderneming factureren of betalen |
| Intracommunautaire btw |
VIES (Europese Commissie) |
De intracommunautaire vrijstelling verantwoorden, een vrijstellingsregeling opsporen |
| Elektronische facturatie |
Peppol-directory (SML / SMP) |
De factuur in het juiste formaat sturen, verplicht tussen Belgische ondernemingen sinds 2026 |
| Inhoudingsplicht 30bis |
RSZ en FOD Financiën (checkinhoudingsplicht.be) |
15 % en/of 35 % van de factuur inhouden en doorstorten |
De controles betreffen de officiële gegevens op het moment van raadpleging. Voor de inhoudingsplicht verplicht de wet u om vóór elke betaling te controleren: Novadesko bewaart de datum van de laatste controle.
Veelgestelde vragen
Volstaat een geldig btw-nummer in VIES om gerust te zijn?
Nee. VIES bevestigt enkel de btw-registratie. Het zegt niet of de onderneming in vereffening is, noch of ze sociale of fiscale schulden heeft. Vergelijk altijd met het register en, voor werken, met de 30bis-controle.
VIES zegt « ongeldig » voor een klant die ik ken: wat nu?
Probeer later opnieuw en controleer in het register. De dienst antwoordt soms « ongeldig » tijdens een panne van een lidstaat. Is de onderneming actief maar echt niet in VIES, dan valt ze misschien onder een vrijstellingsregeling: factureer dan met Belgische btw.
Wie moet de 30bis-controle doen?
Elke onderneming, zelfstandige of overheid die werken in onroerende staat, schoonmaak of bewaking laat uitvoeren, en elke aannemer tegenover zijn onderaannemers. Particulieren met privéwerken vallen er niet onder.
Hoeveel moet ik inhouden en waar stort ik het geld?
15 % van het bedrag exclusief btw bij een fiscale schuld, te storten aan de FOD Financiën, en 35 % bij een sociale schuld, te storten aan de RSZ, met de gestructureerde mededeling van de dienst. Bij grote sociale schulden is het tarief 50 %.
Wat als ik betaal zonder in te houden?
U bent hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van de aannemer, tot het bedrag van de werken, en u bent een bijslag verschuldigd gelijk aan het bedrag dat u had moeten inhouden. De controle kost enkele seconden, nalatigheid kan de hele factuur kosten.
Doet Novadesko de 30bis-controle automatisch?
Ja voor Belgische shops: bij het invoeren van een Belgische leverancier en bij elke hercontrole. De badge en de waarschuwing tonen de toe te passen percentages. Omdat de wet u verplicht vóór elke betaling te controleren, start u de controle op de betaaldag opnieuw vanuit de fiche.
Zijn deze controles ook buiten België beschikbaar?
Het register en VIES dekken de hele Europese Unie, Peppol een groot deel van de wereld. De inhoudingsplicht 30bis is een Belgische regel: ze verschijnt enkel voor Belgische ondernemingen die vanuit een in België gevestigde shop worden geraadpleegd.
Verder lezen
Deze gids is louter informatief. Drempels en bedragen worden elk jaar geïndexeerd: controleer ze bij de FOD Financiën of bij uw boekhouder voordat u beslist.
