Peppol in één zin
Peppol is een internationaal netwerk waarmee twee ondernemingen handelsdocumenten uitwisselen, facturen op kop, rechtstreeks van de ene software naar de andere. U verstuurt vanuit uw facturatiepakket, uw klant ontvangt in het zijne, zonder bijlage te openen of bedragen over te typen.
De beste vergelijking blijft de telefoon. Welke operator u ook kiest, het gesprek komt tot stand omdat iedereen dezelfde regels volgt. Peppol doet dat voor facturen: elke onderneming kiest haar eigen dienstverlener en toch komen de documenten aan.
De naam komt van Pan-European Public Procurement On-Line. Aanvankelijk ging het om eenvoudiger overheidsopdrachten in Europa. Dat kader is intussen ruim overschreden: een factuur tussen twee Belgische kmo's loopt vandaag over hetzelfde netwerk.
-
Peppol is geen software die u installeert, het is een netwerk waarop uw software aansluit.
-
Peppol is van geen enkel privébedrijf: de regels zijn openbaar en voor iedereen toegankelijk.
-
Peppol verandert niets aan uw nummering of uw betalingsvoorwaarden, het vervoert de factuur.
Wilt u vooral weten wat er dagelijks aan uw facturatie verandert? Ons praktische artikel over de elektronische factuur via Peppol gaat daar dieper op in.
Het Peppol programma: herkomst en bestuur
Het Peppol programma start in 2008 als een project met financiering van de Europese Commissie. De doelstelling paste in één zin: een onderneming moest kunnen intekenen op een overheidsopdracht in een ander land zonder zich aan de gewoontes van elke administratie aan te passen.
In 2012 stopt de Europese financiering, maar het werk gaat door. OpenPeppol, een vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht, neemt het bestuur over en onderhoudt de specificaties vanuit Brussel. Haar leden zijn dienstverleners, overheden en softwarehuizen.
Elk deelnemend land wijst daarnaast een Peppol autoriteit aan die de regels op het eigen grondgebied toepast en toegangspunten erkent. In België is dat de FOD Beleid en Ondersteuning, beter bekend als BOSA.
-
Het programma legt de formaten en de transportregels vast, niet de prijs van de diensten.
-
Een toegangspunt ondertekent een overeenkomst en blijft onder toezicht van een Peppol autoriteit.
-
Omdat de specificaties openbaar zijn, betekent veranderen van dienstverlener niet veranderen van formaat.
Hoe het netwerk werkt
Het netwerk werkt volgens het zogenaamde vierhoekenmodel: u, uw dienstverlener, die van uw klant, en uw klant. U spreekt alleen met uw eigen dienstverlener, de rest regelen de twee toegangspunten onderling.
Om de factuur bij de juiste bestemmeling te krijgen, heeft elke deelnemer een identificatie. In België is dat het ondernemingsnummer. Een adresboek, de SMP, geeft aan welk toegangspunt die identificatie bedient en welke documenten het aanvaardt.
De reis van een factuur, hoek per hoek
| Stap |
Wie |
Wat er gebeurt |
| Hoek 1 |
U, de verzender |
U maakt de factuur in uw software |
| Hoek 2 |
Uw toegangspunt |
Het valideert het document en zet het op het netwerk |
| Hoek 3 |
Het toegangspunt van uw klant |
Het ontvangt de factuur en bevestigt de aflevering |
| Hoek 4 |
Uw klant |
Hij vindt de factuur meteen terug in zijn eigen tool |
U kiest het toegangspunt van uw klant niet, en hij het uwe evenmin. Net daardoor is het netwerk voor iedereen bruikbaar.
Wat er in een Peppol factuur staat
Wat over Peppol reist is geen pdf maar een gestructureerd bestand, een reeks benoemde velden die de software van de ontvanger leest zonder dat er iemand aan te pas komt.
Het formaat heet Peppol BIS Billing 3.0. Het volgt de Europese norm EN 16931, die de minimale inhoud van een elektronische factuur vastlegt, en is geschreven in UBL, een opmaaktaal die te vergelijken valt met wat een webpagina structureert.
Het gevolg merkt u meteen: een onvolledige factuur wordt bij vertrek geweigerd in plaats van drie weken later ontdekt door de boekhouder van uw klant. Een ontbrekend ondernemingsnummer of een lijn zonder btw-tarief blokkeert de verzending.
-
De volledige identificatie van verzender en ontvanger, ondernemingsnummer inbegrepen.
-
De detaillijnen, telkens met maatstaf van heffing en btw-tarief.
-
De betaalgegevens, de vervaldag en het te crediteren rekeningnummer.
-
De verwijzing naar een bestelbon of leveringsbon, als uw klant daarom vraagt.
Niets belet u om daarnaast een leesbare pdf naar uw contactpersoon te sturen. Het gestructureerde document is het origineel.
De Belgische verplichting sinds 2026
Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn, in gestructureerde elektronische vorm verstuurd en ontvangen worden. Voor die uitwisselingen volstaat een pdf per e-mail niet langer.
De verplichting geldt voor binnenlandse b2b. Facturen aan particulieren vallen erbuiten, net als kassatickets. De ontvangst raakt wel bijna iedereen: uw leveranciers versturen voortaan via Peppol.
Wie in België via Peppol moet factureren
| Soort uitwisseling |
Van toepassing |
Wat u moet voorzien |
| Tussen btw-plichtige ondernemingen in België |
Ja |
Gestructureerde facturen versturen en ontvangen |
| Naar een particulier |
Nee |
Gewone factuur, met de vertrouwde vermeldingen |
| Naar een klant in het buitenland |
Buiten de Belgische verplichting |
Peppol blijft mogelijk en wordt vaak gewaardeerd |
| Zelfstandige in de vrijstellingsregeling |
Vooral de ontvangst |
Uw leveranciersfacturen kunnen ontvangen |
| Btw-plichtige vrijgesteld door artikel 44 |
Verzending niet geviseerd |
Bespreek uw situatie met uw boekhouder |
Europa gaat dezelfde richting uit met het pakket btw in het digitale tijdperk, dat elektronische facturatie geleidelijk uitbreidt naar handel tussen lidstaten. Wat u vandaag opzet, blijft dus ook morgen nuttig.
Zo sluit u aan op het netwerk
Aansluiten op Peppol vraagt geen enkele administratieve stap bij de overheid. U werkt met software die op een toegangspunt aangesloten is, en uw registratie in het adresboek verloopt daarlangs.
-
Controleer uw ondernemingsfiche: nummer, adres van de zetel, btw-regeling en bankrekening.
-
Activeer Peppol in uw facturatiesoftware, waarmee uw ondernemingsnummer in het adresboek komt.
-
Vul het ondernemingsnummer van uw professionele klanten aan, dat is hun adres op het netwerk.
-
Stuur een eerste echte factuur en kijk het ontvangstbewijs na.
-
Zet de ontvangst aan zodat leveranciersfacturen rechtstreeks in uw boekhouding binnenkomen.
Bij Novadesko zit de activering van uw Peppol identificatie in het abonnement en gebeurt ze vanuit uw instellingen. U hoeft geen apart contract met een toegangspunt te onderhandelen.
De Peppol woordenlijst
Een handvol termen duikt altijd op zodra het over elektronische facturatie gaat. Hier staan ze in gewone taal, handig om bij de hand te houden bij uw eerste configuratie.
De woorden die blijven terugkomen
| Term |
Wat het betekent |
| Peppol |
Het netwerk dat documenten tussen ondernemingen vervoert |
| OpenPeppol |
De Brusselse vereniging die het programma en de regels beheert |
| Toegangspunt |
De erkende dienstverlener die uw documenten op het netwerk zet |
| Peppol identificatie |
Uw adres op het netwerk, in België uw ondernemingsnummer |
| SMP |
Het adresboek dat aangeeft waar een document afgeleverd wordt |
| Peppol BIS Billing 3.0 |
Het factuurformaat dat op het netwerk gebruikt wordt |
| EN 16931 |
De Europese norm die de inhoud van een elektronische factuur vastlegt |
| UBL |
De opmaaktaal waarin de gestructureerde factuur geschreven is |
| Peppol autoriteit |
De nationale instantie die toegangspunten erkent, FOD BOSA in België |
Veelgestelde vragen
Wat is Peppol, in twee zinnen?
Peppol is een internationaal netwerk waarmee ondernemingen gestructureerde elektronische facturen van de ene software naar de andere sturen. Elke deelnemer is er herkenbaar aan zijn ondernemingsnummer en werkt via een erkend toegangspunt, zoals u via een operator belt.
Wie beheert het Peppol programma?
Het programma ontstond in 2008 met financiering van de Europese Commissie en werd daarna overgenomen door OpenPeppol, een vereniging zonder winstoogmerk met zetel in Brussel. Elk land wijst bovendien een Peppol autoriteit aan, voor België de FOD Beleid en Ondersteuning.
Is Peppol verplicht in België?
Ja voor facturen tussen btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn, sinds 1 januari 2026. Facturen aan particulieren en kassatickets vallen er niet onder.
Wat is het verschil tussen een pdf en een Peppol factuur?
Een pdf is een afbeelding van een factuur die iemand moet lezen en overtypen. Een Peppol factuur is een bij vertrek gevalideerde gegevensset die de software van de ontvanger rechtstreeks inleest. De gestructureerde versie geldt als origineel.
Moet u betalen om Peppol te gebruiken?
Het netwerk rekent zelf niets aan de ondernemingen aan: u betaalt de software of de dienstverlener die u aansluit. Bij Novadesko zit de activering van uw identificatie in het abonnement, het verzendvolume hangt daarna af van uw formule.
Hoe weet u of uw klant bereikbaar is via Peppol?
Uw software raadpleegt het adresboek van het netwerk op basis van het ondernemingsnummer van uw klant en zegt of hij geregistreerd is. Onze Peppol pagina biedt dezelfde opzoeking vrij aan, zonder account.
Werkt Peppol ook buiten België?
Ja, het netwerk wordt in een groot deel van Europa gebruikt en ook daarbuiten, onder meer in Australië, Nieuw-Zeeland en Singapore. Een factuur naar een buitenlandse klant die op Peppol geregistreerd staat, vertrekt op precies dezelfde manier.
Hebt u speciale software nodig om Peppol facturen te ontvangen?
U hebt een tool nodig die op een toegangspunt aangesloten is. De meeste Belgische facturatiepakketten bieden dat intussen aan, Novadesko inbegrepen, en de ontvangen factuur belandt dan meteen in uw boekhouding.
Verder lezen
Deze gids is louter informatief. Drempels en bedragen worden elk jaar geïndexeerd: controleer ze bij de FOD Financiën of bij uw boekhouder voordat u beslist.
