Boekhoudsoftware: btw, boekingen en export naar uw boekhouder

Wat u van boekhoudsoftware mag verwachten

In België dekt het woord boekhoudsoftware twee heel verschillende werelden. Er zijn de programma's waarmee boekhoudkantoren dubbel boekhouden, afschrijvingen berekenen en de jaarrekening neerleggen. En er zijn de programma's die zelfstandigen en kleine vennootschappen elke dag gebruiken om te factureren, kosten in te geven, de btw op te volgen en een net dossier door te sturen.

Novadesko hoort bij die tweede groep en komt daar eerlijk voor uit. U vindt er geen rekeningstelsel dat u lijn per lijn moet opbouwen, wel alles wat de boekhouding voedt: verkopen, aankopen, creditnota's, betalingen, bewijsstukken en btw, klaar om in het formaat van uw boekhouder te vertrekken.

Dat onderscheid voorkomt de klassieke ontgoocheling: een tool kiezen die voor kantoren is gemaakt, er drie avonden instellingen in steken en dan vaststellen dat u eigenlijk gewoon wilde factureren en niet langer bonnetjes wilde zoeken.

• Een verkoopfactuur ingeven en ze opvolgen tot ze betaald is.
• Een uitgave registreren met een foto van het bewijsstuk, zonder papieren map.
• De verschuldigde en de aftrekbare btw zien vóór de vervaldag, niet erna.
• Een bestand afleveren dat de software van uw kantoor zonder aanpassing inleest.
• Bij een controle elk stuk in enkele seconden terugvinden.

Verschuldigde en aftrekbare btw opvolgen

De btw kost verstrooide zelfstandigen het meeste geld. Een aankoopfactuur die in een mailbox blijft liggen, is aftrekbare btw die u kwijt bent. Een kwartaal dat u de dag vóór de vervaldag ingeeft, geeft een haastige aangifte en soms een boete.

In Novadesko groeit de btw mee met uw activiteit. Elke verkoop en elke aankoop die u ingeeft, voedt het saldo van het lopende kwartaal: wat u moet betalen, wat u recupereert en het verschil dat u opzij zet. U opent het dashboard, u ziet het bedrag en u weet of de rekening tegen de twintigste van de volgende maand volstaat.

De jaarlijkse klantenlisting van btw-plichtige klanten wordt uit uw verkopen opgebouwd, zonder cijfers over te tikken. De aangifte zelf gebeurt via Intervat, door u of door uw boekhouder, volgens de afspraken die u samen maakte.

• Belgische tarieven van 21, 12, 6 en 0 procent per documentlijn.
• Aparte opvolging van de btw op verkopen en van de aftrekbare btw op aankopen.
• Kwartaalsaldo permanent zichtbaar, niet alleen op het einde van de periode.
• Klantenlisting automatisch gegenereerd in pdf en in Excel.
• Verlegging van heffing en intracommunautaire klanten apart op de factuur.

Aankopen, verkopen en bewijsstukken

Een boekhouding houdt steek zolang elk bedrag zijn stuk heeft. Het verkoopdagboek vult zichzelf zodra een factuur bevestigd is. Het aankoopdagboek vraagt wel een handeling: de uitgave registreren wanneer ze binnenkomt, niet drie maanden later.

Novadesko brengt die handeling terug tot één foto. U fotografeert het tankticket of de leveranciersfactuur, de software leest het bedrag, de datum en het btw-nummer, en stelt de kostencategorie voor. U bevestigt en het stuk zit geklasseerd, met de afbeelding erbij bewaard.

Daarna koppelt u de betalingen aan de documenten: een betaalde factuur verdwijnt uit de lijst van openstaande posten, een cash betaalde uitgave blijft traceerbaar. Op het einde van het kwartaal is er geen stapel meer, alleen een lijst om na te kijken.

• Verkoopdagboek gevoed door de facturatie, zonder dubbele invoer.
• Aankopen en onkosten geregistreerd vanaf de smartphone, met bewijsstuk.
• Automatische lezing van bedragen en btw-nummer op de documenten.
• Kostencategorieën om te zien wat aftrekbaar is en voor welk percentage.
• Rittenboek en voertuigkosten apart opgevolgd, zoals de fiscus vraagt.
• Bewijsstukken met tijdstempel bewaard en raadpleegbaar bij een controle.

Export naar uw boekhoudkantoor

De echte test van boekhoudsoftware is het moment waarop uw kantoor uw gegevens ontvangt. Moet het alles opnieuw ingeven, dan betaalt u twee keer: het abonnement en de uren overtikwerk.

Novadesko exporteert verkopen, aankopen, creditnota's en betalingen naar de pakketten die Belgische kantoren gebruiken. Uw boekhouder importeert het bestand in zijn gewone tool en gaat meteen over naar zijn eigenlijke werk: controle en advies.

Er is een tweede weg, die veel kantoren verkiezen: uw boekhouder opent uw dossier zelf via een eigen portaal, rechtstreeks, zonder bestanden heen en weer te mailen. Die toegang is gratis voor kantoren.

Facturatie, Peppol en boekhouding op één plek

Facturatie en boekhouding scheiden betekent dezelfde cijfers in twee tools overtikken. Dat is de meest banale en meteen de duurste bron van fouten, zeker wanneer de factuurnummers niet meer op elkaar volgen.

Bij Novadesko is een verstuurde factuur meteen een verkoopboeking. Een factuur die via het Peppol-netwerk binnenkomt, belandt rechtstreeks bij de aankopen, met bedragen en btw, zonder overtypen en zonder pdf te openen. Sinds 2026 lopen facturen tussen Belgische ondernemingen via dat netwerk: gestructureerde ontvangst is geen luxe meer, ze zorgt ervoor dat uw aankopen volledig zijn.

De rest van het beheer volgt dezelfde logica: offertes worden facturen, herinneringen vertrekken automatisch, voorraad en kassa draaien mee voor wie in een winkel verkoopt, en alles voedt dezelfde dagboeken.

• Facturen en creditnota's doorlopend genummerd, zoals de wet vraagt.
• Aankoopfacturen ontvangen via het Peppol-netwerk, klaar om te boeken.
• Verzending via Peppol of via e-mail, naargelang de klant op het netwerk staat.
• Automatische betalingsherinneringen om wanbetaling tegen het kwartaaleinde te beperken.

Boekhoudsoftware kiezen

De Belgische markt zet heel verschillende werelden naast elkaar. Een geïntegreerd pakket als Odoo dekt enorm veel, maar vraagt instelwerk en vaak een integrator. Een app die voor de eenmanszaak is bedacht, gaat sneller maar stopt zodra er voorraad, een kassa of een team bijkomt.

Stel uzelf drie vragen vóór u prijzen vergelijkt: wie geeft dagelijks in, wie dient de btw-aangifte in, en wat gebeurt er met het dossier de dag dat u van boekhouder verandert. De antwoorden schrappen de helft van de kandidaten.

De tabel hieronder bundelt de criteria die na zes maanden gebruik echt het verschil maken, precies die welke u op een tarievenpagina niet ziet.

Veelgestelde vragen