Een handelsstad met twee snelheden
Gent leeft op twee ritmes. Er is het academiejaar, met de Overpoort, de Sint-Pietersnieuwstraat en duizenden studenten die 's avonds laat nog eten. En er is de zomer, wanneer de stad zich vult met bezoekers en de horeca in het centrum op volle toeren draait.
Dat verschil zie je in de kassa terug. Een zaak in de Overpoort maakt veel kleine tickets in weinig uren, een restaurant aan de Graslei werkt met langere rekeningen en meer bediening aan tafel. Het systeem dat allebei aankan, is het systeem dat u niet dwingt om alles opnieuw te configureren wanneer het seizoen kantelt.
-
Eetzaken en cafés in de Overpoort, met late uren en veel kleine bedragen
-
Restaurants rond de Graslei en de Korenmarkt, met bediening aan tafel en terras
-
Broodjeszaken en koffiebars in de buurt van de universiteit en de kliniek
-
Winkels in de Veldstraat en de Brabantdam, met pieken op zaterdag
Wanneer het geregistreerd kassasysteem verplicht wordt
De drempel ligt op 25 000 euro exclusief btw per jaar aan maaltijden die ter plaatse worden verbruikt. Dranken tellen niet mee, hoe groot hun aandeel in uw omzet ook is. Dat verrast veel Gentse cafés met een kleine keuken : de keuken bepaalt de drempel, de toog niet.
Wordt de drempel overschreden, dan passeert elke handeling via het geregistreerd kassasysteem en krijgt de klant een ticket. Ook een enkele koffie, ook op het drukste moment van de avond.
De teller loopt over twaalf maanden werkelijke activiteit. In een stad waar de zomer en de feestweek zwaar doorwegen, kan één uitzonderlijke periode u over de drempel duwen zonder dat u het meteen doorhebt.
Bekijk uw omzet uit maaltijden apart van uw drankomzet, elke maand opnieuw. Het is de enige manier om de drempel te zien aankomen in plaats van hem achteraf vast te stellen.
Voorbereid op de Gentse Feesten
Tien dagen die het jaar kunnen maken, en waarin elke minuut aan de kassa telt. Wie de week ingaat met een halfslachtige configuratie, betaalt dat in wachtrijen en in fouten die pas bij de afsluiting bovenkomen.
De voorbereiding hoeft niet groot te zijn, maar wel op tijd. Een aangepaste kaart, geteste toestellen en duidelijke afspraken over kortingen volstaan meestal om de week rustig door te komen.
Wat u regelt voor de feestweek begint
| Voorbereiding |
Waarom het misloopt zonder |
Wanneer |
| Een verkorte kaart met vaste artikelen en tarieven |
Zoeken in een lange kaart kost seconden die u niet heeft |
Twee weken vooraf |
| Kaarten of codes voor het tijdelijk personeel |
Zonder eigen kaart is een handeling niet herleidbaar |
Voor de eerste dienst |
| Een tweede kassapost en een testafsluiting |
Een defect toestel op dag één kost een volledige avond |
De week ervoor |
| Afspraken over kortingen en annulaties |
Anders komt het verschil pas bij de afsluiting boven |
Bij de briefing |
Tijdelijk personeel achter de kassa
In het GKS-stelsel identificeert de VSC-kaart wie int. Werkt u met studenten of met flexi-krachten, dan hoort dat administratief in orde te zijn voor de eerste dienst, niet erna.
Even belangrijk is wat iemand mag. Een nieuwe medewerker moet kunnen afrekenen zonder per ongeluk een ticket te annuleren of een korting van vijftig procent te geven. Rechten instellen kost tien minuten en spaart u een pijnlijke controle van uw dagafsluiting.
Een interface die zichzelf uitlegt scheelt daarbij meer dan een lange uitleg. Wie na vijf minuten zelfstandig afrekent, houdt de rij kort.
-
Een eigen kaart of code per medewerker, zodat elke handeling herleidbaar blijft
-
Kortingen en annulaties enkel voor wie daar verantwoordelijk voor is
-
Een dagafsluiting per medewerker en per betaalmiddel
-
Artikelen met hun btw-tarief vooraf ingesteld, zodat niemand aan de kassa moet kiezen
Facturen naar bedrijven en verenigingen
Gent zit vol organisaties die op factuur bestellen : studentenverenigingen, hogescholen, culturele huizen, bedrijven die een receptie laten verzorgen. Voor die klanten volstaat een kasticket niet.
Sinds 2026 hoort een factuur tussen Belgische btw-plichtigen via het Peppol netwerk te vertrekken, gestructureerd en niet als pdf. Wanneer uw kassa en uw facturatie in hetzelfde systeem zitten, vertrekt die factuur uit dezelfde artikelen en tarieven als uw dagelijkse verkoop.
Wat Novadesko in Gent doet
Novadesko brengt kassa, facturatie, voorraad en boekhouding samen. De verkoop van vanavond staat morgenochtend in uw cijfers, zonder tussenstap en zonder bestand dat iemand moet inlezen.
Voor de activering van het GKS-stelsel met controlemodule loopt het aanbod NovaResto, dat de hardware en de blackbox dekt. De certificering van het systeem en de FDM-verdelersovereenkomst zijn lopende : vraag de stand van zaken op voor u een installatie plant, zeker als u die voor de zomer wil rond hebben.
-
Tickets en dagafsluiting, met een opsplitsing per betaalmiddel
-
Kaarten en artikelen die u per seizoen kunt aanpassen
-
Facturen via Peppol naar bedrijven en verenigingen
-
Voorraad die meezakt bij elke verkoop, ook op een tweede post
Veelgestelde vragen
Heb ik een geregistreerd kassasysteem nodig voor mijn café in Gent ?
Alleen als uw omzet uit maaltijden die ter plaatse worden verbruikt boven 25 000 euro per jaar uitkomt. Drankomzet telt niet mee voor die drempel, ook niet als ze het grootste deel van uw kassa vult.
Tellen de Gentse Feesten mee voor de drempel ?
Ja. De teller loopt over twaalf maanden werkelijke activiteit, dus een uitzonderlijke week telt gewoon mee. Precies daarom is het nuttig uw maaltijdomzet maandelijks te volgen.
Hoeveel kassaposten kan ik tegelijk gebruiken ?
Zoveel als uw zaak nodig heeft. Elke post heeft zijn uitrusting, maar de gegevens komen samen in één dagafsluiting voor de zaak.
Kan een student na vijf minuten afrekenen op het systeem ?
Dat hangt af van hoe u het opzet. Met een verkorte kaart, duidelijke knoppen en vooraf ingestelde tarieven hoeft een nieuwe medewerker enkel het artikel aan te tikken en het betaalmiddel te kiezen.
Moet ik elektronisch factureren naar een studentenvereniging ?
Is de vereniging btw-plichtig in België, dan verloopt de factuur via Peppol. Voor particuliere klanten blijft het gewone kasticket volstaan.
Ook interessant
Deze pagina is informatief. De regels rond het geregistreerd kassasysteem hangen af van uw werkelijke activiteit en worden af en toe bijgestuurd : leg uw situatie voor aan de FOD Financiën of aan uw boekhouder voor u materiaal bestelt.
