Wat een Peppol programma precies is
Een Peppol programma is de software waarmee u facturen verstuurt en ontvangt over het Peppol netwerk. Het netwerk zelf is geen programma: het is Europese infrastructuur, een beetje zoals het bankennetwerk. U sluit er niet rechtstreeks op aan, u gaat via een erkende operator die toegangspunt heet.
De verwarring duikt vaak op sinds de gestructureerde factuur verplicht is tussen Belgische ondernemingen. Veel zelfstandigen zoeken een Peppol programma om te downloaden, zoals men vroeger een boekhoudpakket op de pc installeerde. In de praktijk draaien bijna alle oplossingen vandaag in de browser, updaten ze zichzelf en bewaren ze uw documenten online.
Wat u kiest is dus geen installatiebestand maar een leverancier. En die leverancier moet aan drie voorwaarden voldoen: aangesloten zijn op het netwerk, het juiste factuurformaat maken, en u even goed laten ontvangen als versturen.
-
Facturen en creditnota's aanmaken in het formaat Peppol BIS 3.0.
-
Ze bij de juiste bestemmeling krijgen via zijn ondernemingsnummer.
-
Leveranciersfacturen ontvangen buiten de mailbox om.
-
Van elke verzending en ontvangst een gedateerd spoor bijhouden.
-
Uw boekhouding voeden, want anders codeert u alles twee keer in.
Peppol vervangt uw facturatiesoftware niet, het komt erbij. Een goed programma doet allebei in hetzelfde scherm, zonder koppeling die u zelf moet instellen.
Waarom het programma via een toegangspunt moet
Op het netwerk mogen enkel operatoren die bij OpenPeppol geregistreerd staan documenten afleveren en ophalen. Dat is de rol van een toegangspunt. Een programma dat er zelf geen is, huurt noodzakelijk de diensten van een ander, en daar is niets mis mee zolang het duidelijk gezegd wordt en de prijs klopt.
De controle kost u twee minuten. Vraag de leverancier zijn precieze rol op het netwerk, het formaat dat hij aanmaakt en het identificatieschema dat hij voor België gebruikt. Het juiste antwoord bestaat uit drie elementen: toegangspunt, Peppol BIS 3.0, schema 0208.
Blijft een leverancier vaag, of noemt hij een pdf per e-mail een elektronische factuur, dan verkoopt hij iets anders. Een pdf blijft ongestructureerd: geen enkele machine leest hem zonder tussenkomst, en hij voldoet niet aan de Belgische verplichting.
Novadesko is Peppol toegangspunt. Op de pagina over gecertificeerde software staan de elementen die u zelf in de officiële adreslijst van het netwerk kunt nakijken.
Snelle vergelijking van de Peppol programma's
De Belgische markt valt uiteen in vijf families, en de juiste keuze hangt vooral af van wat u naast het factureren nog doet.
Factureert u, codeert u aankopen in en volgt u uw btw op, dan bespaart een beheerpakket u drie losse abonnementen. Werkt u al op een zwaar ERP, dan volstaat een connector. Stuurt u drie facturen per jaar, dan raakt u toe met het gratis overheidsportaal, alleen mag u er geen boekhouding van verwachten.
De families van Peppol programma's in België
| Type programma |
Voor wie |
Waar u op let |
| Belgisch beheerpakket |
Zelfstandigen en kmo's die wekelijks factureren |
Of boekhouding en btw meegaan, niet enkel de verzending |
| Losse facturatie app |
Eenvoudige activiteit, weinig kosten in te boeken |
De ontvangst van aankopen, vaak afwezig of betalend |
| Connector voor ERP |
Bedrijven die al een ERP draaien |
De integratiekost en het onderhoudscontract |
| Gratis overheidsportaal |
Zeer laag volume, facturen naar de overheid |
Geen boekhouding, alles wordt manueel overgetikt |
| Module van het boekhoudkantoor |
Wie alles aan zijn boekhouder overlaat |
Wat u zelf live ziet van uw openstaande facturen |
Wees voorzichtig met een prijs per document zodra het volume stijgt. Bij tweehonderd verzendingen per maand weegt een paar cent per stuk zwaarder dan een vast abonnement.
Uw Peppol programma installeren en activeren
Installeren in de klassieke zin bestaat nauwelijks nog. U maakt een account aan, vult uw ondernemingsfiche in en het programma schrijft u in op het netwerk. Reken op een uur de eerste keer, vooral om uw gegevens te verzamelen: KBO nummer, wettelijke vermeldingen, betalingsvoorwaarden en logo.
De stap die telt is de registratie van uw identificatie. In België is dat uw ondernemingsnummer voorafgegaan door schema 0208. Zodra die in de adreslijst gepubliceerd staat, kan elke leverancier u een gestructureerde factuur sturen zonder dat u hem iets moet doorgeven.
Nog een reflex die vaak vergeten wordt: uw bestaande klanten overnemen. Het programma kijkt na wie al in de adreslijst staat en zet de anderen op e-mail tot ze de stap zetten.
-
Verzamel uw KBO nummer, bankgegevens en wettelijke vermeldingen.
-
Activeer de Peppol identificatie met schema 0208 vanuit het programma.
-
Stuur een eerste echte factuur en kijk de ontvangstbevestiging na.
-
Importeer uw klanten om te zien wie al op het netwerk zit.
-
Controleer of ontvangen facturen wel degelijk bij uw aankopen belanden.
Bij Novadesko activeert u de identificatie met één klik vanuit het dashboard, zonder supplement op het abonnement.
Wat een Peppol programma kost
De Belgische tarieven mengen drie modellen: een maandabonnement, een prijs per verstuurd document, en soms een vast bedrag voor de opstart. Op papier lijkt een paar cent per stuk onklopbaar. Herrekend naar honderd facturen per maand wordt het de duurste post van uw beheer.
Kijk ook naar wat niet op de factuur staat maar u tijd kost: ontvangst die niet inbegrepen is, een export naar de boekhouder die als optie verkocht wordt, of ondersteuning die enkel in het Engels antwoordt terwijl uw vraag over Belgische btw gaat.
De tabel hieronder bundelt de vragen die u stelt voor u tekent. Ze zijn nuttiger dan een vergelijking van afficheprijzen.
De vragen die u stelt voor u tekent
| Vraag aan de leverancier |
Wat een goed antwoord bevat |
| Bent u Peppol toegangspunt? |
Een duidelijke ja, met de naam waaronder hij in de adreslijst staat |
| Is de ontvangst inbegrepen? |
Ja, zonder quota op documenten en zonder betalende optie |
| Maakt u mijn identificatie 0208 aan? |
Ja, vanuit de software, zonder formulier op te sturen |
| En als mijn klant niet op het netwerk zit? |
Automatische overschakeling naar e-mail, zonder dubbele invoer |
| Kan ik exporteren naar mijn boekhouder? |
Het exacte formaat van zijn pakket, zonder supplement |
| In welke taal antwoordt de support? |
Nederlands en Frans, door een team dat de Belgische btw kent |
| Wat gebeurt er met mijn facturen als ik vertrek? |
Volledige export van documenten en archief, op elk moment |
De fouten die we het vaakst zien
De eerste: denken dat een pdf per e-mail nog volstaat. Hij behoudt zijn handelswaarde, maar voldoet niet aan de verplichting tussen Belgische ondernemingen.
De tweede: verzenden activeren en ontvangst vergeten. Uw leveranciers zijn wel overgeschakeld op het gestructureerde formaat. Ontvangt uw programma niet, dan komen hun facturen nergens aan en verliest u aftrekbare btw.
De derde: een tool nemen die prima verstuurt maar niet praat met uw boekhouding. U wint vijf minuten bij het versturen en verliest er dertig bij de kwartaalafsluiting.
-
Een pdf factuur verwarren met een gestructureerde factuur.
-
Verzending instellen zonder de ontvangst van aankopen ooit te testen.
-
Vergeten uw identificatie in de adreslijst na te kijken na inschrijving.
-
Een tarief per document kiezen terwijl u wekelijks factureert.
-
De export naar het boekhoudkantoor verwaarlozen, die u uren herwerk kost.
Veelgestelde vragen
Is een Peppol programma verplicht in België?
Wat sinds 1 januari 2026 verplicht is, is de gestructureerde elektronische factuur tussen Belgische btw plichtige ondernemingen. U hebt dus een tool nodig die op het netwerk is aangesloten, maar welk programma u kiest blijft volledig vrij.
Bestaat er een gratis Peppol programma?
Er zijn gratis overheidsportalen, handig voor enkele facturen per jaar en zeker richting de overheid. Ze bieden geen boekhouding, geen opvolging van betalingen en geen georganiseerde ontvangst. Zodra het volume stijgt, kost de verloren tijd meer dan het uitgespaarde abonnement.
Moet ik software op mijn computer installeren?
In de meeste gevallen niet. De programma's van vandaag draaien in de browser en op mobiel, wat manuele updates uitsluit en u toelaat te factureren vanop een werf of in de winkel.
Hoe weet ik of mijn klant bereikbaar is via Peppol?
Het programma bevraagt de adreslijst van het netwerk met het ondernemingsnummer. Staat hij erin, dan vertrekt de factuur gestructureerd. Zo niet gaat ze per e-mail, en de overschakeling gebeurt vanzelf zodra hij zich inschrijft.
Kan ik later van Peppol programma veranderen?
Ja. Uw identificatie volgt uw ondernemingsnummer en blijft van u. De nieuwe leverancier neemt de registratie in de adreslijst gewoon over. Kijk vooral na of de oude u al uw documenten en archieven teruggeeft.
Moet mijn boekhouder hetzelfde programma gebruiken?
Nee. Hij werkt met zijn eigen pakket en haalt uw gegevens op, ofwel via een export in zijn formaat, ofwel door uw dossier rechtstreeks te openen. Bij Novadesko is die toegang gratis voor kantoren.
Hoelang duurt het opstarten?
Een klein uur voor een zelfstandige die zijn gegevens bij de hand heeft. Een halve dag voor een vennootschap met een artikelbestand en een klantenlijst om te importeren.
Verwerkt het programma ook aankoopfacturen?
Dat is het punt om eerst na te gaan. Bij Novadesko komen facturen die via het netwerk binnenkomen in het aankoopdagboek terecht, met bedrag, btw en leverancier al ingelezen, en de scanner vangt op wat nog in pdf toekomt.
Ook interessant
De Belgische regels rond elektronisch factureren en de lijst van Peppol toegangspunten blijven bewegen. Deze pagina wordt regelmatig bijgewerkt, maar toets uw eigen situatie altijd af bij de FOD Financiën of bij uw boekhouder.
