Warum Ihre Rechnungsstellung anders ist
Ein hauptberuflich Selbstständiger fakturiert jede Woche und hat dafür Zeit eingeplant. Bei Ihnen hat der Rhythmus damit nichts zu tun. Vielleicht versenden Sie drei Rechnungen im Monat, manchmal keine, dann plötzlich fünf, weil ein Kunde Ihnen ein großes Projekt anvertraut.
Diese Unregelmäßigkeit macht klassische Buchhaltungsprogramme mühsam. Sie gehen davon aus, dass Sie jeden Tag damit arbeiten und das Vokabular beherrschen. Sie öffnen so ein Tool alle sechs Wochen und müssen suchen, wo was zu finden ist.
Was Sie brauchen, passt in wenige Zeilen: eine ordnungsgemäße Rechnung, eine lückenlose Nummerierung und einen Ort, an dem Ihre Kosten landen, bevor die Belege verschwinden.
Wenn Ihnen Ihr Status selbst Fragen stellt, beginnen Sie lieber mit der Seite, die Bedingungen, Beiträge und Obergrenzen erklärt. Hier geht es um das Tool, nicht um den Status.
Einfachheit: eine Rechnung in zwei Minuten
Für die erste Rechnung erfassen Sie Ihre Daten und die Ihres Kunden. Ab der zweiten wählen Sie den Kunden aus einer Liste, tippen, was Sie geliefert haben, und versenden. Die Nummer wird von selbst vergeben, der Reihe nach, ohne Tabelle, die Sie pflegen müssen.
Die gesetzlichen Angaben sind standardmäßig da. Wenn Sie das Franchise-Regime nutzen, erscheint die richtige Formulierung auf der Rechnung, ohne dass Sie sie in einem Forum suchen müssen.
-
Eine Rechnungsnummer, die fortläuft, auch nach drei Monaten ohne Rechnung.
-
Ihre Unternehmensnummer und die des Kunden, aus der ZDU ergänzt.
-
Ein PDF, das Sie per Mail versenden, oder ein Peppol-Versand an Unternehmen und Behörden.
-
Ihre mit dem Smartphone fotografierten Kosten, gelesen und abgelegt.
-
Eine Erinnerung, die von selbst rausgeht, wenn ein Kunde die Frist überschreitet.
Ihre Kosten zu erfassen zahlt sich in Ihrem Fall doppelt aus. Ihre Sozialbeiträge werden auf das Nettoeinkommen berechnet, also nach Abzug Ihrer Betriebsausgaben. Jeder vergessene Beleg bläht die Basis auf, auf der Sie später regularisieren.
Preis: was Sie wirklich zahlen
Die Abonnements beginnen bei 19 Euro zzgl. MwSt. pro Monat, ohne Mindestlaufzeit, und Sie testen vierzehn Tage ohne Kreditkarte. Der Betrag hängt von den aktivierten Modulen ab: Wer nur fakturiert, zahlt weder Kasse noch Lagerverwaltung.
Stellen Sie das dem gegenüber, was eine halbe Stunde Ihrer Zeit wert ist, und die Rechnung ist schnell gemacht. Eine vergessene Kundenerinnerung kostet Sie in der Regel mehr als ein Jahr Abonnement.
Die Tabelle unten hilft Ihnen bei der Wahl nach dem, was Sie heute tun, nicht nach dem, was Sie vielleicht in drei Jahren tun werden.
Was Sie brauchen, je nachdem, was Sie fakturieren
| Ihre Situation |
Was Sie aktivieren |
| Einige Rechnungen pro Monat an Privatpersonen |
Nur die Rechnungsstellung, mit automatischer Nummerierung und Franchise-Hinweis |
| Rechnungen an Unternehmen oder Behörden |
Die Rechnungsstellung mit Peppol-Versand, zwischen belgischen Unternehmen seit 2026 Pflicht |
| Viele Einkäufe und viel Ausrüstung |
Rechnungsstellung und Kostenverwaltung, denn jeder Beleg senkt das Nettoeinkommen, das als Beitragsgrundlage dient |
| Ein Umsatz über 25 000 € pro Jahr |
Die Rechnungsstellung mit MwSt.-Überwachung und periodischer Erklärung |
Wenn sich Ihre Situation im Lauf des Jahres ändert, passen Sie die Module an. Sie bleiben nicht an einem Tarif hängen, den Sie zu der Zeit gewählt haben, als Sie zwei Kunden hatten.
Das Franchise-Regime und die Schwelle von 25 000 €
Die meisten selbstständigen Studenten und nebenberuflich Selbstständigen starten im Franchise-Regime für Kleinunternehmen. Sie stellen keine MwSt. in Rechnung, reichen keine periodische Erklärung ein, holen aber auch nichts auf Ihre Einkäufe zurück.
Dieses Regime gilt, solange Ihr Jahresumsatz unter 25 000 € bleibt. Darüber werden Sie steuerpflichtig, und das passiert häufiger zufällig als aus Wahl: ein letzter Auftrag im Dezember, der die Summe kippen lässt.
Ihr Umsatz bleibt daher auf dem Bildschirm sichtbar. Sie sehen die Schwelle lange vor dem Erreichen näher kommen und können noch eine Rechnung in den Januar schieben oder den Übergang vorbereiten.
Wenn Sie vor allem für Unternehmen arbeiten, die die MwSt. selbst zurückholen, prüfen Sie, ob die Franchise Ihnen wirklich nützt. Als Steuerpflichtiger haben Sie das Recht, die MwSt. auf Ihre Ausrüstung zurückzuholen.
Peppol, auch im Nebenberuf
Seit 2026 läuft die Rechnungsstellung zwischen belgischen Unternehmen über strukturierte elektronische Rechnungen im Peppol-Netzwerk. Diese Pflicht unterscheidet nicht nach der Größe Ihrer Tätigkeit: Wer im Nebenberuf ein Unternehmen fakturiert, unterliegt ihr ebenfalls.
In der Praxis sehen Sie davon fast nichts. Sie klicken auf Senden, und die Rechnung geht im richtigen Format an die Adresse Ihres Kunden. Das PDF per Mail bleibt für Privatpersonen möglich.
Wenn ein Kunde Ihre Peppol-Kennung verlangt, ist das einfach Ihre Unternehmensnummer in der richtigen Schreibweise. Dafür ist kein separates Abonnement nötig.
Wenn Ihre Tätigkeit wächst
Der Status des selbstständigen Studenten endet etwa mit Ihrem fünfundzwanzigsten Lebensjahr oder am Ende Ihres Studiums. Eine Nebentätigkeit kann zu Ihrer Haupttätigkeit werden. In beiden Fällen ändert sich Ihre soziale Situation deutlich, während Ihre Rechnungsstellung unverändert bleiben kann.
Ihr Verlauf zieht mit: dieselben Kunden, dieselbe Nummerierung, derselbe Buchhaltungsexport für Ihren Buchhalter. Das zählt, denn Ihre ersten Jahre an Zahlen dienen als Grundlage für die Regularisierungen, die zwei bis drei Jahre später fällig werden.
Häufige Fragen
Brauche ich als selbstständiger Student wirklich eine Rechnungssoftware?
Rechtlich nein: Eine in Word erstellte Rechnung ist gültig, solange alle Pflichtangaben darauf stehen. In der Praxis hakt es bei der Nummerierung und der Aufbewahrung der Kosten. Genau diese beiden Punkte übernimmt die Software.
Was kostet Novadesko für eine Nebentätigkeit?
Die Abonnements beginnen bei 19 Euro zzgl. MwSt. pro Monat, ohne Mindestlaufzeit, und Sie wählen die Module, die laufen. Die Testphase dauert vierzehn Tage und verlangt keine Kreditkarte.
Muss ich als selbstständiger Student MwSt. berechnen?
Nicht, wenn Sie das Franchise-Regime für Kleinunternehmen nutzen und unter 25 000 € Jahresumsatz bleiben. Ihre Rechnungen enthalten dann den Hinweis auf die Franchise. Darüber werden Sie steuerpflichtig, mit periodischen Erklärungen.
Kann ich Peppol mit einer Nebentätigkeit nutzen?
Ja, und seit 2026 ist es für Rechnungen an belgische Unternehmen sogar die Regel. Ihre Unternehmensnummer genügt als Kennung im Netzwerk.
Kann mein Buchhalter die Akte einsehen?
Sie geben ihm einen Zugang oder übermitteln ihm einen Buchhaltungsexport. Die meisten nebenberuflich Selbstständigen behalten einen Buchhalter für die Jahreserklärung, was günstiger ist, wenn die Bücher bereits sauber sind.
Was passiert, wenn meine Nebentätigkeit zur Haupttätigkeit wird?
Ihre Sozialbeiträge ändern sich, nicht Ihre Rechnungsstellung. Kunden, Nummerierung und Verlauf bleiben bestehen, und Sie passen lediglich Ihren Status bei Ihrer Sozialversicherungskasse an.
Weiterlesen
Die auf dieser Seite genannten Schwellen, Obergrenzen und Beträge werden jedes Jahr indexiert. Prüfen Sie sie bei Ihrer Sozialversicherungskasse, beim FÖD Finanzen oder bei Ihrem Buchhalter, bevor Sie entscheiden.
