Waarom uw facturatie anders werkt
Een zelfstandige in hoofdberoep factureert elke week en heeft daar tijd voor ingepland. Bij u ligt dat anders. U stuurt misschien drie facturen per maand, soms geen enkele, en dan plots vijf in dezelfde week omdat een klant een groot project doorgeeft.
Die onregelmatigheid maakt klassieke boekhoudpakketten onhandig. Ze gaan ervan uit dat u er dagelijks in werkt en dat u de woordenschat kent. U opent zo'n programma om de zes weken en moet dan opnieuw uitzoeken waar alles staat.
Wat u wel nodig hebt, is kort: een factuur die wettelijk in orde is, een nummering zonder gaten, en een plek waar uw kosten belanden voor u de bonnetjes kwijtspeelt.
Twijfelt u nog over uw statuut zelf, dan leest u beter eerst de pagina over de voorwaarden. Die legt de bijdragen, de grenzen en de kinderbijslag uit. Deze pagina gaat over het werktuig, niet over het statuut.
Eenvoud: een factuur in twee minuten
Bij uw eerste factuur vult u uw gegevens en die van uw klant in. Vanaf de tweede kiest u de klant uit een lijst, typt u wat u geleverd hebt en verstuurt u. Het nummer wordt automatisch toegekend, in volgorde, zonder dat u een reeks moet bijhouden in een spreadsheet.
De wettelijke vermeldingen staan er standaard op. Geniet u van de vrijstellingsregeling, dan verschijnt de juiste zin op de factuur zonder dat u ze uit een forum moet plukken.
-
Een opeenvolgend factuurnummer, ook als u drie maanden niets factureert.
-
Uw ondernemingsnummer en dat van uw klant, automatisch ingevuld vanuit de KBO.
-
Een pdf die u meteen mailt, of een Peppol-verzending naar bedrijven en overheden.
-
Uw kosten fotograferen met de telefoon, waarna ze gelezen en ingedeeld worden.
-
Een herinnering die vanzelf vertrekt als een klant de vervaldag laat passeren.
Kosten bijhouden loont dubbel bij u. Uw sociale bijdragen worden berekend op uw netto-inkomen, dus na aftrek van uw beroepskosten. Elke bon die u niet ingeeft, verhoogt de basis waarop u later afrekent.
Prijs: wat betaalt u echt
De abonnementen starten vanaf 19 euro exclusief btw per maand, zonder verbintenis, en u kan veertien dagen uitproberen zonder bankkaart. Het bedrag hangt af van de modules die u aanzet: wie enkel factureert, betaalt niet voor een kassa of een voorraadbeheer.
Zet dat naast wat een half uur van uw tijd waard is en de rekening is snel gemaakt. Een gemiste herinnering aan een klant kost u doorgaans meer dan een jaar abonnement.
Onderstaand overzicht helpt u kiezen op basis van wat u vandaag doet, niet op basis van wat u over drie jaar misschien doet.
Wat u nodig hebt volgens wat u factureert
| Uw situatie |
Wat u aanzet |
| Enkele facturen per maand aan particulieren |
Facturatie alleen, met automatische nummering en de vermelding van de vrijstelling |
| Facturen aan bedrijven of overheden |
Facturatie met Peppol-verzending, sinds 2026 verplicht tussen Belgische ondernemingen |
| Veel aankopen en materiaal |
Facturatie en kostenbeheer, want elke bon verlaagt het netto-inkomen waarop u bijdraagt |
| Omzet boven 25 000 € per jaar |
Facturatie met btw-opvolging en periodieke aangifte |
Verandert uw situatie halverwege het jaar, dan past u de modules aan. U zit niet vast aan een pakket dat u koos toen u nog maar twee klanten had.
De vrijstellingsregeling en de grens van 25 000 €
De meeste student-zelfstandigen en bijberoepers kiezen bij de start voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. U rekent dan geen btw aan, u dient geen periodieke aangifte in, maar u recupereert ook niets op uw aankopen.
Die regeling geldt zolang uw jaaromzet onder 25 000 € blijft. Gaat u erover, dan wordt u btw-plichtig, en dat gebeurt vaker per ongeluk dan bewust: een laatste opdracht in december die net over de grens duwt.
Uw omzet loopt daarom zichtbaar mee in het scherm. U ziet de grens naderen ruim voor ze bereikt is, en u kan nog beslissen om een factuur naar januari te schuiven of om de overstap voor te bereiden.
Werkt u vooral voor bedrijven die zelf btw recupereren, reken dan eens na of de vrijstelling u wel voordeel oplevert. Btw-plichtig worden geeft u het recht om btw op uw materiaal terug te vragen.
Peppol, ook in bijberoep
Sinds 2026 verloopt de facturatie tussen Belgische ondernemingen via gestructureerde elektronische facturen op het Peppol-netwerk. Die verplichting maakt geen onderscheid naar de grootte van uw activiteit: wie in bijberoep aan een bedrijf factureert, valt er ook onder.
In de praktijk merkt u er weinig van. U klikt op versturen en de factuur vertrekt in het juiste formaat naar het adres van uw klant. Een pdf per mail blijft mogelijk voor particulieren.
Vraagt een klant naar uw Peppol-identificatie, dan is dat gewoon uw ondernemingsnummer in de juiste notatie. U hoeft daar geen apart abonnement voor af te sluiten.
Als uw activiteit groeit
Het statuut van student-zelfstandige loopt af rond uw vijfentwintigste of bij het einde van uw studies. Een bijberoep kan uitgroeien tot een hoofdberoep. In beide gevallen verandert uw sociale situatie stevig, terwijl uw facturatie hetzelfde kan blijven.
Uw historiek verhuist mee: dezelfde klanten, dezelfde nummering, dezelfde boekhoudkundige export voor uw boekhouder. Dat telt, want uw eerste jaren cijfers dienen als basis voor de regularisaties die twee tot drie jaar later volgen.
Veelgestelde vragen
Heb ik als student-zelfstandige echt facturatiesoftware nodig?
Wettelijk niet: een factuur in Word is geldig zolang alle verplichte vermeldingen erop staan. Praktisch loopt het meestal mis bij de nummering en bij de bewaring van uw kosten. Software neemt net die twee dingen over.
Wat kost Novadesko voor iemand in bijberoep?
De abonnementen starten vanaf 19 euro exclusief btw per maand, zonder verbintenis, en u kiest zelf welke modules meelopen. De proefperiode duurt veertien dagen en vraagt geen bankkaart.
Moet ik btw aanrekenen als student-zelfstandige?
Niet als u de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen geniet en onder 25 000 € omzet per jaar blijft. Uw facturen vermelden dan de vrijstelling. Boven die grens wordt u btw-plichtig, met periodieke aangiften.
Kan ik Peppol gebruiken met een activiteit in bijberoep?
Ja, en sinds 2026 is het zelfs de regel voor facturen aan Belgische ondernemingen. Uw ondernemingsnummer volstaat als identificatie op het netwerk.
Kan mijn boekhouder in het dossier meekijken?
U geeft hem toegang of u bezorgt een boekhoudkundige export. De meeste bijberoepers houden een boekhouder voor de jaarlijkse aangifte, wat goedkoper uitvalt wanneer de boeken al proper zijn.
Wat gebeurt er als mijn bijberoep mijn hoofdberoep wordt?
Uw sociale bijdragen veranderen, uw facturatie niet. Klanten, nummering en historiek blijven staan, en u past enkel uw statuut bij uw sociaal verzekeringsfonds aan.
Ook interessant
De drempels, plafonds en bedragen op deze pagina worden elk jaar geïndexeerd. Controleer ze bij uw sociaal verzekeringsfonds, bij de FOD Financiën of bij uw boekhouder voordat u beslist.
