Le cadre comptable belge en deux minutes
Toute entreprise inscrite à la Banque Carrefour tient une comptabilité adaptée à sa nature et à son volume d'activité. La formule vient du Code de droit économique et elle a le mérite d'être souple : un consultant seul et une société de construction de quarante personnes ne jouent pas dans la même catégorie.
En pratique, la ligne de partage passe par deux critères. Votre forme juridique d'abord : une SRL, une SA ou une SC tiennent une comptabilité en partie double, sans discussion possible. Votre chiffre d'affaires ensuite : une entreprise en personne physique, une société en nom collectif ou une société en commandite peuvent se contenter d'une comptabilité simplifiée tant qu'elles restent sous la barre des 500 000 euros hors TVA.
Comptabilité simplifiée ne veut pas dire comptabilité approximative. Vous tenez trois journaux : les achats, les ventes et les mouvements financiers, plus un inventaire une fois par an. C'est nettement moins lourd que le grand livre, mais chaque euro qui entre ou qui sort doit s'y retrouver avec sa pièce.
La partie double, elle, suit le plan comptable minimum normalisé, ce fameux PCMN dont votre comptable parle avec des numéros de compte à six chiffres. Chaque opération se traduit par un débit et un crédit qui s'équilibrent, ce qui permet de sortir un bilan et un compte de résultats en fin d'exercice.
Qui tient quel type de comptabilité
| Votre situation |
Type de comptabilité |
Comptes annuels à déposer |
| Personne physique, sous 500 000 € de chiffre d'affaires hors TVA |
Simplifiée, trois journaux et un inventaire |
Non |
| Personne physique au dessus de ce seuil |
Partie double avec plan comptable |
Non |
| SRL, SA, SC et sociétés assimilées |
Partie double, plan comptable minimum normalisé |
Oui, à la Banque nationale |
| Société qui répond aux critères de micro société |
Partie double, schéma micro allégé |
Oui, schéma micro |
| ASBL, selon sa taille |
Simplifiée ou double suivant les seuils |
Oui, au greffe ou à la Banque nationale |
Le passage au dessus du seuil se juge sur l'exercice écoulé. Si vous sentez que l'année va être bonne, parlez en à votre comptable avant la clôture plutôt qu'en mars, quand il faut reconstituer un bilan d'ouverture dans l'urgence.
Du livre de caisse aux comptes annuels
Les obligations concrètes se répartissent sur trois horizons. Il y a le quotidien, avec les pièces à classer et les écritures à passer. Il y a le trimestre, largement occupé par la TVA et les cotisations sociales. Et il y a l'exercice, qui se termine par un inventaire et, pour les sociétés, par le dépôt des comptes annuels.
Une société approuve ses comptes en assemblée générale dans les six mois de la clôture, puis les dépose à la Centrale des bilans de la Banque nationale dans les trente jours qui suivent cette approbation, et au plus tard sept mois après la fin de l'exercice. Le retard se paie en amendes, et il coûte beaucoup plus cher que les frais de dépôt eux mêmes.
Une entreprise en personne physique échappe à ce dépôt. Sa comptabilité sert d'abord à établir la déclaration à l'impôt des personnes physiques, partie 2, et à justifier les frais professionnels déduits. Ce qui ne la dispense pas de tenir ses livres correctement : en cas de contrôle, une comptabilité bancale se retourne toujours contre celui qui l'a bricolée.
Reste la conservation. Les livres, les factures et les pièces justificatives se gardent sept ans au minimum, et dix ans pour toute une série de documents depuis l'allongement des délais d'investigation. La règle pratique tient en trois mots : gardez tout, dix ans, et de préférence sous le format original quand il s'agit de factures électroniques.
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Un journal des achats, un journal des ventes et un journal financier, tenus sans blanc ni rature.
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Un inventaire annuel des stocks, des créances, des dettes et des engagements.
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Pour les sociétés, un bilan et un compte de résultats déposés à la Banque nationale.
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Les pièces justificatives derrière chaque écriture, retrouvables en quelques secondes.
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Les factures électroniques conservées dans le format sous lequel elles ont circulé.
La TVA, le rythme qui organise l'année
Pour la plupart des indépendants, la comptabilité se vit surtout à travers la TVA. C'est elle qui impose le tempo, et c'est elle qui punit le retard le plus vite. Le régime normal prévoit une déclaration trimestrielle tant que votre chiffre d'affaires annuel reste sous 2 500 000 euros hors taxe. Au dessus, le dépôt devient mensuel, avec quelques secteurs sensibles qui basculent plus tôt.
Depuis la réforme de la chaîne TVA entrée en application en 2025, le déposant trimestriel a jusqu'au 25 du mois qui suit le trimestre, contre le 20 auparavant. Les acomptes trimestriels ont disparu au passage, ce qui simplifie la vie de beaucoup de monde. Le déposant mensuel garde son échéance au 20.
Trois documents gravitent autour de la déclaration. Le relevé intracommunautaire, si vous vendez des biens ou des services à des assujettis d'un autre État membre. Le listing annuel des clients assujettis belges, à rentrer pour le 31 mars. Et la déclaration spéciale, pour ceux qui ne déposent pas de déclaration périodique mais ont acheté à l'étranger.
Un mot sur la franchise. Sous 25 000 euros de chiffre d'affaires annuel, vous pouvez opter pour le régime de la franchise : pas de TVA facturée, pas de déclaration périodique, mais pas de déduction non plus sur vos achats. C'est intéressant pour une activité de service avec peu de frais, beaucoup moins dès que vous investissez en matériel.
Le calendrier TVA d'une année ordinaire
| Échéance |
Ce que vous déposez |
Qui est concerné |
| Le 20 du mois |
Déclaration et paiement du mois écoulé |
Déposants mensuels |
| Le 25 du mois qui suit le trimestre |
Déclaration et paiement du trimestre |
Déposants trimestriels |
| Même échéance que la déclaration |
Relevé intracommunautaire |
Ventes de biens ou services à des assujettis européens |
| Le 20 du mois qui suit le trimestre |
Déclaration spéciale à la TVA |
Franchisés et exemptés ayant acheté à l'étranger |
| 31 mars |
Listing annuel des clients assujettis belges |
La quasi-totalité des assujettis |
Une déclaration déposée en retard déclenche une amende par déclaration, à laquelle s'ajoutent des intérêts sur le montant dû. Le calcul monte vite, et l'administration ne considère pas l'oubli comme une circonstance atténuante.
Peppol et la facture structurée depuis 2026
Voilà le changement le plus visible de ces dernières années. Depuis le 1er janvier 2026, une facture entre deux assujettis belges part sous forme de fichier structuré qui circule par le réseau Peppol. Le format porte un nom, Peppol BIS 3.0, et le logiciel de votre client le lit directement, sans que personne recopie quoi que ce soit.
Le PDF n'a pas disparu pour autant, il a changé de rôle. Il reste une copie lisible que vous envoyez si votre client la réclame, mais il n'est plus le document officiel entre entreprises. Vos factures à des particuliers, elles, ne sont pas concernées : ticket de caisse, facture papier ou PDF restent parfaitement corrects.
L'aspect que l'on sous estime le plus souvent, c'est la réception. Vos fournisseurs envoient eux aussi en structuré, et si votre canal de réception n'est pas ouvert, leurs factures n'arrivent nulle part. Vous perdez le document, et surtout la TVA déductible qui allait avec. Une vérification par trimestre suffit à écarter ce risque.
Techniquement, votre entreprise doit figurer dans l'annuaire Peppol sous le schéma 0208, celui de votre numéro d'entreprise. L'activation prend quelques minutes chez un éditeur qui fait son travail. Le vrai test, c'est d'envoyer une vraie facture à un vrai client et de voir revenir l'accusé de remise.
Ce que vous faites, ce que fait votre comptable
La question revient sans cesse : faut il un comptable ? Rien ne l'impose à une entreprise en personne physique. Une société, elle, a presque toujours besoin d'un professionnel agréé pour établir ses comptes annuels et sa déclaration à l'impôt des sociétés, ne serait ce que parce que la responsabilité en cas d'erreur ne se partage pas.
La répartition la plus efficace ressemble à ceci. Vous vous occupez du flux : vous facturez, vous photographiez vos tickets, vous rapprochez vos mouvements bancaires. Votre comptable s'occupe du sens : il qualifie les opérations douteuses, il boucle l'exercice, il vous dit quand une dépense passe et quand elle ne passe pas.
Cette répartition a un effet direct sur la facture d'honoraires. Un cabinet qui reçoit un dossier propre, avec les pièces déjà rattachées et les banques rapprochées, passe son temps sur le conseil plutôt que sur l'encodage. Un dossier livré en vrac dans une boîte à chaussures se paie au prix du temps perdu.
Un dernier point qui rassure ceux qui débutent : vous n'êtes pas censé maîtriser le PCMN. Vous êtes censé être régulier. Une demi heure par semaine, toujours le même jour, vaut mieux que deux journées de panique en janvier.
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Votre part : émettre les factures, collecter les pièces, suivre les paiements et signaler ce qui sort de l'ordinaire.
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Sa part : le plan comptable, les amortissements, la clôture, les déclarations fiscales et le conseil.
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En commun : le calendrier des échéances, décidé au début de l'exercice et pas la veille.
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À éviter : les corrections rétroactives massives, qui coûtent cher et fragilisent le dossier.
Un comptable qui accède directement à votre dossier en ligne vous évite les exports mensuels et les fichiers qui se croisent par mail. Chez Novadesko, cet accès est gratuit pour les cabinets.
Où Novadesko se place là dedans
Novadesko est un logiciel de gestion belge, pensé pour les indépendants et les petites structures qui veulent tenir leur flux quotidien sans se transformer en comptables. Vous facturez, vous encaissez, vous classez vos achats, et les écritures se préparent toutes seules derrière.
La facturation Peppol est comprise, à l'envoi comme à la réception, sans supplément au document. Les factures d'achat reçues en structuré arrivent avec leur montant, leur taux et leur fournisseur déjà reconnus : vous confirmez la catégorie de frais et le document se range dans le journal des achats.
Côté TVA, la grille se remplit à mesure que l'année avance et vous voyez venir l'échéance plutôt que de la découvrir. Côté fiduciaire, votre comptable récupère un dossier structuré, soit par export au format de son outil, soit en ouvrant directement votre espace.
Le reste dépend de votre métier : une caisse certifiée si vous vendez au comptoir, un suivi de stock si vous gérez des articles, un CRM si votre cycle de vente est long. Vous pouvez commencer par la facturation seule et ajouter le reste quand le besoin se présente.
Questions fréquentes
Qui doit tenir une comptabilité en Belgique ?
Toute entreprise inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises, indépendant complémentaire compris. Seule l'ampleur de l'obligation change : une comptabilité simplifiée en trois journaux pour une personne physique sous 500 000 euros de chiffre d'affaires, une comptabilité en partie double pour les sociétés et pour ceux qui dépassent ce seuil.
Puis-je tenir ma comptabilité moi-même ?
En personne physique, oui, et beaucoup le font avec un bon logiciel. En société, c'est théoriquement possible mais rarement raisonnable : les comptes annuels, les amortissements et la déclaration à l'impôt des sociétés demandent un professionnel agréé. Le compromis courant consiste à tenir le quotidien vous-même et à confier la clôture à un cabinet.
Combien de temps faut-il conserver les documents comptables ?
Sept ans au minimum pour les livres et les pièces justificatives, dix ans pour une bonne partie des documents depuis l'allongement des délais de contrôle. En pratique, prévoyez dix ans pour tout, et conservez les factures électroniques dans le format sous lequel elles ont été émises ou reçues.
Quelle différence entre comptabilité simplifiée et partie double ?
La simplifiée se limite à trois journaux, achats, ventes et financier, plus un inventaire annuel. La partie double enregistre chaque opération en débit et en crédit selon le plan comptable minimum normalisé, ce qui permet de produire un bilan et un compte de résultats. La seconde est obligatoire pour les sociétés.
À quelle fréquence dois-je déclarer la TVA ?
Tous les trimestres tant que votre chiffre d'affaires annuel reste sous 2 500 000 euros hors taxe, avec dépôt pour le 25 du mois qui suit le trimestre. Au dessus, la déclaration devient mensuelle avec échéance au 20. Certains secteurs sensibles passent au mensuel plus tôt.
La facture électronique est-elle obligatoire pour moi ?
Si vous facturez d'autres assujettis belges, oui, depuis le 1er janvier 2026, et le statut complémentaire n'y change rien. Vos factures aux particuliers ne sont pas concernées. Même sous le régime de la franchise, vous devez au minimum pouvoir recevoir des factures structurées.
Que se passe-t-il si je dépose mes comptes annuels en retard ?
Le dépôt tardif entraîne une amende qui augmente avec le retard, et les administrateurs peuvent voir leur responsabilité engagée si un tiers démontre un dommage lié à cette absence de publication. Le délai à retenir : trente jours après l'approbation par l'assemblée générale, et au plus tard sept mois après la clôture.
Combien coûte un comptable en Belgique ?
Cela dépend surtout du volume de pièces et de l'état du dossier. Un indépendant avec peu de factures et une comptabilité déjà encodée s'en tire avec quelques centaines d'euros par an. Une société avec du personnel et des dizaines de pièces par mois se situe dans un tout autre ordre de grandeur. Un dossier propre reste le meilleur levier sur la note finale.
Un logiciel remplace-t-il le comptable ?
Non, il remplace l'encodage. Le logiciel capte les factures, prépare les écritures et suit la TVA. Le comptable qualifie, clôture, optimise et signe. Les deux ensemble coûtent souvent moins cher que le comptable seul qui passe ses heures à ressaisir des tickets.
À voir aussi
Les seuils, les taux et les échéances évoqués ici changent au fil des lois budgétaires. Cette page est relue régulièrement, mais votre cas précis se vérifie toujours auprès de votre comptable, de votre caisse d'assurances sociales ou du SPF Finances.
