Comptabilité gratuite : ce qui l'est vraiment, et ce qui ne l'est pas

Ce que veut dire gratuit en comptabilité

Sur le marché belge, quatre choses très différentes portent la même étiquette. La première est l'essai gratuit : l'outil complet, pendant une période limitée. La deuxième est la version gratuite plafonnée, souvent limitée à quelques factures par mois ou à un seul client. La troisième est le module gratuit d'une offre plus large, gratuit parce que le reste est facturé. La quatrième est l'outil réellement gratuit, généralement un tableur ou un formulaire administratif.

La confusion coûte du temps. On encode deux mois de dépenses dans une version gratuite, puis on découvre que l'export des données ou la déclaration TVA se trouve derrière l'abonnement. Le travail est fait, mais il faut recommencer ailleurs ou payer sans avoir comparé.

Novadesko a choisi la première voie, sans version gratuite plafonnée. Quatorze jours d'accès complet, sans carte bancaire, puis un abonnement si l'outil vous convient. Le reste de cette page détaille exactement ce que cela recouvre.

• Essai gratuit : toutes les fonctions, une durée limitée.
• Version gratuite plafonnée : quelques documents par mois, fonctions bridées.
• Module gratuit : une brique offerte, le reste facturé.
• Outil réellement gratuit : tableur, modèle de facture, formulaire officiel.

L'essai gratuit de 14 jours chez Novadesko

L'essai dure quatorze jours et donne accès à l'outil, pas à une démonstration figée. Vous créez vos vrais clients, vous envoyez vos vraies factures, vous photographiez vos vrais tickets. C'est le seul moyen de savoir si un logiciel tient la route sur votre activité.

Aucune carte bancaire n'est demandée à l'inscription. À la fin des quatorze jours, rien n'est prélevé automatiquement : vous décidez de souscrire ou d'arrêter. Si vous ne faites rien, vous ne payez rien.

Les documents créés pendant l'essai ne sont pas perdus si vous souscrivez ensuite : vous continuez sur le même dossier, avec la même numérotation de factures. Si vous arrêtez, vous pouvez exporter vos données et vos pièces avant de partir.

• Quatorze jours d'accès, sans carte bancaire à l'inscription.
• Aucun prélèvement automatique à la fin de la période.
• Vos vraies factures et vos vrais justificatifs, pas un jeu de démonstration.
• Reprise du même dossier si vous souscrivez, export possible si vous arrêtez.
• Support joignable pendant l'essai comme après.

Tester sans connaissances comptables

La plupart des indépendants qui arrivent ici n'ont jamais suivi un cours de comptabilité. Ce n'est pas nécessaire. Vous n'avez pas à connaître un plan comptable par cœur ni à placer un débit en face d'un crédit : vous établissez une facture, vous photographiez un ticket, et le logiciel range le travail de fond à sa place.

La facturation et la comptabilité vivent dans le même dossier, et c'est là que se joue l'essentiel. Une facture envoyée entre directement dans votre chiffre d'affaires, une facture d'achat lue par l'application se pose dans vos dépenses, et le solde de TVA suit. Vous ne réencodez rien deux fois et vous n'attendez pas la fin du trimestre pour savoir où vous en êtes.

Un doute sur une écriture ? Laissez-la en attente. Votre comptable voit le dossier depuis le portail fiduciaire et corrige ce qui doit l'être. C'est d'ailleurs la façon honnête d'utiliser un essai : faites vous-même ce que vous savez faire, et laissez les cas tordus à quelqu'un dont c'est le métier.

• Des factures en français ou en néerlandais, mentions légales déjà en place.
• Les tickets photographiés depuis l'application, les données en sont extraites.
• Des taux de TVA proposés selon votre activité, avec un solde qui suit en direct.
• L'envoi et la réception de factures électroniques Peppol, sans réglage technique.
• Votre comptable qui regarde et rectifie, sans que vous ayez à lui envoyer quoi que ce soit.

Ce qui reste gratuit en permanence

Certaines choses ne sont pas gratuites seulement pendant l'essai : elles le restent tant que vous êtes client. C'est là que se cachent souvent les frais des autres éditeurs, et c'est donc là qu'il faut regarder avant de comparer deux prix mensuels.

L'accès de votre comptable en fait partie. Votre fiduciaire ouvre votre dossier depuis son portail, consulte les pièces et récupère les écritures, sans payer de licence de son côté. Beaucoup d'outils facturent cet accès, parfois par dossier.

Les mises à jour aussi. Quand les règles belges changent, en TVA comme en facturation électronique, la mise en conformité arrive dans votre abonnement, sans version à racheter ni supplément de migration.

Ce qui est payant, et pourquoi

Après l'essai, l'usage du logiciel devient payant. Les formules démarrent à 19 € hors TVA par mois, sans engagement de durée, et se choisissent selon ce que vous gérez vraiment : facturation seule, comptabilité et TVA, ou gestion complète avec stock, caisse et équipe.

Le principe est simple : le tarif suit l'usage, pas le nombre de fonctions affichées sur une page de vente. Un indépendant qui facture quelques clients par mois ne paie pas ce que paie un commerce avec une caisse et trois utilisateurs.

Certains besoins spécifiques passent par des modules complémentaires, comme le point de vente, l'assistant IA ou les signatures électroniques. Ils s'activent quand vous en avez besoin, et pas avant. Le matériel réglementaire du secteur horeca, la boîte noire du régime SCE, reste également un coût distinct, puisqu'il s'agit d'un équipement physique.

L'abonnement est mensuel et sans engagement : vous pouvez arrêter, et vos données restent exportables. C'est le contrepoids honnête d'un logiciel payant, et la vraie différence avec un outil gratuit qui garde vos documents en otage.

Les alternatives réellement gratuites

Autant le dire franchement : il existe des façons de tenir une comptabilité sans payer de logiciel, et elles conviennent à certains profils. Un tableur, un dossier de justificatifs bien rangé et une déclaration déposée sur Intervat suffisent quand l'activité est petite et régulière.

Les limites arrivent vite. Le tableur ne garantit ni la numérotation continue des factures, ni la conservation des pièces, ni la réception des factures électroniques par le réseau Peppol, devenue la norme entre entreprises belges. La moindre erreur de recopie se paie en temps, parfois en TVA perdue.

Les services publics offrent de leur côté de vrais outils gratuits : Intervat pour la TVA, Biztax pour les sociétés, le guichet d'entreprises pour les formalités. Ils traitent la déclaration, pas la tenue quotidienne. C'est justement cette partie quotidienne qu'un logiciel automatise.

Juger une offre gratuite en dix minutes

Une offre gratuite se juge sur ce qu'elle ne dit pas. Quatre questions suffisent en général à savoir si le gratuit annoncé tiendra jusqu'à votre prochaine déclaration TVA.

Demandez d'abord ce qui se passe à la fin de la période : prélèvement automatique ou décision de votre part. Demandez ensuite si vos données sortent, et dans quel format. Vérifiez enfin qui paie l'accès de votre comptable et si la conformité belge, TVA et Peppol, fait partie de l'offre de base.

Si les quatre réponses vous conviennent, l'essai ne comporte aucun risque. Sinon, mieux vaut le savoir avant d'y passer une soirée d'encodage.

• Carte bancaire demandée à l'inscription, oui ou non.
• Prélèvement automatique à la fin de l'essai, oui ou non.
• Export de vos factures, de vos achats et de vos pièces en partant.
• Accès du comptable inclus ou facturé à part.
• Conformité belge en TVA et réception Peppol comprises dans le prix.
• Support joignable dans votre langue, en français ou en néerlandais.

Questions fréquentes