De GKS verplichting vanuit de zaal bekeken
Het geregistreerd kassasysteem geldt voor de horeca, en enkel daarvoor. Een schoenwinkel valt er niet onder, uw brasserie wel zodra de maaltijden die ter plaatse worden verbruikt boven 25 000 euro exclusief btw uitkomen over twaalf maanden.
Wat de regel een maaltijd noemt, is ruimer dan het zondagse menu. Een croque aan tafel, een kaasplankje bij een bier, een dagschotel aan de toog : het telt allemaal mee. Dranken blijven buiten de drempelberekening, en net dat verrast heel wat caféuitbaters.
Eens de drempel overschreden is, registreert de zaak zich, schaft ze het systeem aan en levert ze bij elke handeling een ticket af. Voor de koffie van 's ochtends net zo goed als voor de tafel van twaalf op zaterdagavond.
-
Restaurants en brasserieën die maaltijden serveren in de zaal of op het terras
-
Cafés met kleine keuken voor verbruik ter plaatse
-
Frituren en snackbars met enkele tafels of een eettoog
-
Traiteurs die de bediening op de locatie zelf verzorgen
-
Hotels waarvan het restaurant ook externe gasten ontvangt
De berekening loopt over twaalf voortschrijdende maanden, niet over het kalenderjaar. Een stevige zomer volstaat soms om een zaak die de rest van het jaar rustig draait toch over de drempel te duwen.
De drempel van 25 000 euro correct berekenen
Veel zaken denken ver van de drempel te zitten omdat ze naar hun totale omzet kijken. De berekening is enger : ze houdt enkel rekening met voeding die ter plaatse verbruikt wordt, exclusief btw.
Een café met 180 000 euro drank en 22 000 euro kleine keuken blijft dus onder de drempel. Datzelfde café dat er een lunchkaart bij neemt, kan er binnen één kwartaal over gaan zonder dat de uitbater het merkt.
De nuttige reflex past in één zin : volg de post voeding ter plaatse maand na maand op, apart van de rest, in plaats van het bij de jaarafsluiting vast te stellen.
Wat wel en niet meetelt in de drempel van 25 000 euro
| Type verkoop |
Telt mee in de drempel |
Ticket zodra het systeem draait |
| Maaltijden en gerechten in de zaal of op het terras |
Ja |
Ja |
| Kleine keuken aan de toog geserveerd |
Ja |
Ja |
| Dranken aan tafel of aan de toog |
Nee |
Ja |
| Gerechten om mee te nemen |
Nee |
Ja |
| Traiteur met bediening ter plaatse |
Ja |
Ja |
De dag dat u de drempel overschrijdt, hebt u geen jaar de tijd om u in orde te stellen. Kom in beweging zodra de teller richting 20 000 euro gaat, zodat u het materiaal kunt bestellen en uw ploeg kunt opleiden.
Wat de kassa verandert tijdens de dienst
Op papier is het GKS een fiscale verplichting. In de zaal is het vooral een werkmethode. Elke bestelling gaat het systeem in op het moment dat ze genomen wordt, niet meer op een blaadje dat later ingetikt wordt.
Het verschil voelt u vooral op de drukke momenten. Een tafel die twee aparte rekeningen vraagt, een gast die nog een dessert bijbestelt terwijl het ticket klaarstaat, een terras dat vol loopt midden in de middagpiek : dat moet allemaal kunnen zonder dat de doorgeef stilvalt.
Het ticket zelf geeft u af zodra de dienst geleverd is. Niet aan het eind van de avond, niet enkel op vraag. Het is de eenvoudigste regel om ter plaatse te checken, en dus ook de meest gecontroleerde.
-
Bestellingen opnemen aan tafel, met directe doorsturing naar keuken en bar
-
Rekeningen splitsen en tafels overzetten zonder alles opnieuw in te tikken
-
Een ticket bij elke handeling, ook voor één consumptie
-
Dagafsluiting die de ontvangsten en de betaalwijzen tegenover elkaar zet
Zaal, toog en meeneem : drie situaties, verschillende tarieven
De opsplitsing per btw-tarief blijft de eerste bron van fouten in de horeca. Dezelfde lasagne volgt niet hetzelfde regime naargelang ze aan tafel wordt gegeten of in een schaaltje meegaat, en de drank erbij loopt nog een ander spoor.
Een goed ingestelde kaart lost dat in één keer op. Elk artikel draagt zijn tarief, de kassa splitst vanzelf, en de btw-aangifte komt tot stand zonder de tickets één voor één te herbekijken.
-
Maaltijden ter plaatse verbruikt : verlaagd tarief voor restaurantdiensten
-
Dranken, aan de toog zowel als aan tafel : normaal tarief
-
Gerechten om mee te nemen, zonder verbruik in de zaak : verlaagd voedingstarief
Tarieven en toepassingsvoorwaarden wijzigen af en toe. Laat uw kaart en de instellingen minstens één keer per jaar nakijken door uw boekhouder, bij voorkeur voor het hoogseizoen.
Blackbox, VSC-kaart en zaalpersoneel
Het volledige systeem rust op drie onderdelen. De kassasoftware, erkend door de administratie, registreert de handelingen. De controlemodule, de blackbox of Fiscal Data Module, ondertekent elke transactie. De VSC-kaart koppelt de handeling aan de zaak en aan wie afrekent.
Dat laatste punt roept vragen op in ploegen die snel wisselen. Een extra in het weekend, een student in de zomer, een kelner die onverwacht een dienst overneemt : ieder van hen moet correct kunnen afrekenen, zonder dat de zaakvoerder achter de toog iets improviseert.
Het materiaal weegt minder zwaar dan velen denken. Een touchscreen naast de doorgeef doet perfect het werk, zolang de softwareversie erkend is en correct met de controlemodule communiceert.
-
Software die tot de door de administratie erkende systemen behoort
-
Een FDM controlemodule, gekocht of gehuurd naargelang de formule
-
Een VSC-kaart die aan de zaak zelf gekoppeld is
-
Aparte gebruikersaccounts om op te volgen wie wat afrekent
Waar een controle echt naar kijkt in een horecazaak
Een controle in de zaal begint bijna nooit bij de grote principes. Ze begint bij een koffie aan de toog en bij het ticket dat u geacht wordt af te leveren.
Daarna volgt het grondiger werk : klopt de kaart aan de muur met de ingegeven artikels, is de btw correct opgesplitst, staan de gegevens van de controlemodule op de tickets, en sluiten de geregistreerde ontvangsten aan bij wat de elektronische betalingen tonen.
Een zaak die het hele jaar netjes werkt, hoeft niets voor te bereiden. Wie zijn invoer op zondagavond bijwerkt, weet het al voor de controleur gaat zitten.
-
Een ticket dat spontaan wordt afgeleverd, voor eender welk bedrag
-
Kaartartikels die met het juiste btw-tarief zijn ingegeven
-
Volledige dagafsluitingen, ook op de rustige dagen
-
Ontvangsten die aansluiten bij de kaartbetalingen en de bankbewegingen
Uw zaak, waar ze ook ligt in België
De regels zijn federaal, het ritme van een dienst is dat niet. Een brasserie op het Zuid in Antwerpen rekent af in korte golven, een restaurant in het centrum van Brugge leeft op het uur van de touringcars, een frituur in Henegouwen maakt zijn dag in twee pieken.
Die lokale werkelijkheid hebben we uitgewerkt in aparte pagina's, met de vragen die per regio terugkeren : meerdere kassaposten beheren, seizoenspieken, het aandeel meeneem, markten en braderieën. De links onderaan brengen u naar de pagina van uw gemeente of provincie.
De kassa van Novadesko, gemaakt voor een dienst die niet stilvalt
Novadesko brengt kassa, facturatie, voorraad en boekhouding samen op één plek. Een rekening die in de zaal wordt afgerekend, voedt meteen uw cijfers, zonder handwerk na sluitingstijd.
Dat is het verschil met tools die bij facturatie stoppen : in de horeca passeert het grootste deel van de omzet aan de toog, niet via facturen per mail.
Voor de activering van het GKS met controlemodule dekt het aanbod NovaResto het materiaal en de blackbox. De certificering van het systeem en het FDM verdeelakkoord lopen : schrijf ons voor de stand van zaken voor u een installatie plant.
-
Bestellingen in de zaal en aan de toog op touchscreen
-
Tickets, dagafsluiting en opsplitsing per betaalwijze
-
Kaart en artikels één keer ingesteld, met hun btw-tarief
-
Voorraad die bij elke afrekening bijwerkt
-
Verkopen die automatisch in de boekhouding belanden
Veelgestelde vragen
Heeft een café dat croques serveert een geregistreerd kassasysteem nodig ?
Enkel als de voeding die ter plaatse verbruikt wordt boven 25 000 euro exclusief btw uitkomt over twaalf maanden. Croques, koude schotels en dagschotels tellen mee in dat totaal, dranken niet.
Tellen dranken mee in de drempel van 25 000 euro ?
Nee, ze blijven buiten de drempelberekening. Zodra het systeem geïnstalleerd is, passeren ze wel via de kassa zoals de rest en krijgt de klant er een ticket voor.
Duwt afhaal een zaak in het GKS regime ?
Afhaal telt niet mee in de drempel, want de klant verbruikt niet ter plaatse. Een zaak die uitsluitend afhaal doet, valt buiten het regime, maar moet haar ontvangsten nog altijd kunnen verantwoorden.
Valt een foodtruck onder de verplichting ?
Niet het voertuig bepaalt dat, wel het verbruik. Is er een plek waar klanten ter plaatse eten en wordt de drempel overschreden, dan geldt dezelfde regel als in een zaal.
Is er een kassa per verkooppunt nodig in een zaak met meerdere togen ?
Elke post die afrekent moet aangesloten zijn op het geregistreerd kassasysteem van de zaak. Meerdere posten mogen dezelfde controlemodule delen, op voorwaarde dat de configuratie conform is en alle gegevens op dezelfde plek samenkomen.
Wat als de kassa uitvalt tijdens een dienst ?
U moet uw handelingen kunnen blijven documenteren en alles rechtzetten zodra het systeem terug is. Vraag uw leverancier de noodprocedure en de interventietermijn schriftelijk op voor u tekent.
Is Novadesko een gecertificeerd geregistreerd kassasysteem ?
De kassamodule van Novadesko beheert bestellingen, tickets, dagafsluiting en de koppeling met de boekhouding. De activering van het GKS met blackbox loopt via het aanbod NovaResto, waarvan de certificering en het FDM verdeelakkoord lopende zijn. Neem contact op voor de stand van zaken.
Ook interessant
Deze pagina is informatief. De regels rond het geregistreerd kassasysteem evolueren en hangen af van uw werkelijke activiteit : laat uw situatie bevestigen door de FOD Financiën of door uw boekhouder voor u materiaal bestelt.
