Fatura eletrónica: o que é e como a enviar

Uma fatura eletrónica não é um PDF

Muitos independentes pensam ter dado o passo há muito tempo. Sem papel, sem envelope, um documento enviado por e-mail: a fatura parece mesmo eletrónica. No sentido legal, não é. Uma fatura eletrónica é um ficheiro de dados estruturados, em que cada informação ocupa um campo definido que o programa do destinatário reconhece sozinho.

Toda a diferença está em quem lê o documento. Um PDF dirige-se a um olho humano: alguém o abre, localiza o montante, volta a escrevê-lo na sua ferramenta de contabilidade. Um ficheiro estruturado dirige-se a uma máquina. O total sem IVA, a taxa aplicada, a data de vencimento e o seu número de conta são identificados como tal, e o software do cliente arruma-os diretamente no sítio certo.

Fique descansado, quase não verá nada desta mecânica. Preenche a fatura como sempre fez, clica em enviar e o programa fabrica o ficheiro em segundo plano. O que muda é o que chega ao seu cliente: já não há anexo para tratar à mão, mas um documento que cai na contabilidade dele.

• Um ficheiro estruturado, emitido, transmitido e recebido em formato eletrónico.
• Campos identificados: cliente, datas, linhas, taxas de IVA, total, referência de pagamento.
• Um tratamento automático no destinatário, sem reintrodução.
• Um PDF de cortesia pode acompanhar, mas já não é o documento oficial.

Fatura eletrónica, faturação eletrónica, e-faturação

Circulam três expressões para falar da mesma coisa, o que não ajuda ninguém. A fatura eletrónica é o próprio documento. A faturação eletrónica designa o processo completo, desde a redação até à arrumação na contabilidade, passando pelo envio. A e-faturação é apenas a versão curta da segunda, a que usam os editores de software e os gabinetes de contabilidade.

O Peppol junta-se ao vocabulário, mas não é um sinónimo. O Peppol é a rede por onde estas faturas viajam na Bélgica. A comparação com a transferência bancária funciona bastante bem: o seu pagamento é uma transferência, a rede interbancária é o que a transporta. Ninguém diz que faz um Swift quando paga ao fornecedor.

Restam duas siglas que encontrará nas documentações. UBL é a gramática do ficheiro, uma forma convencionada de nomear cada dado para que todos os programas se entendam. Peppol BIS 3.0 é a variante precisa utilizada na rede belga. Não tem de as escrever nem de as compreender em detalhe, mas saber do que se trata evita o pânico quando um fornecedor as menciona.

O que a lei belga impõe desde 2026

Desde 1 de janeiro de 2026, uma fatura dirigida por um sujeito passivo belga a outro sujeito passivo belga deve ser emitida de forma estruturada. A dimensão da empresa não conta: uma atividade complementar com número de IVA está sujeita à mesma regra que uma sociedade de trinta pessoas.

Há situações que ficam fora do âmbito. As suas vendas a particulares continuam exatamente como antes, talão ou PDF incluídos. Um cliente estabelecido no estrangeiro rege-se pelas regras do seu país, ainda que muitas empresas europeias tenham escolhido o Peppol por iniciativa própria. Quem só realiza operações isentas pelo artigo 44.º também não é visado no que respeita ao envio.

A parte que se esquece sistematicamente é a receção. Os seus fornecedores também enviam em formato estruturado e, se nada estiver aberto do seu lado, a fatura deles não chega a lado nenhum. Uma fatura que não entra na sua contabilidade é IVA dedutível que deixa escapar sem sequer se aperceber.

• Abrangidas: as faturas entre sujeitos passivos belgas, para operações localizadas na Bélgica.
• Fora do âmbito: as vendas a particulares e as operações exclusivamente isentas pelo artigo 44.º.
• A receção está sujeita à mesma obrigação que o envio.
• Nenhum limiar de volume de negócios dispensa da regra.

Onde entra o Peppol

Um ficheiro estruturado ainda tem de ser encaminhado. É aqui que o Peppol intervém: uma rede europeia de troca de documentos, adotada pela Bélgica como via padrão entre empresas. Cada participante está inscrito num diretório sob um identificador, na Bélgica o esquema 0208, que corresponde ao seu número de empresa.

O modelo assemelha-se ao do correio registado. O seu software entrega a fatura a um ponto de acesso, este transmite-a ao ponto de acesso do seu cliente, que a deposita no programa de contabilidade dele. Cada etapa deixa um rasto, e sabe se o documento chegou em vez de se perguntar se o seu e-mail foi parar ao spam.

Não tem de escolher o Peppol como se escolhe um fornecedor de acesso. Ou o seu software de faturação é ele próprio ponto de acesso, ou aluga um a um operador. As duas fórmulas defendem-se, desde que isso seja dito com clareza e que a receção não conste como suplemento pago na sua oferta.

O que muda na sua semana

O receio mais comum é ter de reaprender tudo. Na prática, a redação de uma fatura não muda nada: seleciona o cliente, as linhas, a taxa de IVA e envia. O que se segue ao envio, em contrapartida, transforma-se por completo.

O ganho mais nítido está do lado das compras. Uma fatura de fornecedor que chega em formato estruturado já traz o montante, a taxa e os dados bancários. Confirma a categoria de despesa e o documento arruma-se no seu diário. Num trimestre carregado, isso representa facilmente uma noite que deixa de passar a registar.

Há também um efeito em que ninguém pensa antes de o ter vivido: os prazos de pagamento encurtam. Uma fatura que entra diretamente no circuito de aprovação do cliente não fica três dias na secretária de alguém. Nas grandes estruturas e no setor público, a diferença conta-se em semanas.

Enviar a sua primeira fatura estruturada

A passagem exige menos trabalho do que parece. Um independente que tenha os dados à mão resolve em meia manhã, primeira fatura real incluída. Uma sociedade com um catálogo de artigos e centenas de clientes preverá antes o dia completo.

Comece pelo mais aborrecido, ou seja, a ficha da empresa. Número BCE exato, morada completa, conta bancária, taxa de IVA por defeito: é isto que alimenta o ficheiro estruturado, e um dado em falta bloqueia o envio. Ative depois o seu identificador sob o esquema 0208, importe a sua lista de clientes e veja quais já são contactáveis na rede.

Termine com o único teste que realmente conta: uma fatura real, para um cliente real que sabe estar inscrito. O aviso de receção que volta ensinar-lhe-á mais do que qualquer página de ajuda, esta incluída.

• Complete a ficha da empresa antes de tudo o resto.
• Ative o seu identificador Peppol sob o esquema 0208, o seu número BCE.
• Importe os seus clientes e identifique os que já constam do diretório.
• Envie uma fatura real e aguarde o aviso de receção.
• Abra a receção das faturas de compra e teste-a com um fornecedor habitual.
• Combine com o seu contabilista a forma como ele recolhe os seus documentos.

Perguntas frequentes