Software de contabilidade: IVA, lançamentos e exportação para o seu contabilista

O que se espera de um software de contabilidade

Na Bélgica, a expressão software de contabilidade abrange duas realidades diferentes. Há os programas de escrituração, os que os gabinetes de contabilidade utilizam para fazer lançamentos por partidas dobradas, calcular as amortizações e entregar as contas anuais. E há os programas que os independentes e as pequenas estruturas utilizam todos os dias para faturar, registar as despesas, acompanhar o IVA e transmitir um processo em ordem.

A Novadesko pertence à segunda categoria e assume-o. Não vai encontrar um plano de contas para construir linha a linha, mas tudo o que alimenta a contabilidade: vendas, compras, notas de crédito, pagamentos, comprovativos e IVA, prontos para seguir para o seu contabilista no formato dele.

A distinção evita a surpresa desagradável mais frequente: escolher uma ferramenta concebida para gabinetes, passar três noites a configurá-la e depois perceber que só queria faturar e deixar de procurar os talões no fundo de uma caixa de sapatos.

• Registar uma fatura de venda e acompanhá-la até ao pagamento.
• Registar uma despesa fotografando o comprovativo, sem arquivo em papel.
• Ver o IVA devido e o IVA dedutível antes do prazo, não depois.
• Gerar um ficheiro que o software do seu contabilista aceita sem retoques.
• Encontrar qualquer documento em caso de inspeção, em poucos segundos.

Acompanhar o IVA devido e o IVA dedutível

O IVA é a rubrica que mais custa aos independentes distraídos. Uma fatura de compra esquecida numa caixa de e-mail é IVA dedutível perdido. Um trimestre registado na véspera do prazo é uma declaração aproximada e, por vezes, uma coima.

Na Novadesko, o IVA constrói-se ao longo do tempo. Cada venda e cada compra registadas alimentam o saldo do trimestre em curso: o que deve, o que recupera e a diferença a provisionar. Abre o painel, vê o montante e sabe se a conta aguentará no dia 20 do mês seguinte.

A listagem anual dos clientes sujeitos a IVA gera-se a partir das suas vendas, sem retomar os números à mão. A entrega da declaração faz-se depois através do Intervat, por si ou pelo seu contabilista, consoante a repartição que tenham combinado.

• Taxas belgas de 21, 12, 6 e 0 por cento geridas em cada linha de documento.
• Acompanhamento separado do IVA liquidado nas vendas e do IVA dedutível nas compras.
• Saldo do trimestre visível de forma permanente, não apenas no final do período.
• Listagem de clientes gerada automaticamente em PDF e em Excel.
• Autoliquidação e clientes intracomunitários distinguidos na fatura.

Compras, vendas e comprovativos

Uma contabilidade fica de pé quando cada montante tem o seu documento. O diário de vendas preenche-se sozinho assim que uma fatura é validada. O diário de compras, esse, exige um gesto: registar a despesa no momento em que chega, não três meses depois.

A Novadesko reduz esse gesto a uma fotografia. Tira o talão do combustível ou a fatura do fornecedor, o software lê o montante, a data e o número de IVA, e depois propõe a categoria de despesa. Confirma e o documento fica arquivado, com a imagem guardada.

Os pagamentos reconciliam-se depois com os documentos: uma fatura liquidada sai da lista dos pagamentos em atraso, uma despesa paga em dinheiro continua registada. No final do trimestre, já não tem uma pilha para tratar, apenas uma lista para verificar.

• Diário de vendas alimentado pela faturação, sem dupla introdução.
• Compras e notas de despesas registadas a partir do telemóvel, com o comprovativo anexado.
• Leitura automática dos montantes e do número de IVA nos documentos.
• Categorias de despesas para distinguir o que é dedutível e em que percentagem.
• Registo de viagens e despesas de veículo acompanhados à parte, como exige o fisco.
• Arquivo com data e hora dos documentos, consultável em caso de inspeção.

Exportação contabilística para o seu contabilista

O verdadeiro teste de um software de contabilidade é o momento em que o seu contabilista recebe os dados. Se tiver de reintroduzir tudo, paga duas vezes: a subscrição e as horas de reintrodução.

A Novadesko exporta as vendas, as compras, as notas de crédito e os pagamentos para os programas utilizados pelos gabinetes belgas. O seu contabilista importa o ficheiro na ferramenta habitual e passa diretamente ao seu verdadeiro trabalho: o controlo e o aconselhamento.

Segunda possibilidade, muitas vezes preferida: o seu contabilista abre ele próprio o seu processo a partir de um portal dedicado, em leitura direta, sem ficheiros para trocar por e-mail. O acesso é gratuito para os gabinetes.

Faturação, Peppol e contabilidade no mesmo sítio

Separar a faturação da contabilidade obriga a copiar os mesmos números em duas ferramentas. É a fonte de erro mais banal e mais cara, sobretudo quando os números das faturas deixam de ser sequenciais.

Na Novadesko, uma fatura emitida já é um lançamento de venda. Uma fatura recebida pela rede Peppol chega diretamente às compras, com os seus montantes e o seu IVA, sem reintrodução nem PDF para abrir. Desde 2026, as faturas entre empresas belgas circulam por esta rede: a receção estruturada deixou de ser um conforto, é o que garante que as suas compras estão completas.

O resto da gestão segue a mesma lógica: orçamentos transformados em faturas, lembretes de pagamento automáticos, stock e caixa para quem vende em loja, tudo a alimentar os mesmos diários.

• Faturas e notas de crédito numeradas em sequência contínua, como exige a lei.
• Receção das faturas de compra pela rede Peppol, prontas a contabilizar.
• Envio por Peppol ou por e-mail consoante o cliente seja contactável na rede.
• Lembretes de pagamento automáticos para limitar os pagamentos em atraso no final do trimestre.

Escolher o seu software de contabilidade

O mercado belga contrapõe universos muito diferentes. Um ERP como o Odoo cobre necessidades imensas, ao preço de uma configuração e, muitas vezes, de um integrador. Uma aplicação pensada para o independente que trabalha sozinho é mais rápida, mas fica aquém assim que há stock, uma caixa ou uma equipa.

Faça-se três perguntas antes de comparar preços: quem regista no dia a dia, quem entrega a declaração de IVA e o que acontece ao processo no dia em que mudar de contabilista. As respostas eliminam metade dos candidatos.

O quadro abaixo reúne os critérios que realmente fazem a diferença após seis meses de utilização, aqueles que não se veem numa página de preços.

Perguntas frequentes