Como enviar uma fatura Peppol

O que precisa de ter à mão

Um envio Peppol decide-se antes da fatura. A rede controla o documento à partida: se faltar um dado, nada segue e fica a saber de imediato. É mais seco do que um PDF enviado por e-mail e, francamente, mais descansado do que o lembrete do departamento de contabilidade três semanas depois.

Reúna por isso estes elementos de uma vez. Só os introduz na primeira passagem, depois acompanham cada documento.

• O número da sua empresa, tal como consta na Banque-Carrefour des Entreprises.
• A morada da sua sede social, a da BCE e não a do seu escritório, se forem diferentes.
• O seu IBAN, as suas condições de pagamento e o prazo que concede.
• O número de empresa do seu cliente, que lhe serve de endereço na rede.
• Uma taxa de IVA em cada linha, incluindo as linhas isentas ou em autoliquidação.

O envio, passo a passo

Retomemos os cinco passos do topo da página, desta vez com o que se passa por trás do ecrã.

A ficha da sua empresa alimenta o cabeçalho de cada fatura estruturada. A ativação do identificador, essa, publica o número da sua empresa no diretório da rede: a partir desse momento, qualquer fornecedor pode enviar-lhe uma fatura sem que tenha de lhe transmitir o que quer que seja.

Vem depois o cliente. Escreva o número de empresa dele, o programa consulta o diretório e indica se está contactável. Introduz então a sua fatura normalmente, linha a linha, com a taxa de IVA certa em cada uma. No momento de enviar, escolha o Peppol em vez do e-mail.

O documento segue em Peppol BIS Billing 3.0, um formato que o programa do seu cliente lê sem intervenção humana. Alguns segundos depois, o ponto de acesso dele confirma a entrega. Essa confirmação é a única prova que conta: mantenha o reflexo de a consultar antes de passar ao seguinte.

• Conte com vinte minutos para a configuração inicial e dois cliques para os envios seguintes.
• Nada para instalar no computador: tudo se passa no seu programa de faturação.
• Nenhum procedimento junto da administração, a inscrição faz-se através do seu ponto de acesso.
• Pode sempre juntar um PDF de cortesia, é o ficheiro estruturado que faz fé.

Encontrar o identificador Peppol do seu cliente

Na rede, cada empresa tem um endereço. Na Bélgica, é o número de empresa precedido do código 0208, que indica simplesmente que o identificador provém da Banque-Carrefour des Entreprises.

Não tem, portanto, nada a pedir ao seu cliente, nem conta, nem código de acesso. O número de IVA dele chega, e já consta dos documentos que troca com ele.

Se o diretório não o encontrar, há duas explicações. Ou ainda não ativou o Peppol junto do seu prestador, ou o número introduzido tem uma gralha. Volte a contar os algarismos antes de concluir seja o que for.

Verificar que a fatura chegou mesmo

Uma fatura Peppol passa por vários estados antes de chegar ao seu cliente. Conhecê-los evita lembrar cedo demais ou, pior, reenviar uma duplicada.

Na prática, a entrega confirma-se em poucos segundos. Um estado que se arrasta além de uma hora merece uma vista de olhos, mas nada de dramático: a rede tenta de novo sozinha quando o ponto de acesso do outro lado está momentaneamente indisponível.

Quando a rede recusa a sua fatura

Uma rejeição não tem nada de preocupante. Sinaliza um dado em falta ou incoerente e chega logo, antes de o documento seguir. Corrige, reenvia e o assunto fica resolvido em dois minutos.

As causas contam-se pelos dedos de uma mão e são quase sempre as mesmas.

• Número de empresa do cliente ausente, incompleto ou mal copiado.
• Linha de fatura sem taxa de IVA, muitas vezes um desconto ou um valor fixo de deslocação.
• Motivo de isenção em falta numa fatura em autoliquidação ou fora do âmbito do IVA.
• IBAN mal formado ou conta de pagamento ausente da ficha da sua empresa.
• Data de vencimento anterior à data da fatura, geralmente um erro de digitação.

Se o seu cliente ainda não está no Peppol

Ainda acontece, sobretudo em estruturas muito pequenas e com os seus clientes particulares, que não são abrangidos pela obrigação.

Nesse caso, a fatura segue por e-mail, com o seu PDF, exatamente como antes. Não introduz nada duas vezes e não muda os seus hábitos. No dia em que esse cliente se inscrever na rede, o envio passa sozinho a estruturado.

Para os seus clientes profissionais belgas, a questão põe-se de qualquer forma. A obrigação vale também para eles, e um fornecedor que lhes assinale com delicadeza que não constam do diretório presta-lhes um serviço.

Receber, a outra metade do trabalho

Muitos independentes configuram o envio e ficam por aí. É pena, porque a receção poupa muito mais tempo.

Uma fatura de compra que chega por Peppol entra no seu diário de compras com o fornecedor, o montante e o IVA já lidos. Confirma a categoria de despesa e o seu IVA dedutível fica no lugar sem uma única reintrodução.

O inverso sai caro: se a sua ferramenta não recebe, as faturas dos seus fornecedores perdem-se algures entre duas caixas de correio e é a sua dedução que paga a fatura no momento da declaração.

Perguntas frequentes