Fatura eletrónica obrigatória em 2026: o que lhe diz respeito

O que é obrigatório desde janeiro de 2026

A regra cabe numa frase. Uma fatura entre dois sujeitos passivos belgas deve seguir sob a forma de ficheiro estruturado que o programa do seu cliente lê imediatamente. Nem digitalização, nem PDF, nem anexo que alguém copia à mão do outro lado. O formato chama-se Peppol BIS 3.0 e a rede por onde estas faturas circulam é o Peppol.

O que muda isso no seu dia a dia? Pouca coisa se o seu programa estiver equipado. Redige a fatura como de costume, clica em enviar e o programa procura o seu cliente no diretório da rede. Se ele constar, o documento chega diretamente à contabilidade dele, sem etapa intermédia. O PDF continua a existir como cópia legível, mas já não é o documento oficial.

Há uma segunda vertente, que muitas vezes se esquece. O seu cliente tem o direito de esperar uma fatura estruturada e já não tem de aceitar o papel ou o PDF. Nota-o primeiro nos grandes clientes e no setor público, onde um formato errado é simplesmente devolvido.

• A fatura segue em ficheiro estruturado, não em PDF nem em papel.
• O formato é o Peppol BIS 3.0, a norma europeia de faturação eletrónica.
• O envio passa por um ponto de acesso ligado à rede.
• A sua empresa consta do diretório sob o esquema 0208, o seu número BCE.
• A receção está sujeita à mesma obrigação que o envio.

Quem é abrangido pela obrigação

São visadas as faturas entre sujeitos passivos belgas, para operações localizadas na Bélgica. Trabalha em atividade complementar com um número de IVA? Está sujeito ao mesmo regime que uma PME de vinte pessoas. A dimensão da atividade não conta, o estatuto sim.

Certas situações ficam de fora. Se fatura a particulares, nada muda na sua forma de trabalhar. Se o seu cliente estiver estabelecido no estrangeiro, aplicam-se as regras do país dele, embora muitos compradores europeus escolham o Peppol por si próprios porque é mais fluido. Quem só efetua operações isentas pelo artigo 44 também fica de fora.

É em torno do regime de isenção das pequenas empresas que a confusão é maior. Mesmo abaixo do limite, sem IVA faturado, deve poder receber faturas estruturadas. Quanto ao envio, tudo depende do seu estatuto: peça ao seu contabilista que verifique este ponto antes de concluir que não tem nada a fazer.

• Os sujeitos passivos belgas que faturam a outros sujeitos passivos belgas.
• Os independentes em atividade complementar, tal como os independentes a título principal.
• As empresas que recebem sobretudo faturas, já que estas também chegam em formato estruturado.
• Fora do âmbito: a venda a particulares e as operações apenas isentas pelo artigo 44.

O calendário belga

A Bélgica não mudou de uma vez só. Os contratos públicos passaram primeiro, as empresas seguiram-se e fica uma etapa inscrita na agenda em torno da comunicação dos dados de IVA.

É esta última etapa que explica porque é que os editores já lhe falam de 2028. A ideia é que os dados de faturação cheguem à administração mais perto do momento da transação. Os textos ainda podem mudar, pelo que deve tomar esta data como uma direção e não como uma certeza.

Receber conta tanto como enviar

A atenção vai quase sempre para o envio. É lógico, é a parte visível do trabalho. No entanto, desde janeiro, são as faturas recebidas que causam mais problemas, porque chegam por um canal que primeiro é preciso abrir.

Se esse canal ficar fechado, as consequências são desagradáveis. O seu fornecedor depara com uma mensagem de erro ou devolve-lhe um PDF e o seu processo atrasa-se. Ainda mais caro: o IVA dedutível que deixa escapar porque uma fatura nunca entrou na sua contabilidade.

Um programa que realmente recebe lê o montante, a taxa de IVA e o fornecedor diretamente no ficheiro. Confirma a categoria de despesa e o documento arruma-se no seu diário de compras. Num trimestre, isso representa facilmente uma noite de trabalho.

O que arrisca se não fizer nada

Continuar a faturar em PDF expõe a uma coima administrativa por cada infração verificada. Os montantes sobem em caso de reincidência, e a administração olha para o conjunto da sua faturação, não apenas para o documento que seguiu torto.

O risco comercial pesa hoje mais do que a coima. Os grandes clientes e as administrações recusam o que não chega no formato certo, e uma fatura recusada simplesmente não é paga. O seu prazo de pagamento só começa a contar a partir do momento em que reenvia corretamente.

Do lado das compras, é a sua dedução de IVA que está em jogo. Se não conseguir apresentar uma fatura em boa e devida forma, essa dedução torna-se frágil em caso de inspeção. É, em geral, a forma mais cara de descobrir que a receção não estava configurada.

Colocar-se em conformidade em meio dia

A conformidade exige menos trabalho do que parece. Para um independente que tenha os dados à mão, conte com uma meia manhã, primeira fatura verdadeira incluída. Uma sociedade com um catálogo de artigos e uma longa lista de clientes preverá antes o dia inteiro.

Comece por saber se o seu programa atual é ele próprio ponto de acesso ou se aluga um. Ambos se defendem, desde que isso seja dito com clareza e que a receção não conste como opção paga na sua oferta. Ative depois o seu identificador sob o esquema 0208, importe os seus clientes e veja quem já está contactável.

Termine com um teste que conta: uma fatura verdadeira para um cliente que sabe estar na rede. Um aviso de receção que volta diz mais do que qualquer manual.

• Pergunte ao seu editor se é ponto de acesso e que formato produz.
• Ative o seu identificador Peppol sob o esquema 0208, o seu número BCE.
• Importe a sua lista de clientes e identifique os que já constam do diretório.
• Abra a receção das faturas de compra e teste-a com um fornecedor habitual.
• Combine com o seu contabilista a forma como ele recolhe os documentos.

Perguntas frequentes