Een elektronische factuur is geen pdf
Veel zelfstandigen denken de stap al lang gezet te hebben. Geen papier meer, geen omslag, een document dat per mail vertrekt: de factuur lijkt wel degelijk elektronisch. Juridisch is ze dat niet. Een elektronische factuur is een bestand met gestructureerde gegevens, waarin elk stuk informatie een vast veld heeft dat het programma van de ontvanger vanzelf herkent.
Het hele verschil zit in wie het document leest. Een pdf richt zich tot een mens: iemand opent hem, zoekt het bedrag en tikt het over in zijn boekhoudpakket. Een gestructureerd bestand richt zich tot een machine. Het bedrag exclusief btw, het toegepaste tarief, de vervaldag en uw rekeningnummer staan als zodanig aangeduid, en de software van uw klant zet ze meteen op de juiste plaats.
Van die mechaniek merkt u zelf bijna niets. U vult uw factuur in zoals u altijd gedaan hebt, u klikt op versturen, en het programma maakt het bestand op de achtergrond aan. Wat wel verandert, is wat er bij uw klant gebeurt: geen bijlage meer om manueel te verwerken, wel een document dat in zijn boekhouding terechtkomt.
-
Een gestructureerd bestand, elektronisch opgemaakt, verzonden en ontvangen.
-
Aangeduide velden: klant, data, lijnen, btw tarieven, totaal, mededeling.
-
Automatische verwerking bij de ontvanger, zonder overtikken.
-
Een pdf mag mee als leesbare kopie, maar is niet langer het officiële document.
Pdf factuur en elektronische factuur, waar het verschil zit
|
Pdf of gescande factuur |
Gestructureerde elektronische factuur |
| Leesbaar voor |
Wie ze opent |
De software van de ontvanger |
| Verwerking bij de klant |
Manueel overgetikt |
Automatisch ingeboekt |
| Traject |
Mailbox, met kans op spam |
Peppol netwerk, met ontvangstbevestiging |
| Fouten in bedragen |
Vaak bij het overtikken |
Onmogelijk, het gegeven blijft intact |
| Waarde tussen Belgische ondernemingen |
Sinds 2026 een gewone kopie |
Het officiële document |
Een gescande papieren factuur en een pdf uit uw tekstverwerker zijn allebei vermomd papier. Geen van beide is een elektronische factuur in de zin van de Belgische regelgeving.
Elektronische factuur, e-facturatie, gestructureerde factuur
Er circuleren verschillende woorden voor hetzelfde, wat niemand vooruithelpt. De elektronische factuur is het document zelf. Elektronisch factureren slaat op het volledige proces, van opmaak over verzending tot inboeken. E-facturatie is gewoon de korte versie die softwarehuizen en boekhoudkantoren hanteren. Gestructureerde factuur benadrukt de vorm van het bestand.
Peppol komt daar nog bij, maar is geen synoniem. Peppol is het netwerk waarover die facturen in België reizen. De vergelijking met een overschrijving werkt behoorlijk goed: uw betaling is een overschrijving, het interbancaire netwerk vervoert ze. Niemand zegt dat hij een Swift doet wanneer hij zijn leverancier betaalt.
Blijven nog twee afkortingen die u in handleidingen tegenkomt. UBL is de grammatica van het bestand, een afgesproken manier om elk gegeven te benoemen zodat alle software elkaar begrijpt. Peppol BIS 3.0 is de precieze variant die op het Belgische netwerk gebruikt wordt. U hoeft ze niet te schrijven of tot in detail te snappen, maar weten waarover het gaat scheelt paniek wanneer een leverancier ermee zwaait.
Spreekt uw softwareleverancier over elektronisch factureren zonder ooit het geproduceerde formaat te noemen, vraag er dan naar. Een beveiligde mail is niet hetzelfde als een gestructureerde verzending over het netwerk.
Wat de Belgische wet oplegt sinds 2026
Sinds 1 januari 2026 moet een factuur van de ene Belgische btw plichtige aan de andere in gestructureerde vorm vertrekken. De omvang van de onderneming speelt geen rol: een bijberoep met een btw nummer valt onder dezelfde regel als een vennootschap met dertig medewerkers.
Sommige situaties vallen buiten het toepassingsgebied. Uw verkoop aan particulieren loopt precies zoals vroeger, kasticket of pdf inbegrepen. Een klant in het buitenland volgt de regels van zijn eigen land, ook al kiezen heel wat Europese bedrijven uit zichzelf voor Peppol. Wie enkel handelingen verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44, valt evenmin onder de verzendplicht.
Het stuk dat stelselmatig vergeten wordt, is de ontvangst. Uw leveranciers versturen ook gestructureerd, en staat uw kant niet open, dan komt hun factuur nergens toe. Een factuur die uw boekhouding niet binnenraakt, is aftrekbare btw die u ongemerkt laat liggen.
-
Van toepassing: facturen tussen Belgische btw plichtigen voor handelingen in België.
-
Buiten het toepassingsgebied: verkoop aan particulieren en enkel door artikel 44 vrijgestelde handelingen.
-
Ontvangen valt onder dezelfde verplichting als versturen.
-
Er bestaat geen omzetdrempel die u vrijstelt.
Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, vzw, gemengde activiteit of een vestiging in het buitenland: net daar heerst de meeste verwarring. Laat uw situatie bevestigen door uw boekhouder voor u besluit dat u niets hoeft te doen.
Waar Peppol in beeld komt
Een gestructureerd bestand moet ook ergens geraken. Daar komt Peppol tussen: een Europees netwerk voor documentuitwisseling dat België als standaardweg tussen ondernemingen aanwijst. Elke deelnemer staat er in een adresboek met een identificatie, in België het schema 0208 dat overeenstemt met uw ondernemingsnummer.
Het model lijkt op dat van een aangetekende zending. Uw software geeft de factuur af bij een toegangspunt, dat bezorgt ze aan het toegangspunt van uw klant, en die zet ze in zijn boekhoudprogramma. Elke stap laat een spoor na, zodat u weet of het document aangekomen is in plaats van u af te vragen of uw mail in de spam beland is.
U hoeft Peppol niet te kiezen zoals u een internetprovider kiest. Ofwel is uw facturatieprogramma zelf toegangspunt, ofwel huurt het er een bij een operator. Beide formules zijn verdedigbaar, op voorwaarde dat het duidelijk gezegd wordt en dat de ontvangst niet als betalende optie op uw offerte staat.
Controleer elk kwartaal even of uw ondernemingsnummer nog correct in het Peppol adresboek staat. Twee minuten die u facturen besparen die onderweg verdwijnen.
Wat er verandert in uw werkweek
De grootste vrees is dat u alles opnieuw moet leren. In de praktijk verandert het opmaken van een factuur geen millimeter: u kiest uw klant, uw lijnen en uw btw tarief, en u verstuurt. Wat na het versturen komt, ziet er wel helemaal anders uit.
De duidelijkste winst zit aan de aankoopzijde. Een leveranciersfactuur die gestructureerd binnenkomt, draagt haar bedrag, haar tarief en haar rekeningnummer al bij zich. U bevestigt de kostenrubriek en het document schuift in uw dagboek. Over een druk kwartaal spaart dat vlot een avond inboeken uit.
Er is nog een effect waar niemand aan denkt tot hij het meemaakt: de betaaltermijnen krimpen. Een factuur die rechtstreeks in de goedkeuringsflow van de klant belandt, ligt geen drie dagen op iemands bureau. Bij grote structuren en bij de overheid scheelt dat weken.
Voor en na, aan de administratieve kant
| De handeling |
Vroeger |
Nu |
| Een factuur versturen |
Pdf maken, mail schrijven, bijlage toevoegen |
Eén klik vanuit de factuur |
| Weten of ze aangekomen is |
Opbellen en hopen |
Ontvangstbevestiging van het netwerk |
| Een aankoopfactuur inboeken |
Lezen, overtikken, klasseren |
De kostenrubriek bevestigen |
| De btw voorbereiden |
Verspreide stukken samenrapen |
De dagboeken zijn al ingevuld |
| Doorgeven aan de boekhouder |
Alles samen op het einde van het kwartaal |
Permanente toegang tot het dossier |
Blijf gerust een leesbare pdf meesturen naar klanten die daaraan gehecht zijn. Niets verbiedt dat, zolang de officiële factuur gestructureerd vertrekt.
Uw eerste gestructureerde factuur versturen
De overstap vraagt minder werk dan gevreesd. Een zelfstandige met zijn gegevens bij de hand raakt er op een halve voormiddag door, eerste echte factuur inbegrepen. Een vennootschap met een artikelcatalogus en honderden klanten rekent beter op een volledige dag.
Begin met het saaiste stuk, uw ondernemingsfiche. Correct KBO nummer, volledig adres, bankrekening, standaard btw tarief: dat is wat het gestructureerde bestand voedt, en één ontbrekend gegeven blokkeert de verzending. Activeer daarna uw identificatie onder schema 0208, lees uw klantenlijst in en kijk wie al bereikbaar is op het netwerk.
Sluit af met de enige test die echt telt: een echte factuur naar een echte klant van wie u weet dat hij aangesloten is. De ontvangstbevestiging die terugkomt, leert u meer dan gelijk welke hulppagina, deze inbegrepen.
-
Vul eerst uw ondernemingsfiche aan, voor al de rest.
-
Activeer uw Peppol identificatie onder schema 0208, uw KBO nummer.
-
Lees uw klanten in en kijk wie al in het adresboek staat.
-
Verstuur een echte factuur en wacht de ontvangstbevestiging af.
-
Zet de ontvangst van aankoopfacturen open en test ze met een vaste leverancier.
-
Spreek met uw boekhouder af hoe hij uw documenten ophaalt.
Bij Novadesko activeert u uw Peppol identificatie met één klik vanuit het dashboard, zitten verzenden en ontvangen in elke formule, en is de toegang voor uw boekhouder gratis.
Veelgestelde vragen
Is een pdf per mail een elektronische factuur?
Neen. De pdf blijft een afbeelding van het document, leesbaar voor een mens maar niet bruikbaar voor software. Een elektronische factuur is een gestructureerd bestand waarin elk gegeven aangeduid staat. U mag gerust een pdf blijven meesturen voor het comfort van uw klant, zolang de officiële factuur gestructureerd vertrekt.
Wat is het verschil met een gescande factuur?
Scannen is een papieren document inlezen om er een kopie van te bewaren. De factuur blijft een afbeelding en niemand kan ze automatisch verwerken. Een elektronische factuur ontstaat meteen als data en heeft nooit op papier bestaan.
Heb ik speciale software nodig?
U hebt een facturatieprogramma nodig dat op het Peppol netwerk aangesloten is, ofwel omdat het zelf toegangspunt is, ofwel omdat het er een gebruikt. Een rekenblad of een tekstverwerker maakt geen gestructureerd bestand aan, hoe verzorgd de opmaak ook is.
Hoe weet ik of mijn klant elektronische facturen kan ontvangen?
Uw software bevraagt het Peppol adresboek op basis van zijn ondernemingsnummer en antwoordt meteen. Staat hij er niet in, dan vertrekt de factuur langs de klassieke weg zonder dat u iets hoeft te doen, en schakelt de verzending vanzelf over zodra hij zich aansluit.
Moet een elektronische factuur ondertekend worden?
Een elektronische handtekening is in België niet vereist voor een factuur tussen ondernemingen. Wat telt, is dat u de oorsprong, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid kunt waarborgen. Het traject over het netwerk en het bewaren van het originele bestand voldoen daaraan.
Hoelang moet ik elektronische facturen bewaren?
De bewaartermijn voor boeken en facturen bedraagt tien jaar. Houd bij voorkeur het gestructureerde bestand bij zoals het verstuurd of ontvangen werd, en niet enkel een afgedrukte versie. Goede software doet dat voor u en laat u alles exporteren wanneer u wilt.
Gelden dezelfde regels voor creditnota's?
Ja, een creditnota volgt de factuur die ze corrigeert en vertrekt dus gestructureerd naar een Belgische btw plichtige klant. Ze legt dezelfde weg af en draagt de referentie van het oorspronkelijke document.
En als ik vooral aan particulieren factureer?
Voor die verkopen verandert uw manier van werken niet. Het blijft wel nuttig om de ontvangst open te zetten, want uw eigen leveranciers sturen hun facturen gestructureerd en u hebt er alle belang bij ze correct binnen te krijgen.
Ook interessant
De Belgische regels rond elektronisch factureren blijven bewegen, zeker wat termijnen en steunmaatregelen betreft. Deze pagina wordt bijgehouden, maar uw eigen situatie checkt u best bij uw boekhouder of bij de FOD Financiën.
