Buchhaltungssoftware: MwSt., Buchungen und Export an Ihren Buchhalter

Was man von einer Buchhaltungssoftware erwartet

In Belgien umfasst der Ausdruck Buchhaltungssoftware zwei verschiedene Wirklichkeiten. Da sind die Programme zur Kontenführung, die Steuerberatungen nutzen, um doppelte Buchungen zu erfassen, Abschreibungen zu berechnen und Jahresabschlüsse einzureichen. Und da sind die Programme, die Selbstständige und kleine Strukturen täglich nutzen, um Rechnungen zu schreiben, Kosten zu erfassen, die MwSt. zu verfolgen und eine saubere Akte zu übermitteln.

Novadesko gehört zur zweiten Kategorie und steht dazu. Sie finden hier keinen Kontenplan, den man Zeile für Zeile aufbauen muss, aber alles, was die Buchhaltung speist: Verkäufe, Einkäufe, Gutschriften, Zahlungen, Belege und MwSt., bereit für den Weg zu Ihrem Buchhalter in dessen eigenem Format.

Die Unterscheidung vermeidet die häufigste böse Überraschung: ein Tool zu wählen, das für Kanzleien gedacht ist, drei Abende mit der Einrichtung zu verbringen und dann festzustellen, dass man einfach nur Rechnungen schreiben und aufhören wollte, seine Belege im Schuhkarton zu suchen.

• Eine Verkaufsrechnung erfassen und bis zur Zahlung verfolgen.
• Eine Ausgabe durch Fotografieren des Belegs erfassen, ohne Papierordner.
• Die geschuldete und die abziehbare MwSt. vor der Frist sehen, nicht danach.
• Eine Datei ausgeben, die die Software Ihrer Steuerberatung ohne Nachbearbeitung akzeptiert.
• Bei einer Prüfung jeden Beleg in wenigen Sekunden wiederfinden.

Geschuldete und abziehbare MwSt. verfolgen

Die MwSt. ist der Posten, der unaufmerksame Selbstständige am teuersten zu stehen kommt. Eine in einem Postfach vergessene Eingangsrechnung ist verlorene abziehbare MwSt. Ein am Vortag der Frist erfasstes Quartal ist eine ungenaue Erklärung und manchmal eine Geldbuße.

In Novadesko entsteht die MwSt. laufend. Jeder erfasste Verkauf und Einkauf speist den Saldo des laufenden Quartals: was Sie schulden, was Sie zurückerhalten und die Differenz, die Sie zurückstellen müssen. Sie öffnen das Dashboard, sehen den Betrag und wissen, ob das Konto am 20. des Folgemonats gedeckt ist.

Das jährliche Kundenlisting der steuerpflichtigen Kunden wird aus Ihren Verkäufen erzeugt, ohne Zahlen von Hand zu übernehmen. Die Einreichung der Erklärung erfolgt anschließend über Intervat, durch Sie oder Ihren Buchhalter, je nach vereinbarter Aufgabenteilung.

• Belgische Sätze von 21, 12, 6 und 0 Prozent, auf jeder Dokumentzeile verwaltet.
• Getrennte Verfolgung der auf Verkäufe erhobenen MwSt. und der abziehbaren MwSt. auf Einkäufe.
• Quartalssaldo jederzeit sichtbar, nicht nur am Periodenende.
• Kundenlisting automatisch als PDF und Excel erzeugt.
• Reverse-Charge und innergemeinschaftliche Kunden auf der Rechnung unterschieden.

Einkäufe, Verkäufe und Belege

Eine Buchhaltung steht, wenn jeder Betrag seinen Beleg hat. Das Verkaufsjournal füllt sich von selbst, sobald eine Rechnung validiert ist. Das Einkaufsjournal dagegen verlangt einen Handgriff: die Ausgabe erfassen, wenn sie anfällt, nicht drei Monate später.

Novadesko reduziert diesen Handgriff auf ein Foto. Sie fotografieren den Tankbeleg oder die Lieferantenrechnung, die Software liest Betrag, Datum und MwSt.-Nummer und schlägt die Kostenkategorie vor. Sie bestätigen, und der Beleg ist abgelegt, mit gespeichertem Bild.

Die Zahlungen werden anschließend den Dokumenten zugeordnet: Eine beglichene Rechnung verschwindet aus der Liste der offenen Posten, eine bar bezahlte Ausgabe bleibt nachvollziehbar. Am Quartalsende haben Sie keinen Stapel mehr abzuarbeiten, nur noch eine Liste zu kontrollieren.

• Verkaufsjournal aus der Rechnungsstellung gespeist, ohne doppelte Erfassung.
• Einkäufe und Spesen vom Smartphone erfasst, Beleg angehängt.
• Automatisches Lesen von Beträgen und MwSt.-Nummer auf den Dokumenten.
• Kostenkategorien, um zu unterscheiden, was abzugsfähig ist und zu wie viel Prozent.
• Fahrtenbuch und Fahrzeugkosten getrennt verfolgt, wie es das Finanzamt verlangt.
• Archivierung der Belege mit Zeitstempel, bei einer Prüfung einsehbar.

Buchhaltungsexport an Ihre Steuerberatung

Der wahre Test einer Buchhaltungssoftware ist der Moment, in dem Ihre Steuerberatung Ihre Daten erhält. Muss sie alles neu erfassen, zahlen Sie doppelt: das Abonnement und die Stunden der Neueingabe.

Novadesko exportiert Verkäufe, Einkäufe, Gutschriften und Zahlungen in die von belgischen Kanzleien genutzten Programme. Ihr Buchhalter importiert die Datei in sein gewohntes Tool und kommt direkt zu seiner eigentlichen Arbeit: Kontrolle und Beratung.

Zweite Möglichkeit, oft bevorzugt: Ihr Buchhalter öffnet Ihre Akte selbst über ein eigenes Portal, mit direktem Lesezugriff, ohne Dateien per Mail auszutauschen. Der Zugang ist für Kanzleien kostenlos.

Rechnungsstellung, Peppol und Buchhaltung an einem Ort

Rechnungsstellung und Buchhaltung zu trennen zwingt dazu, dieselben Zahlen in zwei Tools abzuschreiben. Das ist die banalste und teuerste Fehlerquelle, besonders wenn die Rechnungsnummern nicht mehr aufeinander folgen.

Bei Novadesko ist eine ausgestellte Rechnung bereits eine Verkaufsbuchung. Eine über das Peppol-Netzwerk empfangene Rechnung landet direkt in den Einkäufen, mit Beträgen und MwSt., ohne erneute Erfassung und ohne PDF zu öffnen. Seit 2026 laufen Rechnungen zwischen belgischen Unternehmen über dieses Netzwerk: Der strukturierte Empfang ist kein Komfort mehr, sondern stellt sicher, dass Ihre Einkäufe vollständig sind.

Der Rest der Verwaltung folgt derselben Logik: Angebote werden zu Rechnungen, automatische Zahlungserinnerungen, Lager und Kasse für alle, die im Geschäft verkaufen, alles speist dieselben Journale.

• Rechnungen und Gutschriften in lückenloser Reihenfolge nummeriert, wie es das Gesetz verlangt.
• Empfang von Eingangsrechnungen über das Peppol-Netzwerk, bereit zur Verbuchung.
• Versand per Peppol oder E-Mail, je nachdem, ob der Kunde im Netzwerk erreichbar ist.
• Automatische Zahlungserinnerungen, um offene Posten am Quartalsende zu begrenzen.

Die Buchhaltungssoftware auswählen

Der belgische Markt stellt sehr unterschiedliche Welten gegenüber. Eine integrierte Unternehmenssoftware wie Odoo deckt riesige Anforderungen ab, um den Preis einer Konfiguration und oft eines Integrators. Eine für den einzelnen Selbstständigen gedachte Anwendung ist schneller, hört aber auf, sobald es Lager, eine Kasse oder ein Team gibt.

Stellen Sie sich drei Fragen, bevor Sie Preise vergleichen: wer erfasst täglich, wer reicht die MwSt.-Erklärung ein, und was passiert mit der Akte, wenn Sie den Buchhalter wechseln. Die Antworten scheiden die Hälfte der Kandidaten aus.

Die Tabelle unten führt die Kriterien auf, die nach sechs Monaten Nutzung wirklich den Unterschied machen, diejenigen, die man auf einer Tarifseite nicht sieht.

Häufige Fragen