Was Peppol-zertifiziert bedeutet
Peppol ist keine Software, sondern ein Netzwerk. Um dort eine Rechnung zu senden, geht ein Unternehmen über einen Zugangspunkt, auf Englisch Access Point. Dieser Zugangspunkt ist der technische Dienstleister, der die OpenPeppol-Vereinbarung unterzeichnet, die Spezifikationen des Netzwerks einhält und sich mit den Verzeichnissen verbindet, über die ein Empfänger gefunden wird.
Wenn ein Anbieter von Peppol-zertifizierter Software spricht, sagt er eigentlich zwei Dinge. Erstens, dass Ihre Dokumente im richtigen Format rausgehen, dem Peppol BIS 3.0 auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Zweitens, dass die Übermittlung tatsächlich über einen Zugangspunkt des Netzwerks läuft und nicht über einen einfachen PDF-Versand per E-Mail.
Der Unterschied zählt an dem Tag, an dem ein Kunde eine Rechnung ablehnt, weil sie nicht über den erwarteten Kanal eingegangen ist. Ein herunterladbarer XML-Export ersetzt keinen Zugangspunkt: Es ist eine Datei, die noch übermittelt werden muss, oft von Hand.
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Ein Zugangspunkt sendet und empfängt Ihre Dokumente im Netzwerk, in beide Richtungen.
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Das Format BIS 3.0 stellt sicher, dass der Empfänger Ihre Rechnungszeilen ohne erneute Erfassung liest.
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Die Peppol-Kennung macht Sie für Ihre Kunden und für Behörden auffindbar.
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Ein XML-Export allein ist keine Verbindung zum Netzwerk, auch wenn die Datei konform ist.
Merken Sie sich die Frage, die Sie jedem Anbieter stellen sollten: Übermitteln Sie über einen Peppol-Zugangspunkt, oder geben Sie mir nur eine XML-Datei, die ich selbst versenden muss?
Der Status von Novadesko und wie Sie ihn prüfen
Novadesko übermittelt die Rechnungen seiner Kunden als Zugangspunkt über das Peppol-Netzwerk. Konkret wird Ihre in der Software validierte Rechnung in XML UBL umgewandelt, an die Peppol-Kennung Ihres Kunden adressiert und dann an dessen eigenen Zugangspunkt übergeben, mit einer technischen Bestätigung als Rückmeldung.
In Belgien beruht die Peppol-Kennung auf dem Schema 0208, dem der Unternehmensnummer der Zentralen Datenbank der Unternehmen. Ihre Kennung ist also kein obskurer Code, den man kaufen muss: Sie leitet sich von Ihrer Unternehmensnummer ab, und Novadesko registriert sie für Sie mit einem Klick.
Die Tabelle unten führt die Punkte auf, die Sie einzeln überprüfen können, ohne uns zu vertrauen.
Überprüfbare Belege für den Peppol-Status
| Element |
Wert |
Wo Sie es prüfen |
| Rolle im Netzwerk |
Peppol-Zugangspunkt |
Senden und Empfangen aus der Software |
| Rechnungsformat |
Peppol BIS 3.0, Norm EN 16931 |
XML UBL für jedes Dokument herunterladbar |
| Kennungsschema |
0208, belgische Unternehmensnummer |
OpenPeppol-Verzeichnis |
| Öffentliche Kanäle |
Mercurius und Hermes |
Rechnungen an belgische Behörden |
| Anbieter |
Novadesko SRL, BE 1018.192.568 |
Zentrale Datenbank der Unternehmen |
| Support |
Aus Belgien, Telefon auf Französisch, online in Ihrer Sprache |
Kontaktseite und Telefon |
Das OpenPeppol-Verzeichnis ist öffentlich. Es ist die einzige Quelle, die sagt, ob ein Unternehmen im Netzwerk tatsächlich erreichbar ist, unabhängig von der verwendeten Software.
Die belgische Pflicht und was sie von Ihrer Software verlangt
Seit dem 1. Januar 2026 müssen belgische steuerpflichtige Unternehmen ihre Rechnungen zwischen Unternehmen im strukturierten elektronischen Format über das Peppol-Netzwerk ausstellen und empfangen. Ein per E-Mail gesendetes PDF erfüllt diese Anforderung nicht mehr, auch nicht signiert oder schön gestaltet.
Diese Pflicht betrifft den Empfang ebenso wie den Versand. Wenn Ihre Lieferanten vor Ihnen auf das Netzwerk umsteigen, kommen ihre Rechnungen irgendwo an: Ohne Zugangspunkt sehen Sie sie nicht, und eine unbearbeitete Eingangsrechnung bedeutet verlorene abzugsfähige MwSt.
Ihre Software muss also drei Bedürfnisse gleichzeitig abdecken: eine registrierte Kennung, einen konformen Versand und einen Posteingang, der das Eingehende sortiert.
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Ausstellung: Jede validierte Rechnung geht im strukturierten Format an den richtigen Empfänger.
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Empfang: Eingangsrechnungen landen in der Software, bereit zur Verbuchung.
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Archivierung: Die Dokumente bleiben bei einer Prüfung zugänglich und mit Zeitstempel versehen.
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Rückfall: Ist ein Kunde im Netzwerk noch nicht erreichbar, übernimmt der Versand per E-Mail.
Eine Software in fünf Minuten prüfen
Der Hinweis Peppol-zertifiziert steht auf vielen Websites, auch bei Anbietern, die sich damit begnügen, eine Datei zu erzeugen. Hier das Raster, das wir Ihnen für Novadesko wie für seine Wettbewerber empfehlen, Billit und die anderen.
Eine klare Antwort auf diese sechs Fragen ist mehr wert als ein Logo auf einer Startseite.
Sechs Fragen vor der Unterschrift
| Frage |
Gute Antwort |
| Laufen Sie über einen Peppol-Zugangspunkt? |
Ja, der Versand erfolgt aus der Software ohne Dateihandhabung |
| Empfangen Sie auch eingehende Rechnungen? |
Ja, in einem eigenen Posteingang |
| Welches Ausgabeformat? |
Peppol BIS 3.0, konform mit EN 16931 |
| Wer erstellt meine Kennung? |
Der Anbieter, aus der Software, auf Basis der Unternehmensnummer |
| Was passiert, wenn mein Kunde nicht im Netzwerk ist? |
Versand per E-Mail als Rückfall, ohne doppelte Erfassung |
| Wie viele Dokumente sind enthalten? |
Ein im Tarif klar angegebenes Kontingent |
Wenn ein Anbieter die Frage nach dem Empfang eingehender Rechnungen nicht schriftlich beantwortet, gehen Sie davon aus, dass die Funktion noch nicht existiert.
Was Novadesko konkret tut
In der Software ist Peppol kein separates Modul, das man einen Abend lang einrichten muss. Sie erstellen Ihre Kennung in Ihrem Profil, und danach bietet jede validierte Rechnung den Versand über das Netzwerk an, wenn der Empfänger dort registriert ist.
Eingehende Rechnungen landen in einem eigenen Posteingang. Sie werden gelesen, dem richtigen Lieferanten zugeordnet und sind bereit für die Buchhaltung. Was nicht über Peppol kommt, ein Kassenbon oder eine Papierrechnung, läuft über den Scanner, der das Dokument liest und erfasst.
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Erstellung der Peppol-Kennung in Ihrem Bereich, ohne Formular auszufüllen.
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Automatische Umwandlung jeder validierten Rechnung in XML UBL im Format BIS 3.0.
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Peppol-Posteingang für Eingangsrechnungen, mit Zuordnung zum Lieferanten.
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Sofortige Suche im OpenPeppol-Register und in VIES vor dem Senden.
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Automatischer Rückfall per E-Mail für Kunden, die noch nicht im Netzwerk sind.
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Archivierung gesendeter und empfangener Dokumente mit Zeitstempel.
Die Software wechseln, ohne das Netzwerk zu unterbrechen
Viele Selbstständige zögern beim Wechsel des Tools aus Angst, ihre Peppol-Kennung zu verlieren oder beim Umstieg Rechnungen zu verpassen. Der Mechanismus ist einfacher, als er scheint: Eine Kennung ist an Ihre Unternehmensnummer gebunden, nicht an die Software. Sie ist bei einem Zugangspunkt registriert, und diese Registrierung kann von einem anderen übernommen werden.
In der Praxis ist der Umstieg an einem Tag vorbereitet: Sie öffnen Ihr Konto, prüfen, dass Ihre Kennung aktiv ist, und informieren dann Ihre Stammkunden, dass sich für sie nichts ändert, da sie weiterhin dieselbe Kennung verwenden.
Wenn Sie von einem anderen Anbieter kommen und Ihre Registrierung blockiert ist, übernimmt unser Support den Vorgang gemeinsam mit Ihnen, statt Sie auf eine Hilfeseite zu verweisen.
Häufige Fragen
Ist Novadesko ein Peppol-Zugangspunkt?
Ja. Ihre Rechnungen gehen aus der Software ins Peppol-Netzwerk, und die Rechnungen Ihrer Lieferanten landen in Ihrem Posteingang. Sie müssen keine Datei herunterladen oder selbst übermitteln.
Wie prüfe ich, ob eine Software wirklich Peppol-zertifiziert ist?
Fragen Sie schriftlich, ob die Übermittlung über einen Zugangspunkt läuft und ob der Empfang eingehender Rechnungen enthalten ist. Suchen Sie dann eine MwSt.-Nummer im OpenPeppol-Verzeichnis: Unsere Peppol-Seite macht das live und kostenlos, auch für ein Unternehmen, das nicht Kunde ist.
Was ist der Unterschied zwischen Peppol-zertifiziert, BIS 3.0 und EN 16931?
EN 16931 ist die europäische Norm, die beschreibt, was eine elektronische Rechnung enthalten muss. Peppol BIS 3.0 ist die praktische Umsetzung dieser Norm im Peppol-Netzwerk. Zugangspunkt zu sein betrifft schließlich den Transport: Er sorgt dafür, dass das Dokument beim Empfänger ankommt.
Wo finde ich meine Peppol-Kennung?
In Belgien leitet sie sich aus Ihrer Unternehmensnummer ab, mit dem Schema 0208. Sie müssen also nichts kaufen: Novadesko registriert Ihre Kennung in Ihrem Bereich mit einem Klick.
Ist Peppol im Abonnement enthalten?
Ja, die Verbindung zum Netzwerk ist in den Novadesko-Tarifen enthalten, mit einem Dokumentenkontingent, das auf der Tarifseite angegeben ist. Es gibt kein Peppol-Modul, das separat zu kaufen wäre.
Und wenn mein Kunde noch nicht bei Peppol ist?
Die Software erkennt das vor dem Versand und wechselt automatisch auf einen E-Mail-Versand, mit derselben Rechnung. Sobald sich dieser Kunde registriert, geht der Versand wieder über das Netzwerk, ohne dass Sie etwas ändern müssen.
Ich komme von einer anderen Software, verliere ich meine Kennung?
Nein. Die Kennung gehört Ihrem Unternehmen, nicht dem Anbieter. Sie wird beim Umstieg lediglich an einen neuen Zugangspunkt gebunden, und Ihre Kunden verwenden weiterhin dieselbe Referenz.
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Das Peppol-Netzwerk und der belgische Zeitplan zur elektronischen Rechnungsstellung entwickeln sich weiter. Die Informationen auf dieser Seite werden regelmäßig aktualisiert, prüfen Sie aber stets Ihre eigene Situation beim FÖD Finanzen oder bei Ihrem Buchhalter.
