Lo que se espera de un software contable
En Bélgica, la expresión software contable abarca dos realidades distintas. Por un lado están los programas de llevanza de cuentas, los que usan las asesorías contables para pasar asientos en partida doble, calcular las amortizaciones y presentar las cuentas anuales. Por otro, los programas que los autónomos y las pequeñas estructuras usan a diario para facturar, registrar sus gastos, seguir el IVA y pasar un expediente limpio.
Novadesko pertenece a la segunda categoría y lo asume. No encontrarás un plan contable que construir línea a línea, pero sí todo lo que alimenta la contabilidad: ventas, compras, notas de crédito, pagos, justificantes e IVA, listos para ir a tu asesor contable en su propio formato.
La distinción evita la sorpresa desagradable más frecuente: elegir una herramienta concebida para despachos, pasar tres tardes configurándola y descubrir después que solo querías facturar y dejar de buscar tus tickets en el fondo de una caja de zapatos.
-
Registrar una factura de venta y seguirla hasta el cobro.
-
Anotar un gasto fotografiando el justificante, sin archivador en papel.
-
Ver el IVA repercutido y el IVA deducible antes del vencimiento, no después.
-
Sacar un archivo que el software de tu asesoría contable acepte sin retoques.
-
Localizar cualquier documento en caso de inspección, en pocos segundos.
Si tu actividad impone una contabilidad completa en partida doble, tu asesor contable sigue al mando. Novadesko le entrega datos limpios y él conserva el control de los asientos y del balance.
Seguir el IVA repercutido y el IVA deducible
El IVA es la partida que más cara sale a los autónomos despistados. Una factura de compra olvidada en un buzón de correo es IVA deducible perdido. Un trimestre registrado la víspera del vencimiento es una declaración aproximada y, a veces, una multa.
En Novadesko, el IVA se construye sobre la marcha. Cada venta y cada compra registradas alimentan el saldo del trimestre en curso: lo que debes, lo que recuperas y la diferencia que provisionar. Abres el panel, ves el importe y sabes si las cuentas saldrán el 20 del mes siguiente.
El listado anual de clientes sujetos pasivos se genera a partir de tus ventas, sin tener que volver a pasar las cifras a mano. La presentación de la declaración se hace después a través de Intervat, por ti o por tu asesor contable, según el reparto que hayáis acordado.
-
Tipos belgas del 21, 12, 6 y 0 por ciento gestionados en cada línea de documento.
-
Seguimiento separado del IVA repercutido en las ventas y del IVA deducible en las compras.
-
Saldo del trimestre visible en todo momento, no solo al final del periodo.
-
Listado de clientes generado automáticamente en PDF y en Excel.
-
Inversión del sujeto pasivo y clientes intracomunitarios diferenciados en la factura.
El régimen de franquicia cambia las cosas: por debajo de 25 000 € de facturación, no hay declaración periódica, pero tampoco recuperación de IVA. Nuestra guía de IVA detalla los dos supuestos.
Compras, ventas y justificantes
Una contabilidad se sostiene cuando cada importe tiene su justificante. El libro de ventas se rellena solo en cuanto se valida una factura. El libro de compras, en cambio, pide un gesto: anotar el gasto en el momento en que llega, no tres meses después.
Novadesko reduce ese gesto a una foto. Haces una foto al ticket de gasolina o a la factura del proveedor, el software lee el importe, la fecha y el número de IVA, y propone la categoría de gasto. Confirmas y el justificante queda archivado, con su imagen conservada.
Los pagos se concilian después con los documentos: una factura saldada sale de la lista de impagadas, un gasto pagado en efectivo queda registrado. Al final del trimestre ya no tienes una pila que tramitar, solo una lista que revisar.
-
Libro de ventas alimentado por la facturación, sin doble introducción.
-
Compras y notas de gastos registradas desde el móvil, con el justificante adjunto.
-
Lectura automática de los importes y del número de IVA en los documentos.
-
Categorías de gasto para distinguir lo que es deducible y en qué porcentaje.
-
Libro de ruta y gastos de vehículo controlados aparte, como pide la administración tributaria.
-
Archivo con sello de fecha y hora de los justificantes, consultable en caso de inspección.
Exportación contable a tu asesoría contable
La verdadera prueba de un software contable es el momento en que tu asesoría contable recibe tus datos. Si tiene que volver a introducirlo todo, pagas dos veces: la suscripción y las horas de reintroducción.
Novadesko exporta las ventas, las compras, las notas de crédito y los pagos hacia los programas que utilizan los despachos belgas. Tu asesor contable importa el archivo en su herramienta habitual y pasa directamente a su verdadero trabajo: el control y el asesoramiento.
Segunda posibilidad, a menudo la preferida: tu asesor contable abre él mismo tu expediente desde un portal dedicado, en lectura directa, sin archivos que enviarse por correo. El acceso es gratuito para los despachos.
Formatos de exportación y envío al asesor contable
| Canal |
Qué se envía |
Para quién |
| Winbooks |
Ventas, compras, notas de crédito, pagos |
Despachos equipados con Winbooks |
| Bob y Sage |
Asientos de los libros de ventas y de compras |
Asesorías contables clásicas |
| Horus y WinAuditor |
Asientos y listado de terceros |
Despachos belgas de tamaño medio |
| Exact Online y Wings |
Asientos y pagos |
Despachos que trabajan en línea |
| Portal contable |
Acceso directo al expediente, sin archivo |
Tu asesoría contable, gratis |
| PDF y Excel |
Listado de clientes, libros, resúmenes |
Control interno y archivo |
Pregunta a tu asesor contable qué software utiliza antes de elegir. Una exportación en el formato correcto vale más que una larga lista de funciones que nunca usarás.
Facturación, Peppol y contabilidad en el mismo sitio
Separar la facturación de la contabilidad obliga a copiar las mismas cifras en dos herramientas. Es la fuente de error más corriente y más costosa, sobre todo cuando los números de factura dejan de ser correlativos.
En Novadesko, una factura emitida ya es un asiento de venta. Una factura recibida por la red Peppol llega directamente a las compras, con sus importes y su IVA, sin reintroducción ni PDF que abrir. Desde 2026, las facturas entre empresas belgas circulan por esta red: la recepción estructurada ya no es una comodidad, es lo que garantiza que tus compras estén completas.
El resto de la gestión sigue la misma lógica: presupuestos convertidos en facturas, recordatorios de pago automáticos, stock y caja para quienes venden en tienda, todo alimentando los mismos libros.
-
Facturas y notas de crédito numeradas en secuencia continua, como exige la ley.
-
Recepción de facturas de compra por la red Peppol, listas para contabilizar.
-
Envío por Peppol o por correo electrónico según el cliente sea localizable en la red.
-
Recordatorios de pago automáticos para limitar los impagos a final de trimestre.
Elegir tu software contable
El mercado belga enfrenta universos muy distintos. Un sistema de gestión integrado como Odoo cubre necesidades inmensas, al precio de una configuración y a menudo de un integrador. Una aplicación pensada para el autónomo en solitario va más rápido, pero se queda corta en cuanto hay stock, una caja o un equipo.
Hazte tres preguntas antes de comparar precios: quién registra a diario, quién presenta la declaración de IVA y qué pasa con el expediente el día en que cambies de asesor contable. Las respuestas descartan a la mitad de los candidatos.
La tabla de abajo recoge los criterios que de verdad marcan la diferencia tras seis meses de uso, los que no se ven en una página de precios.
Los criterios que cuentan tras seis meses
| Criterio |
A comprobar antes de firmar |
| Registro de compras |
Foto del justificante y lectura automática, desde el móvil |
| Seguimiento del IVA |
Saldo del trimestre visible de forma continua, no un informe de fin de periodo |
| Exportación contable |
El formato exacto del software de tu asesoría contable |
| Facturación integrada |
Una factura emitida se convierte en un asiento, sin copiar |
| Recepción Peppol |
Las facturas de compra entran en el software, no en un buzón de correo |
| Salida de datos |
Recuperar tus documentos y tus históricos el día en que te vayas |
| Soporte |
Una respuesta de un equipo en Bélgica: por teléfono en francés, en línea en tu idioma |
Prueba con tus propios documentos, no con la demostración del vendedor. Registra tres compras y una factura real: en veinte minutos sabrás si la herramienta te conviene.
Preguntas frecuentes
¿Es Novadesko un software contable de verdad?
Es un software de gestión y precontabilidad: produce y centraliza todo lo que alimenta la contabilidad, es decir, las ventas, las compras, los justificantes, los pagos y el IVA, y lo transmite todo a tu asesoría contable. La llevanza de cuentas en partida doble y la presentación de las cuentas anuales siguen siendo el oficio de tu asesor contable.
¿Puedo hacer mi declaración de IVA con Novadesko?
El software calcula de forma continua el IVA repercutido, el IVA deducible y el saldo del trimestre, y genera el listado anual de clientes sujetos pasivos. La presentación en sí se hace a través de Intervat, ya la hagas tú o se la dejes a tu asesor contable.
¿Podrá mi asesor contable recuperar mis datos?
Sí, de dos maneras. O bien exportas los asientos a Winbooks, Bob, Sage, Horus, Exact Online, Wings o WinAuditor. O bien abre directamente tu expediente desde su portal, cuyo acceso es gratuito para los despachos.
¿Qué diferencia hay con un software de facturación?
Un software de facturación se queda en el documento enviado al cliente. Un software contable continúa con las compras, los justificantes, el IVA y la transmisión al asesor contable. Novadesko cubre ambos en la misma suscripción, lo que evita copiar dos veces las mismas cifras.
¿Hacen falta conocimientos contables para usarlo?
No. No hay plan contable que construir ni número de cuenta que elegir: registras una venta, un gasto o un pago con un lenguaje corriente. Nuestra página dedicada a la contabilidad sin conocimientos contables detalla este reparto del trabajo con tu asesor contable.
¿Cómo se gestionan las facturas de compra recibidas por Peppol?
Llegan a una bandeja de entrada dedicada, ya estructuradas: el importe, el IVA y el proveedor se leen automáticamente. Confirmas la categoría de gasto y el justificante pasa a tu libro de compras.
¿El software sirve para una sociedad, no solo para un autónomo?
Sí. Las pymes gestionan en él varios usuarios, el stock, la caja y los informes de tesorería, con la misma salida hacia la asesoría contable. La página dedicada a las pymes describe lo que cambia respecto a una actividad individual.
¿Mis datos permanecen en Europa?
Sí. Novadesko está editado por una empresa belga y tus documentos se alojan en Europa, con un archivo con sello de fecha y hora de los justificantes enviados y recibidos.
Mira también
Las normas de IVA y las obligaciones contables belgas evolucionan. Esta página se actualiza con regularidad, pero tu situación concreta debes comprobarla siempre con el SPF Finances o con tu asesor contable.
