Peppol in einem Satz
Peppol ist ein internationales Netzwerk, über das zwei Unternehmen Geschäftsdokumente austauschen können, in erster Linie Rechnungen, direkt von einer Software zur anderen. Sie senden aus Ihrem Rechnungstool, Ihr Kunde empfängt in seinem, ohne Anhang zum Öffnen und ohne Betrag zum Abtippen.
Das treffendste Bild bleibt das Telefon. Egal, welchen Anbieter Sie und Ihr Gesprächspartner haben, der Anruf kommt an, weil alle dieselben Regeln anwenden. Peppol spielt diese Rolle für Rechnungen: Jedes Unternehmen wählt seinen Dienstleister, und die Dokumente fließen trotzdem.
Der Name kommt von Pan-European Public Procurement On-Line. Ursprünglich ging es darum, die europäischen öffentlichen Aufträge zu vereinfachen. Die Nutzung hat diesen Rahmen weit überschritten, und heute läuft eine Rechnung zwischen zwei belgischen KMU über dasselbe Netzwerk.
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Peppol ist keine Software, die Sie installieren, sondern ein Netzwerk, mit dem sich Ihre Software verbindet.
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Peppol gehört keinem Privatunternehmen: Die Regeln sind öffentlich und offen.
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Peppol ändert weder Ihre Nummerierung noch Ihre Zahlungsbedingungen, es transportiert die Rechnung.
Sie interessiert vor allem, was sich bei Ihren täglichen Fakturierungshandgriffen ändert? Unser Praxisartikel zur elektronischen Peppol-Rechnung geht mehr ins Detail.
Das Peppol-Programm: Ursprung und Steuerung
Das Peppol-Programm startete 2008 als von der Europäischen Kommission finanziertes Projekt. Das Ziel passte in einen Satz: einem Unternehmen zu ermöglichen, auf eine öffentliche Ausschreibung in einem anderen Land zu antworten, ohne sich an die Gewohnheiten jeder Verwaltung anpassen zu müssen.
Die europäische Finanzierung endet 2012, aber die Arbeit geht weiter. Ein gemeinnütziger Verband belgischen Rechts, OpenPeppol, übernimmt die Steuerung und pflegt die Spezifikationen von Brüssel aus. Seine Mitglieder sind Dienstleister, Verwaltungen und Softwareanbieter.
Jedes teilnehmende Land benennt anschließend eine Peppol-Behörde, die die Regeln auf ihrem Gebiet anwendet und die Zugangspunkte zulässt. In Belgien ist das der FÖD Politik und Unterstützung, besser bekannt unter dem Namen BOSA.
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Das Programm definiert die Formate und Transportregeln, nicht den Preis der Dienste.
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Ein Zugangspunkt unterzeichnet eine Vereinbarung und bleibt von einer Peppol-Behörde kontrolliert.
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Da die Spezifikationen öffentlich sind, zwingt Sie ein Wechsel des Dienstleisters nicht zu einem Formatwechsel.
Wie das Netzwerk funktioniert
Das Netzwerk beruht auf einem sogenannten Vier-Ecken-Modell: Sie, Ihr Dienstleister, der Ihres Kunden, dann Ihr Kunde. Sie sprechen nur mit Ihrem Dienstleister, alles Übrige wird zwischen den beiden Zugangspunkten geregelt.
Damit die Rechnung ihren Empfänger findet, hat jeder Teilnehmer eine Kennung. In Belgien ist das die Unternehmensnummer. Ein Verzeichnis namens SMP gibt an, welcher Zugangspunkt diese Kennung bedient und welche Dokumente er akzeptiert.
Der Weg einer Rechnung, Ecke für Ecke
| Schritt |
Wer beteiligt ist |
Was passiert |
| Ecke 1 |
Sie, der Aussteller |
Sie erstellen die Rechnung in Ihrer Software |
| Ecke 2 |
Ihr Zugangspunkt |
Er validiert das Dokument und legt es im Netzwerk ab |
| Ecke 3 |
Der Zugangspunkt Ihres Kunden |
Er empfängt die Rechnung und bestätigt die Zustellung |
| Ecke 4 |
Ihr Kunde |
Er findet die Rechnung direkt in seinem Tool |
Sie wählen den Zugangspunkt Ihres Kunden nicht, und er wählt Ihren nicht. Genau das macht das Netzwerk für alle nutzbar.
Was eine Peppol-Rechnung enthält
Was über Peppol läuft, ist kein PDF, sondern eine strukturierte Datei, also eine Folge gekennzeichneter Felder, die die Software des Empfängers ohne menschliches Eingreifen versteht.
Das Format heißt Peppol BIS Billing 3.0. Es wendet die europäische Norm EN 16931 an, die den Mindestinhalt einer elektronischen Rechnung festlegt, und wird in UBL geschrieben, einer Auszeichnungssprache vergleichbar mit der, die eine Webseite strukturiert.
Die Folge ist unmittelbar: Eine unvollständige Rechnung wird schon beim Start abgelehnt, statt drei Wochen später vom Buchhalter Ihres Kunden entdeckt zu werden. Eine fehlende Unternehmensnummer oder eine Zeile ohne MwSt.-Satz blockiert den Versand.
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Die vollständige Identifikation von Aussteller und Empfänger, einschließlich Unternehmensnummer.
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Das Detail Zeile für Zeile, mit Bemessungsgrundlage und MwSt.-Satz für jede.
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Die Zahlungsangaben, die Fälligkeit und das gutzuschreibende Konto.
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Die Referenz auf eine Bestellung oder einen Lieferschein, wenn Ihr Kunde sie verlangt.
Nichts hindert Sie daran, Ihrem Gesprächspartner zusätzlich ein lesbares PDF zu senden. Maßgeblich ist das strukturierte Dokument.
Die belgische Pflicht seit 2026
Seit dem 1. Januar 2026 müssen Rechnungen zwischen in Belgien ansässigen steuerpflichtigen Unternehmen in strukturierter elektronischer Form ausgestellt und empfangen werden. Für diese Umsätze genügt das per E-Mail gesendete PDF nicht mehr.
Die Pflicht betrifft den nationalen B2B-Bereich. Rechnungen an Privatpersonen bleiben außen vor, ebenso Kassenbons. Der Empfang betrifft jedoch fast alle: Ihre Lieferanten werden über Peppol senden.
Wer in Belgien über Peppol fakturieren muss
| Art des Austauschs |
Betroffen |
Was einzurichten ist |
| Zwischen in Belgien ansässigen steuerpflichtigen Unternehmen |
Ja |
Strukturierte Rechnungen ausstellen und empfangen |
| An eine Privatperson |
Nein |
Klassische Rechnung, mit den üblichen Angaben |
| An einen im Ausland ansässigen Kunden |
Außerhalb der belgischen Pflicht |
Peppol bleibt möglich und wird oft geschätzt |
| Selbstständiger in Kleinunternehmerregelung |
Vor allem Empfang |
Die Rechnungen Ihrer Lieferanten empfangen können |
| Nach Artikel 44 befreiter Steuerpflichtiger |
Ausstellung nicht betroffen |
Prüfen Sie Ihre Situation mit Ihrem Buchhalter |
Europa geht mit dem Paket „MwSt. im digitalen Zeitalter“ in dieselbe Richtung, das die elektronische Rechnungsstellung schrittweise auf den Austausch zwischen Mitgliedstaaten ausweiten wird. Was Sie heute einrichten, wird auch morgen noch nützlich sein.
Wie man dem Netzwerk beitritt
Dem Peppol-Netzwerk beizutreten erfordert keinen Behördengang. Sie nutzen eine Software mit Anschluss an einen Zugangspunkt, und Ihre Eintragung im Verzeichnis erfolgt darüber.
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Prüfen Sie Ihr Unternehmensprofil: Nummer, Sitzadresse, MwSt.-Regelung und Bankkonto.
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Aktivieren Sie Peppol in Ihrer Rechnungssoftware, wodurch Ihre Unternehmensnummer im Verzeichnis eingetragen wird.
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Ergänzen Sie die Unternehmensnummer Ihrer gewerblichen Kunden: Sie ist deren Adresse im Netzwerk.
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Senden Sie eine erste echte Rechnung und prüfen Sie die Zustellbestätigung.
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Aktivieren Sie den Empfang, damit die Rechnungen Ihrer Lieferanten direkt in Ihrer Buchhaltung ankommen.
Bei Novadesko ist die Aktivierung Ihrer Peppol-Kennung im Abonnement enthalten und erfolgt über Ihre Einstellungen. Sie müssen keinen separaten Vertrag mit einem Zugangspunkt aushandeln.
Das Peppol-Vokabular in Klartext
Einige Begriffe tauchen ständig auf, sobald von elektronischer Rechnungsstellung die Rede ist. Hier sind sie in Alltagssprache übersetzt, griffbereit für Ihre erste Einrichtung.
Die Wörter, die immer wiederkehren
| Begriff |
Was er bedeutet |
| Peppol |
Das Netzwerk, das Dokumente zwischen Unternehmen transportiert |
| OpenPeppol |
Der Brüsseler Verband, der das Programm und seine Regeln verwaltet |
| Zugangspunkt |
Der zugelassene Dienstleister, der Ihre Dokumente im Netzwerk ablegt |
| Peppol-Kennung |
Ihre Adresse im Netzwerk, in Belgien Ihre Unternehmensnummer |
| SMP |
Das Verzeichnis, das angibt, wohin ein Dokument zu liefern ist |
| Peppol BIS Billing 3.0 |
Das im Netzwerk verwendete Rechnungsformat |
| EN 16931 |
Die europäische Norm, die den Inhalt einer elektronischen Rechnung festlegt |
| UBL |
Die Auszeichnungssprache, in der die strukturierte Rechnung geschrieben ist |
| Peppol-Behörde |
Die nationale Stelle, die Zugangspunkte zulässt, in Belgien der FÖD BOSA |
Häufige Fragen
Was ist Peppol, in zwei Sätzen?
Peppol ist ein internationales Netzwerk, über das Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen von einer Software zur anderen austauschen können. Jeder Teilnehmer wird dort über seine Unternehmensnummer identifiziert und läuft über einen zugelassenen Zugangspunkt, so wie man zum Telefonieren über einen Anbieter geht.
Wer verwaltet das Peppol-Programm?
Das Programm entstand 2008 aus einer Finanzierung der Europäischen Kommission und wurde dann von OpenPeppol übernommen, einem gemeinnützigen Verband mit Sitz in Brüssel. Jedes Land benennt zusätzlich eine Peppol-Behörde, für Belgien den FÖD Politik und Unterstützung.
Ist Peppol in Belgien verpflichtend?
Ja, für Rechnungen zwischen in Belgien ansässigen steuerpflichtigen Unternehmen, seit dem 1. Januar 2026. Rechnungen an Privatpersonen und Kassenbons sind nicht betroffen.
Was ist die Rechtsgrundlage der Peppol-Pflicht in Belgien?
Das Gesetz vom 6. Februar 2024 hat die strukturierte elektronische Rechnungsstellung zwischen Steuerpflichtigen im MwSt.-Gesetzbuch verankert, und der Königliche Erlass vom 8. Juli 2025 hat die Modalitäten festgelegt. Seit dem 1. Januar 2026 müssen B2B-Rechnungen zwischen belgischen MwSt.-pflichtigen Unternehmen über das Peppol-Netzwerk laufen; Verkäufe an Privatpersonen sind nicht betroffen.
Welche Sanktionen drohen, wenn ich meine B2B-Rechnungen nicht über Peppol sende?
Die Verwaltung sieht gestaffelte Geldbußen vor: 1 500 € beim ersten Verstoß, 3 000 € beim zweiten, 5 000 € ab dem dritten, mit einer Frist von drei Monaten zur Regularisierung zwischen den Feststellungen. In der Praxis kann eine nicht konforme Rechnung außerdem von Ihrem Kunden abgelehnt werden oder dessen Zahlung verzögern.
Gibt es einen steuerlichen Vorteil beim Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung?
Ja. Zur Begleitung der Pflicht erhalten kleine Unternehmen und Selbstständige für die Zeiträume 2024 bis 2027 einen auf 120 % erhöhten Abzug der Kosten für die elektronische Rechnungsstellung (Abonnements und Beratungskosten): Ihr Novadesko-Abonnement gehört dazu.
Was ist der Unterschied zwischen einem PDF und einer Peppol-Rechnung?
Ein PDF ist ein Abbild der Rechnung, das eine Person lesen und dann abtippen muss. Eine Peppol-Rechnung ist ein beim Start validierter Datensatz, den die Software des Empfängers direkt übernimmt. Die strukturierte Fassung hat den Wert des Originals.
Muss man für die Nutzung von Peppol bezahlen?
Das Netzwerk berechnet Unternehmen nichts direkt: Sie zahlen die Software oder den Dienstleister, der Sie anbindet. Bei Novadesko ist die Aktivierung Ihrer Kennung im Abonnement enthalten, und das Versandvolumen hängt anschließend von Ihrem Tarif ab.
Woher weiß ich, ob mein Kunde über Peppol erreichbar ist?
Ihre Software fragt das Verzeichnis des Netzwerks anhand der Unternehmensnummer Ihres Kunden ab und sagt Ihnen, ob er dort registriert ist. Unsere Peppol-Seite bietet dieselbe Prüfung frei zugänglich an, ohne Konto.
Funktioniert Peppol außerhalb Belgiens?
Ja, das Netzwerk wird in großen Teilen Europas und weit darüber hinaus genutzt, etwa in Australien, Neuseeland und Singapur. Eine Rechnung an einen im Ausland bei Peppol registrierten Kunden geht genauso raus.
Braucht man eine bestimmte Software, um Peppol-Rechnungen zu empfangen?
Man braucht ein Tool mit Anschluss an einen Zugangspunkt. Die meisten belgischen Rechnungsprogramme bieten das inzwischen, Novadesko inklusive, und die empfangene Rechnung landet dann direkt in Ihrer Buchhaltung.
Als Nächstes lesen
Dieser Leitfaden dient nur zur Information. Schwellenwerte und Beträge werden jährlich indexiert: Prüfen Sie sie beim FÖD Finanzen oder bei Ihrem Buchhalter, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
