Was Sie bereithalten sollten
Ein Peppol-Versand entscheidet sich vor der Rechnung. Das Netzwerk prüft das Dokument schon beim Absenden: Fehlt eine Angabe, geht nichts hinaus, und Sie erfahren es sofort. Das ist strenger als ein PDF per E-Mail, aber deutlich entspannter als die Nachfrage der Buchhaltung drei Wochen später.
Stellen Sie diese Angaben also einmal zusammen. Sie erfassen sie nur beim ersten Durchgang, danach begleiten sie jedes Dokument.
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Ihre Unternehmensnummer, so wie sie in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) steht.
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Die Adresse Ihres Gesellschaftssitzes, die aus der ZDU und nicht die Ihres Büros, falls sie abweichen.
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Ihre IBAN, Ihre Zahlungsbedingungen und die Frist, die Sie einräumen.
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Die Unternehmensnummer Ihres Kunden, die ihm als Adresse im Netzwerk dient.
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Ein MwSt.-Satz auf jeder Position, auch auf befreiten Positionen oder solchen mit Reverse Charge.
Die Angaben, die das Netzwerk beim Absenden prüft
| Angabe |
Wo sie eingestellt wird |
Was passiert, wenn sie fehlt |
| Unternehmensnummer des Absenders |
Stammdaten Ihrer Gesellschaft |
Die Peppol-Kennung kann nicht veröffentlicht werden |
| Unternehmensnummer des Kunden |
Kundenakte |
Das Netzwerk weiß nicht, wohin die Rechnung zugestellt werden soll |
| MwSt.-Satz pro Position |
Positionen der Rechnung |
Das Dokument wird vor dem Versand abgelehnt |
| Befreiungsgrund |
Positionen ohne MwSt. oder mit Reverse Charge |
Ablehnung wegen fehlender gesetzlicher Angabe |
| IBAN und Fälligkeit |
Stammdaten Ihrer Gesellschaft |
Rechnung entspricht nicht der europäischen Norm |
Unsicher bei einer gesetzlichen Angabe? Greifen Sie auf eine aktuelle Papierrechnung zurück, die Ihr Buchhalter geprüft hat, alles Nötige steht dort bereits.
Der Versand, Schritt für Schritt
Gehen wir die fünf Handgriffe vom Seitenanfang noch einmal durch, diesmal mit dem, was hinter dem Bildschirm passiert.
Ihre Unternehmensdaten speisen den Kopf jeder strukturierten Rechnung. Die Aktivierung der Kennung veröffentlicht Ihre Unternehmensnummer im Verzeichnis des Netzwerks: Ab diesem Moment kann Ihnen jeder Lieferant eine Rechnung senden, ohne dass Sie ihm irgendetwas übermitteln müssen.
Dann kommt der Kunde. Geben Sie seine Unternehmensnummer ein, die Software fragt das Verzeichnis ab und zeigt an, ob er erreichbar ist. Anschließend erfassen Sie Ihre Rechnung ganz normal, Position für Position, mit dem richtigen MwSt.-Satz auf jeder. Wählen Sie beim Senden Peppol statt E-Mail.
Das Dokument geht als Peppol BIS Billing 3.0 hinaus, ein Format, das die Software Ihres Kunden ohne menschliches Zutun liest. Wenige Sekunden später bestätigt sein Zugangspunkt die Zustellung. Diese Bestätigung ist der einzige Nachweis, der zählt: Gewöhnen Sie sich an, sie anzusehen, bevor Sie weitermachen.
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Rechnen Sie mit zwanzig Minuten für die Einrichtung und zwei Klicks für die folgenden Versendungen.
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Nichts auf Ihrem Computer zu installieren: Alles geschieht in Ihrer Rechnungssoftware.
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Keine Formalitäten bei der Verwaltung, die Anmeldung läuft über Ihren Zugangspunkt.
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Sie können weiterhin ein PDF als Serviceleistung beifügen, maßgeblich ist die strukturierte Datei.
Testen Sie zuerst mit einem vertrauten Kunden oder mit Ihrer eigenen Gesellschaft, falls Sie zwei haben. So sehen Sie den kompletten Weg, ohne eine echte Zahlung aufs Spiel zu setzen.
Die Peppol-Kennung Ihres Kunden finden
Im Netzwerk hat jedes Unternehmen eine Adresse. In Belgien ist das die Unternehmensnummer mit vorangestelltem Code 0208, der schlicht angibt, dass die Kennung aus der Zentralen Datenbank der Unternehmen stammt.
Sie müssen Ihren Kunden also nichts fragen, weder ein Konto noch einen Zugangscode. Seine MwSt.-Nummer genügt, und sie steht bereits auf den Dokumenten, die Sie mit ihm austauschen.
Wenn das Verzeichnis ihn nicht findet, gibt es zwei Erklärungen. Entweder hat er Peppol bei seinem Anbieter noch nicht aktiviert, oder die erfasste Nummer enthält einen Tippfehler. Zählen Sie die Ziffern nach, bevor Sie irgendeinen Schluss ziehen.
Unsere Peppol-Seite bietet dieselbe Suche frei zugänglich an, ohne Konto. Praktisch, um eine Kundenliste vor dem Umstieg zu prüfen.
Prüfen, ob die Rechnung wirklich angekommen ist
Eine Peppol-Rechnung durchläuft mehrere Zustände, bevor sie bei Ihrem Kunden landet. Sie zu kennen, verhindert, dass Sie zu früh mahnen oder, schlimmer, ein Duplikat erneut senden.
In der Praxis bestätigt sich die Zustellung in wenigen Sekunden. Ein Status, der länger als eine Stunde hängt, verdient einen Blick, ist aber nicht dramatisch: Das Netzwerk versucht es von selbst erneut, wenn der Zugangspunkt der Gegenseite vorübergehend nicht verfügbar ist.
Die Status eines Peppol-Versands
| Status |
Was er bedeutet |
Was Sie tun |
| In Vorbereitung |
Die Rechnung ist erfasst, aber noch nicht gesendet |
Sie lesen gegen und bestätigen |
| Gesendet |
Das Dokument hat Ihren Zugangspunkt verlassen |
Sie warten einige Sekunden |
| Zustellung bestätigt |
Der Zugangspunkt des Kunden hat das Dokument übernommen |
Nichts, die Rechnung ist bei ihm |
| Abgelehnt |
Eine Angabe blockiert die Validierung |
Sie korrigieren das gemeldete Feld und senden erneut |
| Nicht erreichbar |
Der Kunde steht nicht im Verzeichnis |
Der Versand wechselt auf E-Mail |
Die Zustellung beweist, dass die Software Ihres Kunden die Rechnung erhalten hat. Über sein geschäftliches Einverständnis oder seine Zahlung sagt sie nichts: Diese beiden Themen bleiben zwischen Ihnen.
Wenn das Netzwerk Ihre Rechnung ablehnt
Eine Ablehnung ist kein Grund zur Sorge. Sie weist auf eine fehlende oder widersprüchliche Angabe hin und kommt sofort, bevor das Dokument hinausgeht. Sie korrigieren, senden erneut, und die Sache ist in zwei Minuten erledigt.
Die Ursachen lassen sich an einer Hand abzählen, und es sind fast immer dieselben.
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Unternehmensnummer des Kunden fehlt, ist unvollständig oder falsch abgeschrieben.
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Rechnungsposition ohne MwSt.-Satz, oft ein Rabatt oder eine Anfahrtspauschale.
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Fehlender Befreiungsgrund bei einer Rechnung mit Reverse Charge oder ohne MwSt.
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Fehlerhafte IBAN oder Zahlungskonto in Ihren Unternehmensdaten nicht vorhanden.
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Fälligkeitsdatum vor dem Rechnungsdatum, meist ein Tippfehler.
Erstellen Sie keine neue Rechnung, um eine Ablehnung zu korrigieren: Das Dokument hat Ihre Software nie verlassen, Ihre Nummerierung bleibt also intakt. Ist die Rechnung bereits hinausgegangen, gehen Sie über eine Gutschrift.
Wenn Ihr Kunde noch nicht auf Peppol ist
Das kommt noch vor, vor allem bei sehr kleinen Strukturen und bei Ihren Privatkunden, die von der Pflicht nicht betroffen sind.
In diesem Fall geht die Rechnung per E-Mail mit ihrem PDF hinaus, genau wie früher. Sie erfassen nichts doppelt und ändern Ihre Gewohnheiten nicht. Sobald sich dieser Kunde im Netzwerk anmeldet, wechselt der Versand von selbst auf strukturiert.
Bei Ihren belgischen Geschäftskunden stellt sich die Frage dennoch. Die Pflicht gilt auch für sie, und ein Lieferant, der sie freundlich darauf hinweist, dass sie im Verzeichnis nicht auffindbar sind, erweist ihnen einen Dienst.
Empfangen, die andere Hälfte der Arbeit
Viele Selbstständige richten den Versand ein und hören dann auf. Das ist schade, denn der Empfang spart viel mehr Zeit.
Eine Eingangsrechnung, die über Peppol ankommt, gelangt in Ihr Einkaufsjournal, mit bereits gelesenem Lieferanten, Betrag und MwSt. Sie bestätigen die Kostenkategorie, und Ihre abziehbare MwSt. steht ohne eine einzige Neuerfassung.
Das Gegenteil kommt teuer: Wenn Ihr Tool nicht empfängt, gehen die Rechnungen Ihrer Lieferanten irgendwo zwischen zwei Postfächern verloren, und bei der Erklärung leidet Ihr Vorsteuerabzug.
Bei Novadesko sind Versand und Empfang im Abonnement enthalten, ohne Dokumentenkontingent und ohne Option zum Ankreuzen.
Häufige Fragen
Wie sendet man als Anfänger eine Peppol-Rechnung?
Vervollständigen Sie zuerst die Unternehmensdaten, aktivieren Sie Ihre Peppol-Kennung und erfassen Sie dann die Unternehmensnummer Ihres Kunden. Erstellen Sie danach die Rechnung wie gewohnt und wählen Sie den Peppol-Versand. Die Zustellbestätigung folgt unmittelbar.
Braucht man eine besondere Software, um eine Peppol-Rechnung zu senden?
Sie brauchen ein Tool, das an einen Zugangspunkt des Netzwerks angebunden ist. Die meisten belgischen Rechnungsprogramme sind das inzwischen, Novadesko eingeschlossen. Kein Download nötig, alles läuft im Browser.
Wie lange braucht eine Peppol-Rechnung bis zur Zustellung?
In der überwiegenden Mehrheit der Fälle wenige Sekunden. Ist der Zugangspunkt des Empfängers vorübergehend nicht verfügbar, versucht das Netzwerk es von selbst erneut, und die Zustellung wird etwas später bestätigt.
Kann man eine Peppol-Rechnung kostenlos senden?
Es gibt kostenlose öffentliche Portale für einige Rechnungen pro Jahr, vor allem an den öffentlichen Sektor. Sie führen weder Ihre Buchhaltung noch Ihre Zahlungsverfolgung. Bei Novadesko ist der Peppol-Versand im Abonnement enthalten, und die Testphase ist kostenlos.
Genügt das per E-Mail gesendete PDF noch?
Nein, nicht mehr zwischen steuerpflichtigen Unternehmen mit Sitz in Belgien. Seit dem 1. Januar 2026 müssen diese Rechnungen im strukturierten Format ausgestellt und empfangen werden. Das PDF behält seinen geschäftlichen Wert, erfüllt die Pflicht aber nicht mehr.
Wie storniert man eine bereits über Peppol gesendete Rechnung?
Wie auf Papier: durch eine Gutschrift, die ebenfalls über das Netzwerk geht und sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Ein zugestelltes Dokument lässt sich nicht zurückziehen, genau wie ein aufgegebener Brief.
Müssen Rechnungen an Privatpersonen über Peppol gesendet werden?
Nein. Die belgische Pflicht betrifft den Austausch zwischen steuerpflichtigen Unternehmen. Ihre Privatkunden erhalten weiterhin eine klassische Rechnung per E-Mail oder auf Papier.
Kann man eine Peppol-Rechnung an einen ausländischen Kunden senden?
Ja, sobald er im Netzwerk registriert ist. Peppol wird in großen Teilen Europas und weit darüber hinaus genutzt. Der Versand folgt genau demselben Weg, mit der Kennung des jeweiligen Landes.
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Die belgischen Regeln zur elektronischen Rechnungsstellung entwickeln sich weiter, und die Bildschirme der Software ändern sich mit den Versionen. Für Ihre persönliche Situation, insbesondere bei einer Sonderregelung, hat das Wort Ihres Buchhalters Vorrang vor dieser Seite.
