¿Se puede llevar la contabilidad sin formación?
Sí, y para la mayoría de los autónomos persona física es incluso la norma. Por debajo de 500 000 € de facturación sin IVA, puedes llevar una contabilidad simplificada. Sin balance, sin partida doble, sin cuenta de resultados: anotas lo que entra, lo que sale y lo que todavía te deben.
Lo que desanima a los principiantes casi nunca es la contabilidad en sí, sino el vocabulario que la rodea. Libro diario, amortización, casilla 54: suena técnico, pero detrás de cada término hay un gesto de unos segundos. Media hora por semana basta para no acumular nunca retraso.
El verdadero riesgo no es clasificar mal un asiento. Es no hacer nada durante tres meses y luego tener que ordenar una caja de zapatos llena de tickets, la mitad de los cuales se han vuelto ilegibles.
Las sociedades, una SRL por ejemplo, dependen de otro régimen: contabilidad en partida doble y presentación de las cuentas anuales. Esta guía trata de la empresa individual.
Lo que realmente debes llevar
Una contabilidad simplificada se apoya en tres libros y un inventario anual. Nada más, y todo lo que añadas aparte lo haces para tu propio control.
Tus justificantes se conservan siete años. Se acepta el formato digital, siempre que los documentos sigan siendo legibles y completos. Una foto del ticket basta; un ticket perdido te cuesta la deducción.
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El libro de ventas: cada factura emitida, numerada en serie continua, incluidas las que el cliente aún no ha pagado.
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El libro de compras: cada factura recibida, con su justificante adjunto.
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El libro financiero: tus movimientos bancarios, y tu caja si cobras en efectivo.
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El inventario anual: stock, material, créditos y deudas abiertos a 31 de diciembre.
Los libros de una empresa individual
| Libro |
Lo que anotas en él |
| Libro de ventas |
Tus facturas emitidas y notas de crédito, numeradas de forma continua |
| Libro de compras |
Las facturas que recibes, con justificante |
| Libro financiero |
Movimientos bancarios y caja |
| Inventario |
Stock, material, créditos y deudas a 31 de diciembre |
Una cuenta bancaria profesional distinta no es obligatoria para una persona física, pero te ahorra horas cada trimestre. Mezclar lo privado y lo profesional en una sola cuenta es el hábito más costoso que puede adquirir un principiante.
Preparar tú mismo la declaración de IVA
La declaración de IVA intimida porque funciona con números de casilla. En la práctica, siempre trasladas a ella los mismos cuatro elementos: tu facturación por tipo, el IVA que has facturado, el IVA pagado en tus compras y el saldo entre ambos.
Si tus libros están al día, esas cifras ya existen. La declaración se convierte en una copia, no en una investigación. La presentación se hace por Intervat, por ti o por tu asesor contable, y el saldo se paga el mismo día.
Por debajo de 25 000 € de facturación anual, puedes solicitar el régimen de franquicia: ni IVA facturado, ni declaración periódica. A cambio, ya no recuperas el IVA de tus compras, lo que pesa en cuanto inviertes.
La facturación electrónica entre empresas belgas es obligatoria desde el 1 de enero de 2026. Enviar tus facturas por Peppol ya no es, por tanto, una opción, y hace que tu declaración sea mucho más fiable.
Tu año en unas pocas citas fijas
Llevar tú mismo la contabilidad funciona cuando se convierte en rutina. Pon estos momentos en tu agenda y lo demás vendrá solo.
Tu año contable
| Cuándo |
Qué haces |
| Cada semana |
Enviar las facturas, fotografiar los tickets, comprobar los pagos |
| Cada mes |
Revisar la cuenta bancaria y reclamar los impagos |
| Cada trimestre |
Presentar y pagar el IVA, ingresar las cotizaciones sociales |
| Por trimestre, si conviene |
Hacer un pago anticipado para evitar el recargo de impuesto |
| 31 de marzo |
Listado anual de tus clientes sujetos al IVA |
| 31 de diciembre |
Elaborar el inventario y controlar las facturas abiertas |
Media hora por semana basta para no volver a perder una tarde con tu trimestre.
Los siete errores que más cuestan a los principiantes
Ninguno exige conocimientos contables para evitarse. Solo exigen conocerlos de antemano.
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Huecos en la numeración de las facturas, o dos facturas con el mismo número.
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Tirar los tickets de las compras pequeñas, cuando juntos suponen una deducción considerable.
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Gastar el IVA cobrado como si fuera facturación, y quedarte sin fondos en el vencimiento.
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Olvidar que las cotizaciones sociales son provisionales y se regularizarán más adelante.
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No deducir la parte profesional del coche, del teléfono y de la oficina en casa.
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Esperar a fin de año para comprobar quién no ha pagado.
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Omitir tu número de IVA o una mención legal en una factura, lo que priva al cliente de su deducción.
Cuándo se vuelve necesario un asesor contable
Llevar tú mismo la contabilidad no significa hacerlo todo solo. Significa encargarte del registro diario y recurrir a tu asesor contable allí donde su consejo vale realmente lo que cuesta.
Una cita con un profesional de las cifras se impone en cuanto planteas una sociedad, contratas personal, vendes al extranjero, pides un crédito de inversión o tu carga fiscal ya no se corresponde con tus cifras.
Muchos autónomos eligen la vía intermedia: registran ellos mismos en su software y confían únicamente las declaraciones y el asesoramiento a su asesor contable. Los honorarios bajan, porque ya no pagas a alguien por registrar tus propios tickets.
Llevar tu contabilidad con Novadesko
Novadesko está pensado para quienes no son contables. Nunca ves un débito ni un crédito: creas una factura, fotografías un ticket y el software lo coloca en su sitio.
Puedes probarlo todo gratis antes de decidir, con tus facturas reales y tus cifras reales.
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Facturas conformes, con las menciones legales obligatorias y el tipo de IVA correcto por línea, listas en dos minutos.
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Tus facturas de compra y tus tickets se leen automáticamente y se clasifican por partida de gasto.
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Los libros de ventas, de compras y financiero se construyen de forma continua, sin que tengas que crearlos.
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Tu saldo de IVA permanece visible en el panel, para que el vencimiento deje de ser una sorpresa.
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Peppol está integrado para la facturación electrónica obligatoria entre empresas belgas.
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La exportación para tu asesor contable se hace con un clic, en el formato que espera.
Preguntas frecuentes
¿Tengo derecho a llevar yo mismo mi contabilidad?
Sí. Un autónomo persona física puede llevar él mismo su contabilidad simplificada. Solo la presentación de ciertas declaraciones se confía a menudo a un asesor contable colegiado, y ni siquiera eso es obligatorio para una persona física.
¿Cuánto tiempo lleva por semana?
Con un software y una cuenta profesional distinta, calcula de veinte a treinta minutos por semana, más un rato más largo cada trimestre para el IVA. Sin sistema, se dispara enseguida a un fin de semana perdido por trimestre.
¿Hace falta un software o basta con Excel?
Excel suele bastar el primer año, pero no numera tus facturas, no conserva tus justificantes y no controla tu IVA. Un software contable lo hace, por un coste inferior al tiempo que le dedicas.
¿Puedo probar Novadesko gratis antes de comprometerme?
Sí. Puedes probar el software con tus propias facturas y tus propios gastos, sin compromiso, antes de elegir.
¿Qué hacer si descubro un error en el trimestre anterior?
Un error de factura se corrige con una nota de crédito seguida de una nueva factura. Un error en una declaración de IVA ya presentada se rectifica en la declaración siguiente. Cuanto más rápida sea la corrección, más fácil es justificarla.
¿Debo conservar mis tickets en papel?
Una copia digital basta mientras siga siendo legible y completa durante los siete años de conservación. Los tickets térmicos se borran en pocos meses, así que fotografiarlos el mismo día sigue siendo el mejor hábito.
Para leer a continuación
Esta guía se ofrece con carácter informativo. Los umbrales y los importes se indexan cada año: compruébalos con el SPF Finances o con tu asesor contable antes de tomar cualquier decisión.
