Contabilità gratuita: cosa lo è davvero, e cosa no

Cosa significa gratuito in contabilità

Sul mercato belga quattro cose molto diverse portano la stessa etichetta. La prima è la prova gratuita: lo strumento completo, per un periodo limitato. La seconda è la versione gratuita limitata, spesso ristretta a poche fatture al mese o a un solo cliente. La terza è il modulo gratuito di un'offerta più ampia, gratuito perché il resto è a pagamento. La quarta è lo strumento davvero gratuito, in genere un foglio di calcolo o un modulo amministrativo.

La confusione costa tempo. Si registrano due mesi di spese in una versione gratuita, poi si scopre che l'esportazione dei dati o la dichiarazione IVA si trova dietro l'abbonamento. Il lavoro è fatto, ma bisogna ricominciare altrove o pagare senza aver confrontato.

Novadesko ha scelto la prima via, senza versione gratuita limitata. Quattordici giorni di accesso completo, senza carta di credito, poi un abbonamento se lo strumento ti convince. Il resto di questa pagina descrive esattamente cosa significa.

• Prova gratuita: tutte le funzioni, per una durata limitata.
• Versione gratuita limitata: pochi documenti al mese, funzioni ridotte.
• Modulo gratuito: un tassello offerto, il resto a pagamento.
• Strumento davvero gratuito: foglio di calcolo, modello di fattura, modulo ufficiale.

La prova gratuita di 14 giorni con Novadesko

La prova dura quattordici giorni e dà accesso allo strumento, non a una dimostrazione statica. Crei i tuoi veri clienti, invii le tue vere fatture, fotografi i tuoi veri scontrini. È l'unico modo per sapere se un software regge sulla tua attività.

Non viene chiesta alcuna carta di credito all'iscrizione. Alla fine dei quattordici giorni non viene addebitato nulla automaticamente: decidi tu se sottoscrivere o smettere. Se non fai niente, non paghi niente.

I documenti creati durante la prova non vanno persi se sottoscrivi in seguito: continui sulla stessa pratica, con la stessa numerazione delle fatture. Se smetti, puoi esportare i tuoi dati e i tuoi documenti prima di andartene.

• Quattordici giorni di accesso, senza carta di credito all'iscrizione.
• Nessun addebito automatico alla fine del periodo.
• Le tue vere fatture e i tuoi veri giustificativi, non un set dimostrativo.
• Ripresa della stessa pratica se sottoscrivi, esportazione possibile se smetti.
• Supporto raggiungibile durante la prova come dopo.

Provare senza conoscenze contabili

La maggior parte degli autonomi che arrivano qui non ha mai seguito un corso di contabilità. Non è necessario. Non devi conoscere a memoria un piano dei conti né mettere un addebito di fronte a un accredito: emetti una fattura, fotografi uno scontrino, e il software sistema il lavoro di fondo al posto tuo.

Fatturazione e contabilità vivono nella stessa pratica, ed è qui che si gioca l'essenziale. Una fattura inviata entra direttamente nel tuo fatturato, una fattura d'acquisto letta dall'app si colloca nelle tue spese, e il saldo IVA segue. Non reinserisci nulla due volte e non aspetti la fine del trimestre per sapere a che punto sei.

Un dubbio su una registrazione? Lasciala in sospeso. Il tuo commercialista vede la pratica dal portale e corregge ciò che va corretto. È anche il modo onesto di usare una prova: fai tu ciò che sai fare, e lascia i casi ingarbugliati a chi lo fa di mestiere.

• Fatture in francese o in olandese, con le diciture legali già a posto.
• Scontrini fotografati dall'app, da cui vengono estratti i dati.
• Aliquote IVA proposte in base alla tua attività, con un saldo che segue in diretta.
• Invio e ricezione di fatture elettroniche Peppol, senza impostazioni tecniche.
• Il tuo commercialista che controlla e rettifica, senza che tu debba inviargli nulla.

Cosa resta gratuito per sempre

Alcune cose non sono gratuite solo durante la prova: lo restano finché sei cliente. È qui che spesso si nascondono i costi degli altri editori, ed è quindi qui che bisogna guardare prima di confrontare due prezzi mensili.

L'accesso del tuo commercialista ne fa parte. Il tuo commercialista apre la tua pratica dal suo portale, consulta i documenti e recupera le registrazioni, senza pagare una licenza da parte sua. Molti strumenti fatturano questo accesso, a volte per pratica.

Anche gli aggiornamenti. Quando le regole belghe cambiano, sia per l'IVA sia per la fatturazione elettronica, l'adeguamento arriva nel tuo abbonamento, senza versioni da riacquistare né supplementi di migrazione.

Cosa è a pagamento, e perché

Dopo la prova, l'uso del software diventa a pagamento. I piani partono da 19 € IVA esclusa al mese, senza vincolo di durata, e si scelgono in base a ciò che gestisci davvero: sola fatturazione, contabilità e IVA, oppure gestione completa con magazzino, cassa e team.

Il principio è semplice: la tariffa segue l'uso, non il numero di funzioni elencate in una pagina di vendita. Un autonomo che fattura a qualche cliente al mese non paga quanto paga un negozio con una cassa e tre utenti.

Alcune esigenze specifiche passano da moduli aggiuntivi, come il punto vendita, l'assistente IA o le firme elettroniche. Si attivano quando ti servono, e non prima. Anche l'hardware regolamentare del settore horeca, la scatola nera del regime SCE, resta un costo distinto, trattandosi di un'attrezzatura fisica.

L'abbonamento è mensile e senza vincolo: puoi smettere, e i tuoi dati restano esportabili. È il giusto contrappeso di un software a pagamento, e la vera differenza con uno strumento gratuito che tiene in ostaggio i tuoi documenti.

Le alternative davvero gratuite

Tanto vale dirlo con franchezza: esistono modi di tenere una contabilità senza pagare un software, e vanno bene per certi profili. Un foglio di calcolo, una cartella di giustificativi ben ordinata e una dichiarazione presentata su Intervat bastano quando l'attività è piccola e regolare.

I limiti arrivano presto. Il foglio di calcolo non garantisce né la numerazione continua delle fatture, né la conservazione dei documenti, né la ricezione delle fatture elettroniche tramite la rete Peppol, diventata la norma tra imprese belghe. Il minimo errore di trascrizione si paga in tempo, a volte in IVA persa.

I servizi pubblici offrono dal canto loro veri strumenti gratuiti: Intervat per l'IVA, Biztax per le società, lo sportello per le imprese per le formalità. Gestiscono la dichiarazione, non la tenuta quotidiana. È proprio questa parte quotidiana che un software automatizza.

Giudicare un'offerta gratuita in dieci minuti

Un'offerta gratuita si giudica da ciò che non dice. Quattro domande bastano in genere a capire se il gratuito annunciato reggerà fino alla tua prossima dichiarazione IVA.

Chiedi prima di tutto cosa succede alla fine del periodo: addebito automatico o decisione tua. Chiedi poi se i tuoi dati si possono esportare, e in che formato. Verifica infine chi paga l'accesso del tuo commercialista e se la conformità belga, IVA e Peppol, fa parte dell'offerta di base.

Se le quattro risposte ti vanno bene, la prova non comporta alcun rischio. Altrimenti, meglio saperlo prima di passarci una serata di inserimenti.

• Carta di credito richiesta all'iscrizione, sì o no.
• Addebito automatico alla fine della prova, sì o no.
• Esportazione di fatture, acquisti e documenti quando te ne vai.
• Accesso del commercialista incluso o fatturato a parte.
• Conformità belga su IVA e ricezione Peppol comprese nel prezzo.
• Supporto online nella tua lingua, per telefono in francese.

Domande frequenti