Gratis boekhoudsoftware en facturatiesoftware: wat is echt gratis

Wat gratis betekent in de boekhouding

Op de Belgische markt dragen vier heel verschillende dingen hetzelfde etiket. Het eerste is de gratis proefperiode: het volledige pakket, gedurende een beperkte tijd. Het tweede is de beperkte gratis versie, vaak begrensd tot enkele facturen per maand of tot één klant. Het derde is de gratis module binnen een ruimer aanbod, gratis omdat de rest wordt aangerekend. Het vierde is het werkelijk gratis hulpmiddel, meestal een rekenblad of een officieel formulier.

Die verwarring kost tijd. U boekt twee maanden kosten in een gratis versie en ontdekt daarna dat de export van uw gegevens of de btw-aangifte achter het abonnement zit. Het werk is gedaan, maar u begint opnieuw elders of u betaalt zonder te hebben vergeleken.

Novadesko koos voor de eerste weg, zonder beperkte gratis versie. Veertien dagen volledige toegang, zonder kredietkaart, daarna een abonnement als de software bij u past. De rest van deze pagina legt precies uit wat dat inhoudt.

• Gratis proefperiode: alle functies, beperkte duur.
• Beperkte gratis versie: enkele documenten per maand, functies afgeknepen.
• Gratis module: één onderdeel cadeau, de rest betalend.
• Werkelijk gratis hulpmiddel: rekenblad, factuursjabloon, officieel formulier.

De gratis proefperiode van 14 dagen

De proefperiode duurt veertien dagen en geeft toegang tot de echte software, niet tot een vastgezette demo. U maakt uw eigen klanten aan, u verstuurt uw eigen facturen, u fotografeert uw eigen bonnetjes. Alleen zo weet u of een programma standhoudt in uw activiteit.

Bij de registratie wordt geen kredietkaart gevraagd. Na veertien dagen wordt niets automatisch afgeschreven: u beslist zelf om een abonnement te nemen of te stoppen. Doet u niets, dan betaalt u niets.

De documenten die u tijdens de proefperiode aanmaakt, gaan niet verloren als u daarna een abonnement neemt: u werkt verder in hetzelfde dossier, met dezelfde factuurnummering. Stopt u, dan exporteert u uw gegevens en uw stukken voordat de toegang sluit.

• Veertien dagen toegang, zonder kredietkaart bij de registratie.
• Geen automatische afschrijving op het einde van de periode.
• Uw echte facturen en echte bewijsstukken, geen demonstratiedossier.
• Hetzelfde dossier als u overstapt, export mogelijk als u stopt.
• Support bereikbaar tijdens de proefperiode en erna.

Testen zonder boekhoudkennis

De meeste zelfstandigen die hier terechtkomen, hebben nooit een les boekhouden gevolgd. Dat hoeft ook niet. U hoeft geen rekeningstelsel uit het hoofd te kennen en geen debet tegenover credit te zetten: u maakt een factuur op, u fotografeert een bonnetje, en de software zet het achterliggende werk zelf op de juiste plaats.

Facturatie en boekhouding zitten in hetzelfde dossier, en dat scheelt het meeste. Een verstuurde factuur staat meteen in uw omzet, een ingelezen aankoopfactuur belandt in uw kosten, en het btw-saldo schuift mee op. U typt niets twee keer over en u wacht niet tot het einde van het kwartaal om te weten waar u staat.

Twijfelt u over een boeking, dan laat u ze open staan. Uw boekhouder ziet het dossier via het kantorenportaal en corrigeert wat moet. Dat is trouwens de eerlijke manier om een proefperiode te gebruiken: probeer het zelf, en laat de moeilijke gevallen aan iemand die er elke dag mee bezig is.

• Facturen maken in het Nederlands of het Frans, met de wettelijke vermeldingen al ingevuld.
• Bonnetjes fotograferen met de app, de gegevens worden er zelf uitgelezen.
• Btw-percentages voorgesteld op basis van uw activiteit, met een saldo dat live meeloopt.
• Elektronische facturen versturen en ontvangen via Peppol, zonder technische instellingen.
• Uw boekhouder die meekijkt en bijstuurt, zonder dat u iets moet doorsturen.

Wat blijvend gratis is

Sommige zaken zijn niet enkel tijdens de proefperiode gratis: ze blijven het zolang u klant bent. Daar verstoppen andere aanbieders vaak hun extra kosten, en dus kijkt u daar het best naar voordat u twee maandprijzen vergelijkt.

De toegang van uw boekhouder hoort daarbij. Uw kantoor opent uw dossier via het portaal, bekijkt de stukken en haalt de boekingen op, zonder eigen licentie te betalen. Veel pakketten rekenen die toegang wel aan, soms per dossier.

Ook de updates. Wanneer de Belgische regels wijzigen, zowel voor btw als voor elektronisch factureren, zit de aanpassing in uw abonnement, zonder nieuwe versie te kopen en zonder migratiekost.

Wat u betaalt, en waarom

Na de proefperiode wordt het gebruik betalend. De formules starten vanaf 19 € exclusief btw per maand, zonder looptijdverbintenis, en u kiest ze op basis van wat u echt beheert: enkel facturatie, boekhouding en btw, of volledig beheer met voorraad, kassa en meerdere gebruikers.

Het principe is eenvoudig: het tarief volgt het gebruik, niet het aantal functies op een verkooppagina. Een zelfstandige die enkele klanten per maand factureert, betaalt niet hetzelfde als een winkel met een kassa en drie gebruikers.

Specifieke behoeften lopen via bijkomende modules, zoals het verkooppunt, de AI-assistent of de elektronische handtekeningen. U activeert ze wanneer u ze nodig hebt, niet eerder. Ook de wettelijke apparatuur voor de horeca, de blackbox van het GKS-systeem, blijft een aparte kost, want dat is fysiek materiaal.

Het abonnement is maandelijks en zonder verbintenis: u kunt stoppen en uw gegevens blijven exporteerbaar. Dat is het eerlijke tegengewicht van betalende software, en meteen het echte verschil met een gratis pakket dat uw documenten gegijzeld houdt.

De echt gratis alternatieven

Laten we eerlijk zijn: er bestaan manieren om een boekhouding bij te houden zonder software te betalen, en voor sommige profielen volstaan die. Een rekenblad, een goed geordende map met bewijsstukken en een aangifte via Intervat volstaan wanneer de activiteit klein en regelmatig is.

De grenzen zijn snel bereikt. Een rekenblad garandeert geen doorlopende factuurnummering, geen bewaring van de stukken en geen ontvangst van elektronische facturen via het Peppol-netwerk, ondertussen de norm tussen Belgische ondernemingen. Elke overtypfout kost tijd, soms verloren btw.

De overheid biedt van haar kant wel degelijk gratis instrumenten: Intervat voor de btw, Biztax voor vennootschappen, het ondernemingsloket voor de formaliteiten. Zij behandelen de aangifte, niet het dagelijkse werk. En het is net dat dagelijkse werk dat software automatiseert.

Een gratis aanbod beoordelen in tien minuten

Een gratis aanbod beoordeelt u op wat er niet staat. Vier vragen volstaan meestal om te weten of het aangekondigde gratis standhoudt tot uw volgende btw-aangifte.

Vraag eerst wat er gebeurt op het einde van de periode: automatische afschrijving of uw eigen beslissing. Vraag vervolgens of uw gegevens naar buiten kunnen, en in welk formaat. Controleer ten slotte wie de toegang van uw boekhouder betaalt en of de Belgische conformiteit, btw en Peppol, in het basisaanbod zit.

Passen de vier antwoorden bij u, dan houdt de proefperiode geen enkel risico in. Anders weet u dat liever voordat u er een avond invoerwerk in steekt.

• Wordt bij de registratie een kredietkaart gevraagd, ja of nee.
• Automatische afschrijving na de proefperiode, ja of nee.
• Export van uw facturen, aankopen en stukken bij vertrek.
• Toegang van de boekhouder inbegrepen of apart aangerekend.
• Belgische btw-conformiteit en Peppol-ontvangst in de prijs.
• Support in uw taal, in het Nederlands of het Frans.

Veelgestelde vragen